档案三率纳入内部审计范畴之我见1.docVIP

档案三率纳入内部审计范畴之我见 谭 毓 德 企业档案是企业建设与发展的真实历史记录，在加强企业管理、明晰产权关系、实施资产评估等一系列建立现代企业制度的工作中，企业档案是不可或缺的依据，其价值和作用无可替代。国家档案局和国务院国资委于2009年7月29日联合召开的中央企业档案工作会议，对今后的中央企业档案工作提出了“统一思想、理顺体制强化管理、充实力量”的十六字指导方针。笔者认为企业档案工作在新时期要做一些改变，做一些创新，在切实加强企业档案，确保国有资产保值增值，要借鉴近年来国有企业内部审计机构在企业内部建立严格的质量控制制度，参与企业内部控制制度建设的宝贵经验，将档案“三率”纳入内部审计范畴和内部控制工作程序，以进一步确保企业档案十六字指导方针的贯彻执行。 内部审计机构对企业审计工作内容 内部审计是独立监督和评价本单位及所属单位财政收支、财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为，以促进加强经济管理和实现经济目标。内部审计机构是企业的一种资源，在帮助企业经营管理者更有效地达到预期控制目标的过程中发挥作用，内部审计机构工作内容包含以下六个方面: （一）对本单位及所属单位的财政收支、财务收支及其有关的经济活动进行审计；??? （二）对本单位及所属单位预算内、预算外资金的管理和使用情况进行审计；??? （三）对本单位内设机构及所属单位领导人员的任期经济责任进行审计；??? （四）对本单位及所属单位固定资产投资项目进行审计；??? （五）对本单位及所属单位内部控制制度的健全性和有效性以及风险管理进行评审；??? （六）对本单位及所属单位经济管理和效益情况进行审计内部审计机构在审计过程中企业档案（馆）室文件材料，其中与科技档案密切联系的“固定资产投资项目审计”科目，主要检查固定资产投资项目单项工程的材料例如工程结算资料审计审计人员工程决算有关的工程量计算书、签证单手续图纸更改标记很少对该工程档案的归档率和完整率进行检查。对单项工程档案材料起了监督的，但是对企业档案工作的职能还是有限的。为提高企业档案整体管理水平，还必须在内部审计环节中把档案“三率”纳入内部审计范畴。 、档案“三率”纳入内部审计范畴的意义 （一）档案“三率”数据能够真实反映企业档案管理现状档案的“归档率”、“完整率”和“准确率”这三个可量化考核指标，能够从侧面真实反映企业档案管理现状。一是归档率是各种门类和载体的档案归档完整比例的统计数字，在归档档案门类方面包含应归档门类数和实际归档门类数的比例；在档案载体收集方面包含应归档载体数和实际归档载体数的比例；在档案收集方面，各部门档案收集的情况，通过应归档门数和实际归档部门的计算，就可以了解文件材料在各部门的收集情况。二是完整率能计算出已归挡项目中的文件材料份数占全部档案材料份数的百分比 。三是准确率反映了已归档项目中准确的文件材料份数，如鉴证手续完备、档物相符的文件材料占已归档项目档案材料总份数的百分比。 归档率和完整率的百分比，能够体现出企业档案管理网络是否建立健全，各部门配备专兼职档案人员是否到位。因为只有建立健全档案管理网络，网络各部门的专兼职档案人员认真负责，企业各种门类的档案才能收集完整齐全。例如在基建档案方面：从工程立项开始，建设单位和设计、施工、审计等参建单位，建立健全项目档案工作的组织保证体系，确定专人管理该项目文件资料明确工程项目档案的归档职责，竣工档案的归档率和完整率就能够达到98%以上。如果企业档案的归档率和完整率达到80%或者更低的水平，可以看出该企业档案网络基本没有建立，档案机构及人员是属于无序管理。准确率要求在文书方面，发文、收文、内部文件各种签字和盖章手续应该完备，不可更改。在照片档案方面，要求归档照片的文字背景、事由说明应该清晰完整、准确。在科技档案方面，要求各种签证手续完备准确，图纸更改及时，做到档物相符。在电子文件方面，确认电子文件是否是形成时的文件，或通过审批更改组成完整的系统的电子文件。企业只有建立合理的工作流程严格的管理制度，企业各种门类档案准确率才能达到98%以上。 （二）对企业档案工作有明显的推进作用 1．企业档案工作现状 企业档案管理达标升级活动的开展，使许多大中型企业的档案工作实行了集中统一管理，档案部门的人、财、物不同程度的得到改善，档案的接收、保管、利用、编研普遍得到了加强。但是，随着企业的重组和企业档案管理达标升级活动的停止，某些企业档案管理工作方面存在以下不足之处：一是由于企业效益滑坡，企业忙于抓生产、找市场，档案工作被忽视，档案工作难以提上部分行政领导议事日程。二是由于企业重视不够，档案管理岗位没有人员定编指标，档案人员配备上数量减少，档案人员兼职太多，繁重的其它工作影响了档案工作的正常开展，档案管理方面只能勉强守摊。三是档案基础业务工