集团采购部管理制度.docVIP

三百利名优土特产礼品城有限公司 编号 集团采购部管理制度 部门 采购部 版本 1．0 日期 2015-01 -01 制作 复核 核准 采购计划与预算 制定目的：为制定集团采购计划，配合集团预算制度的推行，特制定本规章。 适用范围：本集团月度采购计划与资金预算，悉依本规章处理。 采购计划 月度常规物品采购计划，集团集中采购计划。 预估常规用品阶段用量、交期、防止断货。 避免库存过多、资金积压、存储空间浪费。 配合营运、销售计划之达成。 配合集团资金运用、周转。 汇总各种物料、物品之需求计划。 2、采购预算 采购部负责汇总次月部门总部、区域的办公用品、差旅、交通、运输等费用预算编制。 采购预算应以月度付款为编制依据。 预算应考虑除申请部门外的安全库存储备，符合月度消耗周转率为目标。 预算应考虑集中采购、区域采购的优劣和市场单价趋势。 预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况，并依据集团财务预算作业制度。 采购方式 制定目的：规范采购方式，优化采购流程，使之有章可循。 适用范围：凡本集团的物品采购方式，除另有规定外，悉依本规章办理。 1、采购部根据下列因素确定最有利的采购方式： 物品使用状况 物品需求数量 物品需求频率 市场供需状况 采购经验及价格 集团财务制度 2、采购方式 集中、合约计划采购 常规通用性物品，以集中采购较为有利，选定供应商后，议定价格及相应条件，办理合约或协议采购，以确保物品供应来源，简化区域采购工作，降低集团采购成本。 招标、采购 经常使用或大宗物品，采购部事先拟定采购的条件及要求，有意向性的邀请厂商参与投标。由集团采购部组成招标小组，按照规定的程序和标准一次性的从中择优选择交易对象，并提出最有利条件的投标方签订协议等过程。整个过程力求公开、公正和择优。 一般采购 除以上两种采购方式，区域采购员依据集团相应申请程序办理询价、议价，参照月度预算进行区域采购。 3、请购、采购 具体流程参照《采购流程图》进行操作。 订购流程 制定目的：为落实物品采购管理，确保采购工作顺畅，特制定本规则。 适用范围：本集团物品的订购、采购管理业务。 具体流程参照附件《采购工作程序》 采购品质管理 制定目的：规范采购过程的品质管理规定，使之有章可循。 适用范围：本集团物品采购、验收等过程的品质管理，悉依本规章执行。 品质管理规定 文件资料要求 请购部门予以明确填写请购物品的有效名称、单价、数量、规格、技术要求。 合格供应商的选择 合格供应商一般要求符合下列条件： 经本集团供应商调查、考核，列入合格供应商名列。 提供的商品经本集团使用，确认合格。 类似物品以往采购记录良好。 D．行业内有一定知名度。 进货验收的规定 跟进并确定供应商是交货日期，确认物料规格、数量，进行抽样检验，确认交货品质是否符合品质、使用要求，开具验收单。发生短缺，予以更正数量，并及时联系供应商索要或索赔。对检验不合格的物品退回供应商处理。 采购价格管理 制定目的：确保高品质低价格，从而达成降低成本的宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。 适用范围：各种物品采购时，价格的审核、确认，参照本规章处理。 价格审核规定 报价依据 由请购部门提供物品的规格参数，作为采购部成本分析的基础，也可作为供应商报价的依据。非常规物品，可由采购部提供样品，确认可用后，予以报价。 价格审核 非常用物品区域采购员应挑选三家以上供应商作询价、比价、议价依据。OA申请物品审核价格后按流程填报参考价格，呈集团分管领导审核批准。 价格调查 区域采购员应定期分析物品使用情况、价格，作为降低成本依据。 同品质、同价格条件下，采购优先于原合格供应商合作。 采购数量或频率明显增加时，应提示集团采购部并尽可能要求供应商适当降价。 采购交期管理 制定目的：为确保采购物品的交货期限，使交期管理更为顺畅，特制定本规章。 适用范围：本集团采购物品的交期管理，悉参照本规则执行。 交期管理规定 确保交期的重要性 交期管理是采购员的重点工作之一，其目的是必要的时间，为会所提供运营所必需的物料，以保障会所达成合理运营的目标。 交期延迟与提前太多的影响 延迟交期将导致部门断货，影响效率；因断货而采用替代品可能导致成本增加或品质降低；影响部门之间工作互相配合； 应提前同会所沟通，以免提前太多导致库存成本增加、囤积、空间不足； 交期延迟的原因 供应商自身能力与管理原因，采购员未及时跟进，其他部门提供前置时间不足，资料不全，订货数量少，订货次数频繁等。 采购付款方式 制定目的：说明采购付款方式，使之有据可依。 适用范围：本集团物品采购付款方式，均参照本规章办理。 1、付款方式 一般的方式有：一次付款、定期付款、分批付款。 一次付款：经过市场调研后，确定合适供应商后一次性付全款采购物品，