计算机会计第五讲采购与付款管理[68p].ppt

计算机会计学Accounting Information System 第五章 采购与付款核算与管理 主要内容 采购与付款业务流程分析 采购与付款业务流程涉及的业务部门有： 请购部门、采购部门、验收部门、财务部门、供应商（外部部门） 采购环节：请购、确定需求、选择供应商、确定订单、发布订单、验收货物、确认发票、货款支付 采购与付款流程 采购与付款业务核算与管理的特点 1．数据存储量大 2．数据变化频繁 3．管理要求高 4．与其他子系统联系广泛 手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析 主要内容 采购与付款子系统的目标 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制 3．加强对资金的管理 4．提供各种核算和管理信息 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统 采购与付款流程构建的原则 “数出一门，共同使用”：质检、财务部门 整个流程采用统一的数据库：“采购订单”文件为主数据库 在关键环节设计控制点，强化实时控制：柔性控制和刚性控制 请购与采购管理流程 存货验收流程 当供应商将存货送入企业，此时， 由检验岗位的人员对存货进行检验： 从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核对 如果检验合格，将检验合格信息写入采购订单文件，将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中。 发票管理流程 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，从采购订单文件中获取数据，自动生成采购发票的基本信息； 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使用了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存在采购发票文件中。 发票管理流程 3．实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。 发票管理流程 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。 流程 P 228 付款流程 以采购订单文件为数据基础。 通过应付款管理，出纳付款，将资金付给供应商，完成整个采购和付款流程。 流程 P 229 IT环境下与手工环境下采购与付款流程的区别 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 3．IT环境下加强了统计分析能力 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能 主要内容 采购与付款子系统的数据编码设计 ——制定编码原则 按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等设计供应商编码。 一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家，而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此，供应商编码应该与国家行政区号保持一致。 层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此，在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和分析。 易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电话号码，便于使用和记忆。 采购与付款子系统的数据编码设计 ——选择合理编码方法 顺序编码 位数编码 分组编码 数据文件设计 请购单文件 采购发票文件 采购订单文件（采购合同文件） 供应商档案文件 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新） 入库单文件（与存货子系统共享） 临时凭证文件（与总账子系统共享） 供应商档案文件 供应商档案文件 1、作用： 该文件存储所有供应商的固定信息，文件中每个记录对应一个供应商。 该文件的建立是为企业的采购核算与管理、存货核算与管理、应付账款核算与管理服务。 保证在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供应单位统计时提供一致的供应商信息，提高处理速度，减少工作差错。 2、存储策略 供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采用一年一个文件。 3、 存储方式 供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。 采购订单文件 1、作用： 该文件存储企业确认的各种采购订单，是整个流程的核心和基础文件 2、存储策略 既可将采购订单文件设计成一个文件，也可将采购订单