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情景题 录像人物：行政秘书钟苗、总经理（声音） 加入收藏 物品：投影仪、笔记本电脑、会议桌椅、会议记录本 场景：办公室、会议室 情景一 　　秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前，正在整理文件，这时电话铃响了，钟苗很快拿起电话：“喂，请问您找谁啊？” 　　听筒中传来总经理的声音：“钟苗啊，你通知一下，今天下行2点在一楼会议室召开各部门经理会议，讨论下个月的工作安排。我要用一下投影仪，你安排一下。”“好的。”钟苗答应着放下话筒，时钟特写：10点钟。 　　钟苗打开计算机主机电源，然后又打开显示器电源，（特写）钟苗的手机放在显示器旁。计算机启动后，钟苗打开邮件发送窗口，在窗口中写会议通知。 屏幕特写： 会议通知 各部门经理： 　　兹定于今日（3月20日）下午2：00在一楼会议室召开各部门经理会议，请务必准时出席。 总经理办公室 2007年3月20日 发送完毕，钟苗想了想，自语道：“还是再用电话通知一下保险。”她拿起话筒，拨号。 　　钟苗：“张经理您好。王总让我通知您今天下午2点在一楼会议室开会，具体情况您可以查一下邮箱，我已经给您发过去了。”放下话筒，钟苗继续拨号：“刘经理您好。今天下午2点钟在一楼会议室……”（画面淡出） 情景二 　　会议室，时钟特写：13：30。 　　会议室中只有钟苗一人，她正在连接笔记本电脑和投影仪。投影仪通风口处堆着一些文件，几乎挡住了通风口。连接好后，她先打开投影仪电源开关，再打开电脑开关。启动后，投影未显示计算机上的信号。 　　钟苗按下笔记本电脑上的F n键与F8键（特写），墙壁上显示出图像，但不清楚而且画面倾斜。钟苗调整机器的支架使画面正常。钟苗调整投影仪的镜头旋钮，进行对焦，直到墙壁上画面清晰。 　　钟苗看了一下表，自语道：“还有10分钟才开会呢，先把镜头盖盖上吧。”她拿起镜头盖盖住了投影仪镜头（特写）。 　　钟苗坐在自己的位置上，打开“会议记录本”，在上面写着什么。 参考答案： 秘书着装正确。对 2.接听电话及时。对 3.电话应答语不正确。错 4.计算机开机顺序错误。错 5.手机带有磁性，不能放在显示器旁边。错 6.能够选择正确的发送会议通知的形式。对 7.会议通知没有写明会议内容。错 8.会议通知落款日期应该用中文格式。错 9.能够及时完成经理交办的任务。对 10.能够提前到会议室做好设备准备工作。对 11.不能遮挡住通风口，以免影响机器散热。错 12.笔记本电脑与投影仪连接正确。对 13.开机顺序正确。对 14.能够正确切换电脑的输出方式。对 15.能够解决画面倾斜现象。对 经常在录象题中出现的问题包括以下几点：? 　　1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。? 　　2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。? 　　3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。? 　　4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。? 　　5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。? 　　6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。? 　　7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等。 　　8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。? 　　此外，在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地。 关于录像答题技巧：一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）必威体育官网网址：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密 会议筹备 1作用：了解会务工作的全局?加强协调沟通?确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性?计划性?明确性 3原则：严格时间?事项明确?会议必要 4内容：会议主题于议题?会议名称?会议议程?时间和日期?地点?需要设备和工具?会议文件会议人员组成及人数?与会人员的组成?会议食宿安排?确定会议经费安排?会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容 1.会议中可能出现的意外事件：人员问题?场地问题?设备问题?资料问题?健康与安全问题与会者情绪问题?与会者返程问题?行为问题2.明确意外事件出现时工作人员的责任 3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法 发出会议通知?分发会议资料?安排会场?接通电话?相互通报出席情况?记录 组织视频会议的方法 视频会议的会场?做好会场布