销售统计与分析之数据透视表.docVIP

销售统计与分析之数据透视表 如何快速制作出每个季度中各地区的销售情况，如何快速汇总大量数据和建立交叉列表的交互式表格？Excel 2003提供了专用工具——数据透视表和数据透视图，使用它可以非常灵活地对销售数据进行统计分析，并制作出各种报表。 数据透视表是一种用于对数据进行交叉分析的三维表格。它的特点在于表格结构的不固定性，可以随时根据实际需求进行调整，从而得出不同的视图。 数据透视表是Excel的一个非常重要的功能，它可以将数据的排序、筛选和分类汇总3个过程结合在一起；可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果；可以显示不同页面以筛选数据；还可以根据需要显示所属区域中的明细数据。数据透视表被普遍用于商业环境中，实现对大量数据的重新组织和统计分析。 首先了解数据透视表的结构，其中包括如下项目： 字段和项：数据透视表报表中含有字段，其中每个字段都对应源数据中的一个列，并汇总源数据中的多行信息。数据透视表报表中的字段列出了整行或整列中的数据项。行列交汇处的单元格则显示了该列以上与该行以左各项的汇总数据； 汇总函数：如果要汇总数据字段的值，则可在数据透视表报表中使用汇总函数，包括：Sum、Count、Average。这些函数还会在其使用位置处自动提供分类汇总和总计值； 查看明细数据：在大对数数据透视表报表中都可以查看源数据的细节数据行，而特定数据单元格中的汇总值正是通过这些源数据产生的； 更改布局：通过将字段按钮拖动到数据透视表报表的其他部分，用户可以按不同方式查看数据并计算不同的汇总值。 使用数据透视表有以下几个优点： Excel提供了向导功能，易于建立数据透视表 能够按照用户设计的格式来完成数据透视表的建立 当原始数据更新后，只需单击“数据更新”按钮，数据透视表就会自动更新数据 当用户认为已有数据透视表不理想时，可以方便的修改数据透视表 一 创建数据透视表 创建数据透视表的操作比较复杂，为方便使用，Excel提供了数据透视表和数据透视图向导，在该向导的指导下，用户只要按部就班地一步步进行操作，就可轻松完成透视表的创建。 创建数据透视表的操作步骤共分3步：选择数据源类型、选择数据源区域、指定数据透视表位置。在创建透视表之前必须要有一个数据源，它可以使已有的数据清单、表格中的数据或外部数据源，当然也可以从其他透视表中直接导入数据。 打开原始工作表，单击数据清单中的任意单元格，执行菜单栏中的【数据】|【数据透视表和数据透视图】，打开对话框“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”。该步骤主要确定数据源类型和报表类型。这里指定默认选项。单击【下一步】进入步骤2，该步骤用于选定数据源区域。由于数据清单都是位于某个连续的单元格，所以一般情况下Excel会自动识别数据源所在的单元格区域，并填入到“选定区域”框。单击【下一步】进入步骤3，选择将数据透视表创始在一个新工作表中还是在当前工作表，这里选择“新建工作表”。单击【布局】，该步骤是创建数据透视表的最关键一步。用鼠标拖动右边的按钮，将其按自己的设计要求放置在左边图中相应的位置就可以构造出数据透视表。将“地区”字段拖动到“页”区域；将“城市”字段拖动到“行”区域；将“订货日期”字段拖动到“列”区域；将“订货金额”拖动到“数据”区域。确定，完成 二 认识数据透视表 1 字段：“地区、城市、订货金额、订货日期”都是字段，是从源列表或数据库中字段衍生的数据的分类。 2 项：其中“全部、北京、第一季度”等都是项，项是字段的子分类或成员。项表示源数据中字段的唯一条目。例如，项“北京”表示“城市”字段包含条目“北京”的源列表中的所有数据行。 3 汇总函数：用来对数据字段中的值进行合并的计算类型。 4 行字段：“城市”字段就是行字段。对包含多个行字段的数据透视表具有一个内部行字段，它离数据区最近，任何其他行字段都是外部行字段。最外部行字段中的项仅显示一次，但其他行字段中的项按需要重复显示。 5 列字段：“订货日趋”就是列字段 6 页字段：“地区”是页字段，页字段允许用户筛选整个数据透视表，以显示单个项或所有项的数据。 7 数据字段：数据字段提供要汇总的数据值。通常数据字段包含数字，可用SUM汇总函数合并这些数据。但数据字段也可包含文本，此时数据透视表使用Count汇总函数。“订货金额”是“数据字段” 三 创建销售统计月报表 在数据透视表中选中“订货日期”字段按钮，右击，在弹出的快捷菜单中执行【组及显示明细数据】|【组合】，打开“分组”对话框，选中“起始于”和“终止于”前面的复选框，并在“起始于”和“终止于”文本框中输入一个时间间隔，然后在“步长”列表框中选择“月”，即可看到不同城市每月的销售情况。 四 创建销售统计季度报表 在数据透视表中，选中“订货日期”，右击，在弹出的快捷菜单中执行【组及显示明细数据】|【