[02工程档案资料管理制度.docVIP

2.工程档案（资料）管理制度 第一章 总 则 第一条 为了搞好新疆嘉润资源控股有限公司2×350MW工程 (以下简称本工程)的技术档案（资料）管理，充分发挥项目文件在工程建设中的作用，满足工程各个阶段，各个层次在管理、评价和决策的需要，实现项目文件管理的系统化、规范化和程序化，特制定本制度。 第二条 本制度主要依据《中华人民共和国档案法》、《国有企业文件材料归档办法》（2004）；《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002；《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000；《建设项目（工程）档案验收办法》国档发（1992）8编制。 第三条 本制度适用于新疆嘉润资源控股有限公司2×350MW工程建设阶段档案（资料）管理的全过程。 第二章 档案管理职责与分工 第四条 业主管理职责： 1．档案室职责： （1）作为业主唯一有权接收和发放全部项目文件的窗口，对所有工程文件及科技资料的进出与流转负全责； （2）负责组织、协调、验收和指导设计单位、制造单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件； （3）根据《火电企业档案分类表(6-9大类)》对全部项目档案进行统一分类和编号； （4）对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明； （5）负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。 2．计划部负责收集、整理相关的文件、合同，收集归档范围见附件第1、2、3、10条。 3．工程部和电厂基建办负责收集归档范围见附件第2(7)—(12)，第3(3)、4、5、6、7、8、9、11条。 以上各项要求做到办理完毕及时归档。 第五条 设计单位、制造单位、施工单位、监理单位应根据本制度要求，完成合同规定的项目文件整理、归档和竣工文件的编制。 第六条 在与设计单位、制造单位、施工单位及监理单位等签订与项目建设有关的合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面应按业主要求提供相应项目文件的种类、数量、质量以及应承担的相关法律责任。 第七条 各单位项目文件的收集、整理、归档和项目文件的移交应与项目的立项准备、建设施工和竣工验收同步进行，以保证项目档案的完整、准确、系统。 第三章 项目文件的流转程序 第八条 设计院所制作图纸的流转： 1．由档案室专人取回并登记造册。 2．除固定存档的两套图纸外，由工程部和电厂基建办负责人审核确定应分发的单位、个人及数量。 3．其余人员如需查、借阅，应严格履行登记手续。 4．未中标单位返还的图纸一律由档案室签收。如果在使用过程中确需增加套数的，档案室应及时与相关专工联系，提出加印计划交计划部核办。 第九条 各类工程联系单的流转：首先经档案管理人员登记，然后呈相关领导审批。完成所有审核盖章手续后，档案人员根据具体情况确定存档份数，进一步传递文件（返监理或施工单位）。 第十条 工程文件的流转：凡是与工程有关的文件(包括与上级单位、平级单位之间的往来文件，工程会议纪要等)由相关人员及时归档，需用时再办理查借阅手续。 第十一条 招投标文件：由工程部、电厂基建办、计划部分别负责收集责任范围内所有的招投标文件，在一个项目完成后及时归档。档案人员将中标单位文件存档上架，未中标单位文件贴标封存。 第十二条 会议资料：凡是与工程有关的会议，参加者将会议资料带回，应先归档，需用时再办理借阅。 第四章 科技档案的利用 第十三条 本厂员工均可利用档案室保管的图纸、资料、图书等。 第十四条 借阅者必须办理借阅手续。借阅期限为七天，若到期还需利用，应办理续借手续。档案人员根据工作需要，有权要求借用者随时归还所借档案。 第十五条 借阅人应注意保持图纸、图书、资料的整洁与完好，严禁在资料上作记号，不得缺失、损坏，不得以复印件归还。 第十六条　与本工程有关的外单位借阅本公司资料，须经资料室主管部门领导批准，并由公司内相关人员办理借阅手续。 第十七条　与本工程无关的单位若到档案室收资，原则上一律不接待；特殊情况需公司领导特批。 第十八条　孤本档案不得外借，只能在档案室查阅。确需复印的，须经有关领导特批。 第五章 项目文件的移交与管理 第十九条 相关人员移交文件资料等，五件以上需打印清单，交接时应与档案人员当面点清并在移交清册上签字。 第二十条　工程建设中签订各种协议合同时，必须明确有关方面提供项目文件的数量、质量；工程竣工结算时，必须经档案室负责人签字方能办理结算手续。 第二十一条 竣工文件数量为2套，移交时质量与格式必须符合《科技档案案卷构成的一般要求》GB／T11822—2000和《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002 的要求。 第二十二条 设计图纸和设备开箱资料（包括电子文件）统一存