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档案管理制度第一章 总则第一条 目的为加强公司档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。第二条 释义 本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 管理原则（一） 集中统一管理原则。（二） 维护档案完整与安全原则。（三） 便于利用原则。第四条 适用范围：本制度适用于公司所有单位的档案管理。第五条 管理职责（一） 办公室：办公室为公司档案的归口管理部门，负责：1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程；2. 监督、指导、检查各部门档案工作；3. 办公室档案的收集、保管和开发利用。4. 制定档案工作计划并组织实施；（二） 各部门应按规定向档案室移交档案。（三） 档案管理人员1. 各级行政管理部门负责人为本单位档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作。2. 办公室设专职档案管理员，负责公司档案管的综合管理工作3. 档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革，并保持相对稳定。 第二章 档案归档第六条 档案归档范围公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向事业部档案室归档，有多份原件的归档原件，只有一份原件的归档复印件。第七条 归档时间（一） 经营管理类、生产技术管理类文件材料每半年归档一次，移交时间为每年三月份、九月份。（二） 基本建设类文件材料由部门负责人审定后，于工程竣工后3个月内归档。（三） 财务档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。（四） 涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料，须于每年6月30日之前以密封形式向档案室移交。（五） 项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。（六） 其他未特别说明的文件材料， 应随时归档。第八条 归档要求（一） 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。（二） 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三） 外埠单位的档案原件由本单位自行保管， 交事业部档案室电子扫描件及台帐备案。（四） 每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。上交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（五） 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景，归档声像资料必须清晰、完整。（六） 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第三章 档案整理具体见附件《档案整理细则》。第四章 档案保管第九条 档案保管规定（一） 各类档案均须按制度向档案管理部门移交，集中保管。任何单位和个人不得私自留存档案。（二） 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。（三） 电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。（四） 图纸须平放在专用柜内保存。（五） 密级档案须存放在加锁档案柜中保管。第五章 档案开发与利用第十条 档案管理部门每年须对档案信息进行专题汇编，形成大事记、制度、专题文件、企业荣誉、重要活动图片等汇编。档案管理人员须编制各类档案信息检索目录，提高档案检索效率与利用水平。第十一条 档案借阅（一） 借阅档案要认真执行档案管理办法和必威体育官网网址制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的必威体育官网网址与安全事宜由借阅人负责。（二） 借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管理员填写《档案借出登记表》。（三） 企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写《密级档案查借阅审批表》，经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。（四） 档案借阅期限一般不得超过 7 个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30 个工作日。（五） 档案使用者须按照档案密级对档案内容必威体育官网网址，并对档案安全、完整负责，不得标记、污损、涂改、转借档案。（六） 档案归还时，经档案管理员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损