《2014第章 电子表格软件.docVIP

第4章 EXCEL电子表格软件 Excel是Microsoft Office办公软件中的一员，是一个基于Windows环境下的电子表格处理软件。Excel具有直观的表格计算、丰富的统计图形显示和简捷灵活的数据管理功能，并能方便地实现与经济管理信息系统软件的数据资源共享，支持财务信息的处理及决策分析，在财务管理、统计、金融投资、经济分析和规划决策等多方面有着广泛的应用，已被世界财经管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具。目前在国内的各行各业中对Excel等系列软件已经得到了广泛的应用。具体的说，Excel的功能主要包括工作表管理、数据库的管理、数据分析和图表管理、对象的链接和嵌入、数据清单管理和数据汇总、数据透视表等等。 4.1 Excel应用程序的基本操作 4.1.1 Excel应用程序的启动与退出 在计算机中安装了Excel后，便可以通过以下几种方式启动： 可双击桌面上的Excel 快捷方式（默认安装时未建立）。 单击桌面开始菜单中的【开始】|【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Excel 】命令(如图4-1所示)。 直接打开已存在的电子表格，则在启动的同时也打开了该文件。 如果想退出Excel，可选择下列任意一种方法。 单击“文件”菜单中的“退出”选项。 单击标题栏左侧的 图标，在出现的菜单中单击“关闭”选项。 单击Excel窗口右上角的关闭图标（ ）。 按Alt+F4组合键。 在退出Excel时，如果还没保存当前的工作表，会出现一个提示对话框（如图4-2所示），询问是否保存所做修改。 如果用户想保存文件，则单击“是”按钮，不想保存就单击“否”按钮，如果又不想退出Excel就请单击“取消”按钮。 图 4-1 Excel安装后的程序组位置 图 4-2 退出Excel时的询问对话框 4.1.2工作簿的操作 1.新建工作簿 在Excel中，创建工作簿的方法有多种，比较常用的有以下三种： （1）利用菜单命令新建工作簿 利用菜单栏创建工作簿非常用简单，具体操作步骤如下： a.单击菜单中的【文件】|【新建】命令，窗口内部右侧会出现“新建工作簿”的任务窗格，选定“再单击“空白工作簿”选项即可，如图4-3所示。 图 4-3 “新建工作簿”选项卡 b.选中选项卡上的“空白工作簿”，单击“确定”按钮，即可新建一个空工作簿。 （2）利用“新建”按钮创建工作簿 通过“新建”按钮创建工作簿，方法是直接单击常用工具栏上的“新建”按钮 。 （3）利用快捷键创建工作簿 按Ctrl+N键，也可以创建新的工作簿。 2.保存工作簿 单击工具栏中的“保存”按钮或菜单中的【文件】|【保存】命令可以实现保存操作，在工作中要注意随时保存工作的成果。 在“文件”菜单中还有一个“另存为”选项。前面已经打开的工作簿，如果定好了名字，再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。但有时希望把当前的工作做一个备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”选项了。单击菜单中的【文件】|【另存为】命令，弹出“另存为”对话框如图4-4所示： 图 4-4 “另存为”对话框 这个对话框同前面见到的一般的保存对话框是相同的，同样如果想把文件保存到某个文件夹中，单击“保存位置”下拉列表框，从中选择相应目录，进入对应的文件夹，在“文件名”中键入文件名，单击“保存”按钮，这个文件就保存到指定的文件夹中了。 Excel 提供了多层保护来控制可访问和更改 Excel 数据的用户，其中最高的一层是文件级安全性。文件级的安全性又可分为3个层次： （1）给文件加保护口令 具体操作步骤如下：选择菜单中的【文件】|【另存为】命令，弹出“另存为”对话框(如图4-4所示)。单击“工具”按钮，弹出菜单中选择【常规选项】(如图4-5所示)后出现“保存选项”对话框（如图4-6所示），这里密码级别有两种，一种是打开时需要的密码，一种是修改时需要的密码，在对话框的“打开权限密码”输入框中键入口令，然后单击“确定”按钮。在确认密码对话框中再输入一遍刚才键入的口令，然后单击“确定”按钮。最后返回单击“另存为”对话框中的“确定”按钮即可。 这样，以后每次打开或存取工作簿时，都必须先输入该口令。一般说来，这种保护口令适用于需要最高级安全性的工作簿。口令最多能包括15个字符，可以使用特殊字符，并且区分大小写。 图 4-5 “工具”选项菜单 图 4-6 “保存选项”对话框 （2）修改权限口令 具体操作步