[03公司文件收发管理规定.docVIP

第 PAGE 2 页 共 NUMPAGES 3 页 公司文件收发管理规定 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 3 页 1.0 目的 规范文件的收发处理工作 适用范围 适用于公司各部门的文件收发管理工作 3.0 职责 办公室负责公司文件收发的管理工作，重要的文件处理由总经理负责审批 4.0 公文办理要求 4.1 行文要符合上级指示精神、反映实际、表达准确简练、格式符合规定，各部门向公司请示问题，应一文一事 4.2 发文应由部门领导签发，公司各职能部门在各自职权范围内可以以部门名义向下行文，部门间必要时可以联合行文。 4.3 公文办理要迅速，事情办完报告结果，各部门请示报告紧急问题，应尽可能短期内答复，特殊情况由办公室予以说明。 5.0 收文处理：包括收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等一系列工作。 收拆：封套上写明给本公司收启的文件由办公室拆封；写明为具体部门或具体人收启的信，由收信部门/人拆封。拆封时应取净封内的文件及附件，保持文件的完好，急件拆封后要立即登记分送，密件一般交由部门主管拆封。 登记 凡重要、必威体育官网网址、有指导意义、要求承办、办复、有保存和查考价值、使用期限长的公文，都要登记；各种无机密性的出版物、一般性的简报、资料、告之性广告等无须进行登记。 办公室职员将文件登记在《收文登记表》内，内容包括：总流水号、收文日期、发文机关、发文标题、发文日期、份数、备注等，及时登记，不错登、漏登。 登记时要将收到的文件编列总流水号，每年编一次；需要办复的文件，还要填写《公文处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理；字迹要清晰整洁； 拟办和批办 办公室主管对收文如何处理提出拟办意见，供总经理裁决，如果来文内容专业性很强，也可以交由相关部门主管拟办；拟办意见要准确恰当，明确具体，切实可行，简明扼要。 总经理针对拟办意见做出批办意见，对拟办意见中内容不全面、不妥当的地方，应加以补充和修改；要求几个部门合办的，应指明主办部门；需要传阅的，写出传达范围；如果拟办意见由两种以上方案，批办时应有所裁决。 承办和传阅 承办是以实际行动落实收文内容，如整理文字资料、召开会议、电话联系等。承办时应认真阅读来文和批办意见；属本部门独立承办的，要及时认真办理，不能推委、拖拉；由本部门主办的，应主动与有关部门协商，整理、综合协商意见，报送领导审批。 传阅工作由办公室办理，对部门主管应优先安排阅读；传阅范围要适当，不能随意扩大或缩小；各阅读人收退文件均应直接与办公室联系，公文不横传，切不可在阅读人之间传递和交接；阅读人在阅读后应签署姓名、日期。 催办：办公室对承办情况进行监督检查，对紧急或重要公文要及时催办，对一般公文要定期催办，切防延误或漏办，要向上级及时反馈办理情况，一时不能办理的要主动向有关方面说明原因，催办可以当面催询、电话催办、派人催办、发信催办等。 5.6 归档：文件办理完毕后，由办公室职员按《档案管理标准作业规程》办理归档工作。 6.0 发文处理：包括交拟、撰写、审核、签发、装订、盖章、发放等一系列工作。 交拟：主管将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员；拟稿人员接受任务后，领会意图、提炼观点、选择材料、安排结构；如果对原交拟意图不清或需要有重大修正时，须征得交拟人同意，不可擅自做主。 撰写和审核（正规文件须打印） 拟稿人撰写时应注意不得与国家法律、法规相违背；把握各种文书的写作特点、规律和方法；坚持观点与材料相统一。 交拟人审查文稿内容，看其主旨是否符合交拟意愿；所提的措施或方法是否可行；所规定的步骤和期限是否恰当；主送和抄送单位规定是否恰当；文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。 办公室主任审核文稿体式和格式是否完备、规范；所用文种和名义是否恰当；文件的密级和紧急程度是否恰当；文字表达是否通顺、清晰、严密。符合标准的，报总经理审批，不符合的退回拟稿部门。 签发和装订 总经理对签发的文件负有完全责任，同意签发的，注明“同意发文“字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还办公室重新撰写。 总经理签发的文件，由办公室进行装订。 盖章和发放 办公室依据总经理签准的意见加印：总经理未签准的公文一律不能盖章；盖章的份数严格按照文件要求印发的份数盖章；须将盖章文件至少保留一份存档（对特殊约定的按约定处理）；对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。 发放工作要迅速、准确、安全，办公室依据发送范围发放文件，并落实收到情况；重要文件接收方须签收；次年1月底将当年所发文件底稿归档保管。