第45讲_长文档编辑(免费阅读).pptVIP

《大学计算机二》 第4+5讲WORD 长文档编辑 主要内容： 1、使用大纲视图组织文档 2、使用主控文档 3、使用交叉引用 4、使用标记提取索引 5、编制目录 一、使用大纲视图组织文档 1.1 在大纲视图下创建新文档 步骤1：新建一WORD文档→切换到大纲视图→依次输入第一个标题；（标题应独占一行） 步骤2：用内建标题样式或大纲级别格式化文档后，切换到“页面”视图→输入文本、图片等。 大纲工具栏 1.2选中标题或段落 1、如果要选中一个标题以及该标题下的各级子标题和正文，将鼠标指向标题左边的 符号，待鼠标变成 形状时单击。 2、将鼠标移到某个正文段落左边的 小方块符号上，单击则选中该段落。 二、使用主控文档 使用Word 的主控文档，是制作长文档最合适的方法。主控文档包含几个独立的子文档，可以用主控文档控制整篇文章或整本书，而把书的各个章节作为主控文档的子文档。这样，在主控文档中， 所有的子文档可以当作一个整体，对其进行查看、重新组织、设置 格式、校对、打印和创建目录等操作。对于每一个子文档，我们又可以对其进行独立的操作。 2.1 创建一个新的主控文档 步骤1：新建一WORD文档→切换到大纲视图并显示大纲工具栏； 步骤2：用适当的标题样式创建一个文档大纲（即标题） →用内建标题样式或大纲级别对各级标题格式化； 步骤3：选择要设置为子文档的标题→“大纲”工具栏上的 创建子文档按钮 步骤4:重复操作(3) →“保存”钮（结果如下图） 2.2 将已有文档转换为主控文档 步骤1：打开要转换为主控文档的已有文档→切换到大纲视图并显示大纲工具栏； ； 步骤2：通过使用内置标题样式或大纲级别建立主控文档的大纲 →选定要划分为子文档中的标题和文本 ； 步骤3：单击“大纲”工具栏中的 创建子文档按钮，创建子文 档。 步骤4:重复操作(3) →“保存”钮（结果如下图） 2.3 重命名子文档 在创建子文档时，Word 2000 会自动为子文档命名。此外当把已有的文档作为子文档插入到主控文档中时，该子文档用的名字就是文档原来的名字。 步骤1：打开主文档，并切换到大纲视图。步骤2：单击 “折叠子文档”按钮折叠子文档。步骤3：Ctrl+单击要重新命名的子文档的超级链接，打开子文档。步骤4：单击“文件”菜单中的“另存为” 命令→选择保存的目录，输入子文档的新文件名→ “保存” 钮。 2.4 在主控文档中添加子文档 在主控文档中，可以插入一个已有文档作为主控文档的子文档。 步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图→ “大纲”工具栏上的 “展 开子文档”钮，以激活 “插入子文档”钮。步骤2： 将光标定位在添加已有文档的地方→ 单击“大纲”工具栏中的 “插入子文档”钮→“插入子文档”对话框。步骤3：“查找范围”框的文件列表中 找到所要添加的文件→“打开”钮。 2.5 编辑单个子文档 步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图→单击 “大纲”工具栏上的 “主控文档视图”钮；步骤2： 将光标定位到要进行编辑的子文档前面的 按钮上→双击→打开这个子文档。步骤3：编辑完毕→“文件”菜单→ “关闭”命令。 2.6 拆分子文档 将子文档拆分为两个子文档，子文档的文件名由Word 自动生成。用户如果没有为拆分的子文档设置标题，可以在拆分后再设定新标题。步骤1：在主控文档中展开子文档；步骤2：在要拆分的子文档中选定要拆分出去的文档，也可以为其创建一个标题后再选定；步骤3：单击“大纲”工具栏中的 “拆分子文档”按钮。 2.7 合并子文档 合并子文档是将几个子文档合并为一个子文档。步骤1：在主控文档中，移动子文档将要合并的子文档两两相邻；步骤2：选定第一个要合并的子文档。步骤3：按住Shift 键不放，单击下一个子文档图标，选定所有要合并的子文档。步骤4：单击“大纲”工具栏中的 “合并子文档”按钮。（在保存主文档时，合并后的子文档将以第一个子文档的文件名保存。） 2.8 删除一个子文档 步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图→单击 “大纲”工具栏上的 “主控文档视图”钮； 步骤2：展开所有的子文档→ 单击要删除的子文档按钮；步骤3：单击“大纲”工具栏中的 “删除子文档”按钮。（文档内容被复制到主控该当中，如果想彻底删掉，应该选中后按Delete钮） 三、使用交叉引用 建立交叉引用实际上是在要插入引用内容的地方建立一个域，由于可以在多个不同的位置使用同一个引用源