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金蝶软件科技（深圳）有限公司广州分公司培训中心 采购管理系统培训 —金蝶软件（中国）有限公司 中山分公司培训中心 采购业务处理 采购管理系统与其他系统的关系： 采购管理系统—基本业务流程图 绿色单据为仓管人员所作 日常采购业务流程: 采购部采购员填制采购申请单 分管理领导审批 采购部采购员依据请购单编制采购订单 授权人员审核采购订单并发出 日常采购业务流程: 采购货物到货，采购员制作收货通知单 收货通知单经主管审核后交库管员 库管员验收产品入库,填制入库单 仓库主管对入库单审核 日常采购业务流程: 财务部门收到发票 财务人员将收到的发票与入库单勾对 分配采购费用 制作采购入库会计凭证 采购业务总体流程 采购业务处理 采购业务类型 我们将采购业务流程归纳为下列几种： 货到单未到 单货同到 单先到货后到 退货业务 暂估入库 以下我们就按照这五种情况，用案例数据走完每个流程的全部操作 1.货到单未到 ?案例： 采购部采购人员王和于2000/5/2日向新华公司购买Y001杯盖200只，单价1元（不含税）。2000/5/3日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓经检验合格后入库。2000/5/7日新华公司开出增值税发票。 案例特点：该业务是货先到采购发票后到,仓库先收到货物入库, 收到发票后财务才入帐。（一般是同一会计期间发生的业务） 业务处理流程 采购申请单→采购订单→采购收料通知单→外购入库单→采购发票（自动传递到应付款系统） 绿色字体的单据为可省略不做 注意要点！ 外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成 采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，关联采购订单生成时可取到其中的单价信息 传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中生成凭证，只能在存货核算系统中做 采购发票审核时，如所发生采购业务有运费或采购费用发生，须将费用发票和外购入库单与采购发票进行勾稽审核 相关概念 单据关闭与反关闭 关闭表示该单据通过关联、下达等方式，已被下级单据执行完毕。 关闭分自动关闭和手工关闭两种，其中自动关闭是在单据关联过程中自动实现的，手工干预的只是手工关闭和反关闭。 执行关闭的单据必须是已审核的单据，而自动关闭的单据不能实行反关闭。手工关闭是人为操作的，可以执行反关闭操作。 2.单货同到和单先到货后到 ?案例：? 采购部采购人员王和于2000/5/4日向佳和公司购买Y003内胆200只，单价3元（不含税）。2000/5/8日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓检验合格后入库。同日佳和公司开出增值税发票。 案例特点：该业务是发票和货物同时到达或发票先到货后到，一般在同一期间内发生。单先到货未到时，企业是不付款的，此时可以将该发票暂放，等货到后一起处理。 业务处理流程: 采购申请单→采购订单→采购发票→采购收料通知单（从采购发票获取）→外购入库单 如用户没有采购申请单的程序,则可以省略 相关概念 单据拆分与合并 该功能用于解决前期暂估入库单部分到货后的钩稽、或者一张当期单据需要部分记入成本等问题 该功能只对外购入库单和销售出库单有效(K39.2发票亦可) 拆分和合并条件 进行拆分的出入库单必须是已审核、未核销的单据 进行合并的单据必须是以前被拆分、未核销且未记帐的子单 拆分影响 已拆分的出入库单不能反审核 母单可拆分无数次，而子单不能再执行拆分操作 3.退货业务 ?案例：? 仓库人员赵苍发现2000/5/8日向佳和公司购买入库的Y003内胆100个有质量问题，采购人员决定与2000/5/10日退货。2000/5/12日佳和公司开出红字增值税发票。 业务处理流程: 退料通知单→红字外购入库单→红字采购发票 退料通知单可以省略 相关概念 对等核销 该功能主要用于红、蓝字的外购入库单、销售出库单、采购发票及销售发票的核销。 对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据。 对等核销时一次只能选择两张单据进行；但反核销时只需选择一张单据反核销。 4.暂估入库 ?案例： 采购部采购人员王和于2000/5/28日向北新公司购买Y002杯身200只，单价2元（不含税）2000/5/31日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓经检验合格后入库。月底发票未到。 案例特点：该业务是货先到采购发票当月无法到达,单货的处理不在同一会计期间内,所以财务上一般当月对其估价入帐，下月初再生成红字冲回凭证。 暂估业务处理流程: 采购申请单 →采购订单→采购收料通知单→外购入库单→采购发票（下月做） 注意要点！ 对于暂估凭证有两种处理方法: 单到冲回 即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估凭证 月初冲回 即不管发票帐单是否到，结帐至下月后系统自动将上月暂估凭证作红字冲销 单到冲回操作步骤 当月将“外购入库