计算机等级考试二级Access讲义..docVIP

计算机等级考试二级Access讲义 第1章 数据库基础知识 1.1 数据库基础知识 1.1.1 计算机数据管理的发展 第2章 数据库和表 2.1 数据库的创建 创建数据库方法有两种，一是先建立一个空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象，这是创建数据库最灵活的方法；二是使用“数据库向导”，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需的表、窗体和报表，这是操作最简单的方法。 2.1.1 创建空数据库 例2-1 建立“教学管理”空数据库，并将建好的数据库保存在C盘Access文件夹中。 注意：数据库创建好后，数据库容器中还不存在任何其他数据库对象，此时可以根据需要在该数据库容器中创建数据库对象。另外，在创建数据库之前，最好先建立用于保存该数据库文件的文件夹，以便今后的管理。 2.1.2 使用向导创建数据库 例2-2 在C盘“教学管理”文件夹下创建“教学管理”数据库。 利用“数据库向导”创建数据库对象，在所建的数据库对象容器中包含了表、查询、窗体、报表、宏和模块等Access对象。但是，由于“数据库向导”创建的表可能与需要的表不完全相同，表中包含的字段可能与需要的字段不完全一样。因此通常使用“数据库向导”创建数据库后，还需要对其进行补充和修改。 2.1.3 打开数据库 1．通过“开始工作”任务窗格打开 2．使用“打开”命令打开 例2-3 打开C盘“教学管理”文件夹中“教学管理”数据库。 2.1.4 关闭数据库 关闭数据库的方法有3种。 (1) 单击“数据库”窗口右上角“关闭”按钮 (2) 双击“数据库”窗口左上角“控制”菜单图标 (3) 单击“数据库”窗口左上角“控制”菜单图标，从弹出快捷菜单中选择“关闭”命令 2.2 建立表 2.2.1 表的组成 表是Access数据库中最基本的对象，是具有结构的某个相同主题的数据集合。 表由两部分构成：表结构和表内容。 2．字段属性 每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。 字段名称的命名规则为： （1）长度为1～64个字符。 （2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。 （3）不能包含句号（.）、惊叹号（!）、方括号（[ ]）和单引号（’）。 二．数据类型 2.2.2 建立表结构 1．使用“数据表”视图 “数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各种操作。 2．使用设计视图 表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。 3．使用表向导 表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。 4．定义主键 定义主键的方法有两种，一是在建立表结构过程中定义主键；二是在建立表结构后，重新打开设计视图定义主键。 主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。 主键有三种，即自动编号、单字段和多字段。 自动编号主键的特点是，当向表中增加一个新记录时，主键字段值会自动加1，如果在保存新建表之前未设置主键，则Access会询问是否要创建主键，如果回答“是”，Access将创建自动编号类型的主键。 单字段主键是以某一个字段作为主键，来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定义。 多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。 2.2.3 设置字段属性 字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。 1．字段大小 字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接收。 字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。 如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超出新限制的字符。 如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小数取整。 如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。 2．格式 格式属性影响数据的显示格式。 可确定数字、货币、日期等字段格式。 3．输入掩码 用于指定数据的输入格式。 可定义文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段。 如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码的设置。 只为文本型和日期/时间型字段提供向导。 可使用字符定义输入掩码属性。 输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值的类型的特殊字符组成。 4．默认值 设置默认值可以减少数据输入量。 在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。 设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。 5．有效性规则 为防止数据的输入错误而设置