秘书实务第十二章随从工作.pptxVIP

第十二章 随从工作上次回顾1.什么是谈判？什么是商务谈判？2.什么是模拟谈判？其意义是什么？3.秘书在受权谈判中如何把握自身的双重角色？本章目标1.了解随从工作的类型和特点2.明确随从工作的意义和要求3.掌握随从工作的内容和方法4.以及商务随从的内容和方法导入案例一天，总经理告诉秘书小于，他要到x市去开会，让她陪同一起去。她问总经理坐啥车，秘书长说坐火车，赶上开会就行，不用早了。小于看了看列车时间表，算了一下，坐明天9点车就正好，既不用起早又不用贪黑，欣赏一路风光，晚上又不耽误休息。她下午买了预售票，就告诉领导明天在家等着就行了。文件、路费都准备齐了，车也安排了。她就安心回家了。第二天，她按时去接了领导，在贵宾室检票，她见贵宾室候车人很少，很是得意。 检票时，傻眼了!买的票不是软卧，但时间有限，车还是上了。但要补软卧票时，列车员告诉他，这次车没软卧，有软卧的是7点快车。虽然领导一再说“没事”，但她身上就像背个大麻袋似的，压力太大了。 一路上，为了减轻秘书小于的压力，总经理总是找话说，就像哄小孩似的。但是，这样更使小于觉得不自在。 总算到站了，而且接站车也一直在等他们。这总算给小于一点欣慰。 由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭开过了，又现给他们热饭。虽然饭菜很好，但小于吃了两口就饱了。思考：秘书合理安排领导差旅的重要性？分析： 秘书安排好领导的差旅，是秘书工作的一个重要部分。安排过程中，一定要细心谨慎。 上述案例，秘书只是看错一次车，但却给领导增加了不少麻烦，若领导身体不好就更麻烦了。服务中出事，往往都在小事上，又多在高兴和轻易之中。所以，时时要小心，小事也不可马虎。第一节 随从工作概述1、随从与随从工作①随从，主要是指秘书人员跟随领导者外出活动。②随从工作，是指秘书跟随领导者外出活动期间，为保证领导者顺利开展工作所从事的一切流动服务活动。2、随从工作的类型和特点①随从工作的类型（1）调查研究型（2）检查考核型（3）处理问题型（4）看望慰问型（5）商务谈判型（6）参加会议型②随从工作的特点（1）流动性大（2）时限性强（3）环境复杂（4）情况多变（5）工作要求高3、随从工作的意义和要求①随从工作的意义（1）做好随从工作，有利于提高领导工作效率；（2）做好随从工作，有利于树立领导机关和领导者的形象；（3）做好随从工作，有利于锻炼秘书的才干 如果你是领导，会挑选怎样的人作为随从人员？②随从工作的要求（1）工作要主动（2）办事要细心（3）说话要谨慎（4）不要帮倒忙第二节 出差的准备1、思想准备 思想准备，是指在出差前，秘书要摸清领导者出差的意图和任务等情况，做到胸中有数。2、组织准备 组织准备，是指秘书对领导出差活动的事前组织协调工作。3、资料准备 资料准备的内容： 被视察单位、合作单位的有关资料； 与出差任务有关的上级规定和文件； 与出差任务有关的其他信息资料等。4、物资准备①办公用品准备（笔、纸、电话、通讯录等）②生活用品准备（衣物、药品、洗漱用具等）③旅游用品准备（照相机、地图、摄像机等）④出差资金准备讨论 出行前领导的行踪是否可以随便泄露呢？安排上司出差时差问题 时差的计算方法:两个时区标准时间(即时区数)相减就是时差，时区的数值大的时间早。比如中国是东八区(+8)，美国东部是西五区(-5)，两地的时差是13小时，北京比纽约要早13个小时;如果是美国实行夏令时的时期，相差12小时。上司出差时，秘书应准备些什么？应确定是国内出差还是国外出差根据出差内容制定计划按照计划进行工作安排国内商务旅行的准备一、需要了解的情况 原因、地点、时间、人员安排二、应该做的准备工作三、做好出差的善后工作1.准备旅行计划思考：旅程表和出差计划，哪个更详细？举例：旅行计划表 旅行日程表××总经理行程安排 上海——北京 2008年5月13日——5月15日 内容包括：时间、目的地（要具体到机场、火车站、码头和住宿）、交通工具、抵离时间（航班、车次）、旅馆食宿、活动安排。 2.选择交通方式 交通工具 （考虑目的地、费用、个人喜好等因素） 一是指出发、返回的交通工具； 二是指商务活动中使用的交通工具。 秘书需了解这方面的有关知识： 地理知识； 交通知识； 票务知识。 3.制定约会计划 内容（1）目的地（省、市名）（2）时间（日期、时间）（3）对象（xx公司、约会者姓名、联系方式等）（4）其他（备注、需要特别提醒的事，如需要带xx材料）。4.为商务洽谈搜集资料，准备有关材料（1）准备各类相关文件（如：讨论的问题有关的信件、备忘录等）。（2）贮备旅行地点风土人情及各种礼节方面的资料。5.准备旅行用品例如身份证、信用卡、名片、公司产品资料、客户资料、手机、笔记本、活动日程表、地图、照相机及一些私人物品，如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等，有的还可能要带笔