4Word2003邮件合并(阅读).pptVIP

第四章 office 罗 萍 邮件合并 邮件合并的思想是先建立两个主文档:一个主文档,它包括报表或信件共有的内容;另一个是数据源,它包括需要变化的信息,如姓名、地址等。 邮件合并通常包含以下四个步骤： 1、创建主文档，输入内容不变的共有文本； 2、创建或打开数据源，存放可变的数据； 3、在主文档所需的位置建立合并域名字； 4、执行合并操作，将数据源中的可变数据和主文档的共有文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出。 邮件合并的四个步骤： 一、创建主文档 选择“工具→信函与 邮件→邮件合并”， 打开邮件合并的任 务窗格，见下图。 二、创建数据源 三、在主文档中插入合并域 合并域：它是你在主文档中插入的占位符。 例如，插入“城市”合并域可以让 Word 插入存储在“城市”数据字段中的城市名称，例如“攀枝花”。 将插入点移到需要插入合并域的地方，在“邮件合并”工具栏条上单击“插入合并域”按钮，显示“插入合并域”列表框。 注意：括住合并域的“《》”是Word插入的特殊字符,用户不可自己键入字符“《》” 四、把数据合并到主文档 单击“邮件合并”工具栏的“合并到文件”按钮。 Word会自动生成一个独立的文件，并将其命名为“套用信函1”。 单击“邮件合并”工具栏的和“合并到打印机”按钮，将合并结果立即打印出来。 单击“邮件合并”工具栏的“合并邮件”按钮，效果同“合并到文件”，但提供了丰富、灵活的合并选项。 邮件合并的功能 邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。邮件合并进程涉及到三个文档：主文档、数据源和合并文档。要完成基本邮件合并进程，您必须按照下列步骤操作： 1、打开或创建一个主文档。 主文档：在 Word 的邮件合并操作中，该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形，例如套用信函中的寄信人地址或称呼。 2、使用独特的收件人信息打开或创建数据源。 数据源：该文件包含要合并到文档中的信息。例如，您要在邮件合并中使用的名称和地址的列表。您必须首先连接到数据源，然后才能使用该文件中的信息完成邮件合并进程。 3、在主文档中可以添加或自定义合并域。 合并域：它是您在主文档中插入的占位符。例如，插入“城市”合并域可以让 Word 插入存储在“城市”数据字段中的城市名称，例如“巴黎”。 4、在主文档中合并来自数据源的数据可创建一个新的合并文档。 合并文档：它是您将邮件合并主文档与您的地址列表合并后得到的结果文档。结果文档可以是打印结果文档或包含合并结果的新的 Word 文档 * 单击此处建立一个主文档。 点选“使用当前文档” 主文档：在 Word 的邮件合并操作中，该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形，例如套用信函中的寄信人地址或称呼。 单击此处 创建数据源 数据源：该文件包含要合并到文档中的信息。例如，你要在邮件合并中使用的名称和地址的列表。 你必须首先连接到数据源，然后才能使用该文件中的信息完成邮件合并进程。 单击此处 打开数据源 如果之前没有已经做好的数据源，可以回到 上一步重新创建。 选择键入新列表打开“创建” 建立新的数据源文件 如果输入地址信息不符合要求，可以打开“自定义”按钮，在弹出的“自定义地址列表”对话框中重新设置你需要的地址信息。 点击 “自定义” 创建新的地址信息 在“自定义地址列表”对话框中，根据域名行中的域名提示，选中不要的域，单击“删除域名”，然后，在域名框中输入要添加的域，单击“确定”。 在新的“地址信息”里输入内容 单击“新建条目”添加更多信息 单击“关闭”将数据源保存在你需要的路径