第09章会计信息系统管理全解.ppt

第九章 会计信息系统管理 信息平台组织方式的管理 集中管理 ：适用于采用C/S结构的信息系统，企业有专门的信息管理部门，统一设立服务器，各业务部门设立专用的计算机终端，数据统一汇总至服务器进行处理 集中管理下的分散组织 ：是指企业设立专门的机构，统一负责全企业计算机应用规划工作 分散管理 ：适用于使用独立的会计信息系统，未实现全部信息化的企业 会计信息系统的岗位分工 基础数据准备人员 软件操作人员 维护人员 数据分析人员 档案管理人员 计算机硬件管理的内容 防止未授权人员使用会计信息系统专用计算机； 由专人或专门部门管理会计信息系统的服务器； 杜绝不明来源的外部存储设备接驳会计信息系统专用计算机； 配备专用的不间断电源； 做好防潮、防火、防磁和防静电工作； 有条件的企业应设立专门的计算机房，并由专人管理； 制定计算机硬件管理制度，并将责任落实到人，有机房的单位应制定机房管理制度。 上机操作管理的主要工作 建立严格的密码管理制度，保证密码的安全，各人应完成各自的工作，严禁代替他人操作； 严格规定并执行权限管理制度，操作权限的分工要符合内部控制制度，注意不相容职责的分配，特别是出纳人员的权限分配一定要做到互相牵制，保证货币资金的安全； 操作人员必须严格按软件的操作要求和会计业务处理流程操作软件； 加强各数据源的审核制度，包括对输入的原始凭证和记账凭证的审核，保证输入数据的准确性； 严格执行操作人员离机退出系统的规定，不给其他人员操作软件留下机会； 建立完善的上机操作日志登记制度，并由专人保管，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容； 建立完善的备份制度，保证会计数据的安全； 建立科学的防范计算机病毒的措施和制度。 第二节 系统的维护管理 系统维护是指在系统的运行过程中，通过各种手段不断地提升系统性能、纠正各种错误，保证系统健康、稳定的运行，使系统更好地为企业服务的工作 会计信息系统的维护包括： 软件维护 硬件维护：硬件维护是指对计算机以及外部设备进行保养，并在发生故障时实行修复，以适应会计信息系统的运行而进行的对硬件的调整或修复 使用维护 软件维护 纠错性维护：纠错性维护由软件提供商的开发人员完成，修改错误后一般通过新版本的发布和软件的升级来完成纠错 适应性维护：为适应企业内外部环境变化而进行的软件维护 完善性维护：当企业对系统的功能又提出新的要求时，就需要进行完善性维护 使用维护 对会计信息系统中使用的各种代码因增、删、改而进行的代码维护； 对会计信息系统运行的周围环境改善而进行的环境维护； 为解决由于意外事故发生导致会计数据混乱或丢失而进行的意外事故维护等 使用维护一般由企业用户在软件服务商的指导下进行维护工作。 系统维护的工作步骤 根据企业的管理需求和软件的应用情况，提出维护要求 由系统维护小组讨论并批准维护要求 做好软件备份和数据备份工作 分配维护任务 验收工作成果 系统维护的要求 系统维护作业必须尽可能实现快速与高效率； 系统维护作业要尽可能避免引起其他系统运行方面的故障； 系统维护作业要符合本企业利益最大化目标； 要搜集系统维护的相关资料，以完善系统维护作业过程； 如果需要对现有会计信息系统作较大规模的变动，则应进行系统调查，以利于新系统的开发； 尽量避免因系统维护作业可能引起的控制失效或系统运行中断现象的产生 第三节 会计档案管理 有关账簿的生成和输出 按国家规定，现金日记账和银行存款日记账应每天登记并打印输出，做到日清月结。如若企业每日的货币资金结算业务不多，可采用满页打印的方式，即当业务量达到可以保证满页的情况下，再进行打印，这样可以保证账页资料的连续性。 一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或季、年打印；发生业务较少的账簿（如明细账），可满页打印，但年末要全部打印。 在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“本期发生额及余额对照表”替代。并每月打印输出。 三栏式明细账和数量金额式明细账应采用原有的格式，多栏式明细账如果栏目太多，打印无法完成，可输出各栏目的三栏式明细账代替 会计凭证的要求 在记账凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入人员、稽核人员、会计主管人员的签名或盖章；收付款记账凭证还应有出纳人员的签名或盖章；打印生成的记账凭证视同手工填制记账凭证，附原始凭证后归档保管。 如果企业采用先由会计人员做好手工记账凭证，再由操作员输入计算机的方式，则应将机内的记账凭证打印输出，并和手工记账凭证统一保管。 机内凭证应保证每天打印，并做好审核工作，同时妥善保管好相应的原始凭证。 磁性介质的要求 会计档案资料的管理要做好防磁、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等预防工作。 各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储在磁带、硬盘、计算机设