梦晟空调设备制造公司文件及记录管理程序.docVIP

文件及记录管理程序 版本 修订 变更内容 制订 审核 核准 日期 次数 页次 章节 A 第一次发行 目的 定义并明确受控文件的承认、发行、修改的程序，实现并保持用必威体育精装版版本的品质文件（包括外来品质文件）来构成品质管理体系。保证妥善管理品质纪录，为实现可追溯及纠正预防提供客观证据。 适用范围 该程序适用于对所有部门承认、发行、修订品质文件（如质量手册、程序文件、指导文件、外来文件等，以下简称“文件”），及品质要求的记录（以下简称“记录”）的管理。 定义 公司的品质文件体系如下： 3.1 质量手册：ISO/TS16949的规定要求对的质量管理体系作出规定的文件，它是公司最高层的纲领性文件。 3.2 程序文件： ,主要为规定某项活动或过程所进行的途径及其过程间的相互关系。如文件控制程序、管理评审程序等。 3.3 指导文件：　各部门的作业指导书、作业标准、使用手册、技术文件、检验标准与规范等，凡在过程中须使用的阐明要求的文件均属指导文件。 3.4 质量记录： 3.5 外来文件： ISO标准、客户提供的资料（图纸、包装、资料）等。 4.1品质工程师总体上负责维持各部门按相应程序进行文件的承认、发行和修改工作。 4.2各部门负责具体实施承认、修改各自的文件。相应的记录由各部门发行、保管。 5.1品质文件的必要条件 Page 分页数of总页数）、首页的改定。 5.2文件及记录的编号及作成 5.2.1部门名称代号 总经理 GM 人事 DR 销售 DB 质量 DQ 财务 DF 采购 PUR 仓库 SH 生产/技术 DM 2文件及记录的编号及审批权限 文件类别 文件编号 编号释意 制作 审核者 批准者 管理、发行部门 字母 含义 质量手册 MS-QM QM 品质手册 品质工程师 管理者代表　 总经理 文管 程序文件 MS-QP-XXX QP 程序文件 各部经理 管理者代表 总经理 文管 000 程序文件编号 指导 MS-WI-部门编号-XXX WI 业务手册/作业标准 各责任部门主管 各部经理 文管 000 程序文件编号 外来文件 —— —— —— 　 —— —— 文管 品质记录 X000Y 各责任部门主管 　 各部经理 各部门 000 表格/记录编号 Y 5.2.3如果文件及记录制作为该部门最高责任者或其它无审核者时，则审核者可略去，用划线表示。 5.3文件制作后的审议、承认、发行和更改 5.3.1 文件在制作后,必须首先到文管核对编号及文件格式。然后按照5.2的规定由“审核者”及“批准者”进行批准,批准后由文管登录在“品质文件一览表”, 并负责发行到相关部门/场所。 5.3.2因工作需要而对文件进行更改时,应作版本变更（制定时为0版,修订版为1、2、3 …）。修改时必须在首页［改定］部分简述修改内容，其他流程与文件制作相同。 5.4品质文件的管理 5.4.1文件原件的管理 文件的原件由文管统一管理 文件的电子版由文管在电脑中保存必威体育精装版版。旧版文件应立即删除。当有追赶溯性要求而保留旧版时，应采取措施以防止误用。 外来文件原件由接收部门管理。 5.4.2文件复印件的发行 文管负责文件复印件的发行。文件复件应按首页［发行］栏的提示，每页加盖相应的文件控制章（见“5.6”）”或”“非管理文书”后发行。 收到管理文书者须在“品质文件发放回收登记表”上签收。 5.4.3管理文书的使用 管理文书不得影印。若由教育等原因需要影印，应向发行部门提出申请，并加盖文件 控制章（见“5.6”）.4.4管理文书的回收 文管负责将发行的文件保持在必威体育精装版修订本状态，将替换的管理文书回收，并在首页盖上“废弃”印章。被废弃的文件原则上保存1年后销毁。回收时应在“品质文件发放回收登记表”的回收栏签字登记。 5.4.5非管理文书的管理 原则上由各部门负责使用、保存及销毁。 5.5品质记录的管理 5.5.1 编制、更改、汇总、发放、回收 编制： 因工作需要新增记录表格编号、承认方法见5.2项