如何打印成绩单.docVIP

手把手教你使用Office办公软件打印成绩通知单和成绩条 ? ??? 每到期末，班主任或者辅导员就要开始收集学生的各科成绩，统计总分，计算名次等。然后就要开始打印每个学生的成绩通知单，装入信封，寄给家长。最原始的做法当然是找两个动作麻利的班干部，在打印好的表格里填上成绩，再装入信封。这样，直到把全班几十个同学的成绩通知单都处理好时，已经是腰酸背痛，手腕麻木了。——既然有 Microsoft Office 为什么还要这样折磨人呢？成绩通知通常有两种形式，一种是“成绩通知单”的形式，即每页纸一个成绩，还附加一些关于本学期和下学期的信息，如报名时间、费用等，如图1所示： ? 图 1 成绩通知的另一种形式是“成绩通知条”，即仅仅在一张小纸条上，填写了学生成绩，如图2所示： ? 图 2 下面，我们就开始一步步制作成绩通知单(条)。首先来看看必需的数据，即成绩。它存放在一个名为“成绩.xls”的 Excel 文档的“成绩”工作表中，如图3所示： ? 图 3 制作成绩通知单根据任务的特点，不难想到使用 Word 的“邮件合并”。邮件合并功能需要两个文档，即数据源和模板文档。数据源通常可以是Word表格、Excel 表格以及数据库表格等，这里就用我们上面提到的那个存放数据的 Excel 作为数据源。模板文档当然需要在 Word 里新建了。现在我们来一步一步的准备成绩通知单吧（注：本文以 Office 2003 为例，其余版本的 Office 中操作类似，可能略有不同）：第一步，新建一个 Word 文档，打开“邮件合并”工具栏（右键单击 Word 工具栏，在弹出菜单中选择“邮件合并”）。点击工具栏最左边的（设置文档类型）按钮设置主文档类型，即在弹出的对话框中选择“信函”。第二步，在“邮件合并”工具栏上点击（打开数据源）按钮，选择我们准备好的“成绩.xls”为作数据源。在这一步中请注意，如果“成绩.xls”中有多个工作表，请选择正确的工作表作为数据源。在 Word 2000 中，没有提供对工作表的选择对话框，那么请把数据表移到 Excel 文档中的第一个工作表位置。第三步，撰写模板文档内容，并在适当的位置插入正确的“域”。比如，先写好“学号： 总分： 排名：”，再将光标移动到“学号：”之后，单击“邮件合并”工具栏上的（插入域）按钮，打开如图4所示的“插入合并域”对话框。注意对话框中已经根据数据源列出了所有的域名，即图3所示 Excel 表格中的第一行。这里选择学号。同样，依次将光标移动到“总分：”和“排名：”之后，分别插入相应的“总分”域和“排名”域。完成的模板如图5所示： ? 图 4 ? 图 5 插入合并域的时候，如果需要控制格式，可以直接在合并域上进行格式操作，如图5中给“姓名”加下划线。但是一定要注意一点，域是一个整体（如果将文本光标移动到某个域上，整个域的背景都会变成灰色，以便区分），所以，无论做什么操作，都要把域作为一个整体来考虑；更不要手工去修改域的名字，虽然这样做时不会报错，但这样做不仅没有意义的，反而会把事情弄糟。模板文档完成了，不妨先看看实际效果。单击“邮件合并”工具栏上的（查看合并数据）按钮，此时文档中的域都会替换成数据源中的数据，至于是替换成那一条数据，则是由工具栏上的这组按钮决定的。 最后核对无误之后，使用“邮件合并”工具栏上的（合并到新文档；合并到打印机）两个按钮中一个来进行合并。这里我们可以选用“合并到新文档”按钮看看合并的结果，如图6所示。最后只需要打印这个文档再分别装入信封即可。 ? 图 6 制作成绩通知条制作成绩通知条完全可以使用和制作成绩通知单相同的办法，即邮件合并。只不过合并类型选择为“目录”，而不是“信函”。但是既然只需要用 Excel 就成解决，何必再去麻烦 Word 呢。实现成绩通知条，其难点在于给每一条数据都要加上表头，如果能有空格分隔便于裁切就更好。如果我们新建一个工作表，根据当前的行数引用“成绩”表中不同的行，那问题就能很好的解决了。原理说起来似乎有些复杂，所以请先跟着我做，之后再容我慢慢解释。在“成绩.xls”中新建一个工作表，命名为“成绩通知”。在“成绩通知”工作表的“A1”单元格中输入如下工式： =IF(MOD(ROW(),3)=1,成绩!A$1,IF(MOD(ROW(),3)=2,OFFSET(成绩!A$1,ROW()/3+1,0),)) 输入公式并回车后，再次选中“A1”单元格式，向右拖动选中符号右下角的小方块进行填充，直到将“成绩”工作表中第一行的数据完全复制过来为止。本例中拖动到“K1”单元格。然后再选中“A1:K1”这些单元格，向下拖动选中符号右下角的小方块进行填充，直到第29行。 最后结果如图7所示。将这个表格打印出来，裁切分装即可。 图 7