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用户操作手册 --员工自助费用报销 文档作者: ERP部门 创建日期: 2004-06-10 修改日期: 2010-06-10 控制编码: 当前版本: 4.0 文档控制 更改记录 日期 作者 版本 更改参考 2004-06-10 王燕军 V1.0 2007-05-08 陈立艳 V2.0 增加项目报销，更新的图片 2007-12-30 谢梅青 V3.0 自助报销升级 2008-8-22 陈立艳 V3.1 2010-06-10 罗一 V4.0 自助报销系统版本升级 审阅 姓名 职位 签字 分发人员 编码 姓名 地点和位置 目录 文档控制 ii 更改记录 ii 审阅 ii 目录 iii 编写说明 4 使用对象 4 参考文档 4 第一章 费用报销操作说明 5 业务流程 5 费用报销主界面功能介绍 5 费用报销申请操作步骤 7 使用离线模板填报费用报销单 17 查询历史费用报销单 22 查询费用报销单付款情况 24 电子通知及邮件说明 26 第二章 差旅报销的特殊操作说明 30 编写说明 员工自助费用报销（差旅报销）操作手册是ERP系统员工自助费用报销的操作步骤说明。 使用对象 百度所有使用ERP系统进行自助费用报销的员工。 参考文档 第一章 费用报销操作说明 ERP系统费用报销平台为公司全体员工报销的申请、审批平台。 员工费用报销时在网上填写电子报销单，提交上级主管审批。上级主管审批完成后，电子报销单自动流转到财务部门。 报销员工提交打印报销单及原始凭证到财务部门，财务部门核对电子及纸制凭证无误后付款。 鉴于报销性质的不同，设置不同的报销模板（费用报表模板）。 对于总部员工服务日本公司发生的费用需要在相应的费用报销单的费用行上填写日本项目的项目编号，便于财务归集服务日本公司发生的费用。 业务流程 员工分类汇总需要报销费用原始单据，请按时间顺序和费用类型进行排列。 在ERP系统中填写费用报销单。填写费用报销请选择相应的费用报销模板，选择报销明细项，报销明细项请按照每一天逐项填列 如支出需要说明，在费用报表行的说明栏填写 有特殊费用项需要在详细资料的信息填写相关信息；详细特殊要求请看下面操作说明。 员工将费用报表提交上级主管审批 上级主管对相关人员费用审批，并可以填写相应意见 批准；同意发生的费用 拒绝；对费用发生的真实性、金额大小及填写内容完整性有异议 重新分配；提交其他相关领导审批 员工在通知栏中查询获知费用报销单，或通过查询费用报销单的状态，可也查看费用报销单的状态，如果费用报表单的状态已经是“等待财务部审核原始单据”，说明已经被管理层审批通过，可将原始发票附在ERP系统打印的报销单后，递交财务部。 财务部核对ERP系统的费用报销信息和员工递交的原始发票和费用，对单据的合理性、会计处理正确性进行复核并审批。如果原始单据有问题，财务部同事将及时与相关同事联系。 财务部同事定期将已通过审批的费用报告导入，生成财务费用发票，并支付给相关同事或供应商。 费用报销主界面功能介绍 费用报销主界面按钮类菜单说明 费用报销手册：可查看或下载员工费用报销操作手册 创建费用报表：用于新建电子报销单据 导入电子表格：用于上传已在离线费用报销模板中填写完成的费用报销信息 导出电子表格：用于下载系统预置的离线费用报销模板（该功能在百度不适用） 费用报销主界面说明 可见单据 在费用主页，本人只能看到自己提交的报销单（包括自己的报销单、自己提交的“虚拟**部门”的报销单），其他人提交的“虚拟**部门”的报销单被屏蔽； 在“费用主页”，点击【费用报销手册】，可以下载操作手册： 通知 在“通知”区域可查看所有费用报销单的通知列表。 跟踪提交的费用报表 登陆网上报销系统后，在费用主页下的“跟踪提交的费用报表”区域可查看费用报表历史记录。主要的报表状态有： 等待经理审批：费用报销单已经提交给主管，等待主管审批 等待财务部审核原始单据：费用报销单已经通过主管审批，并提交到财务部，等待财务人员的审核 准备付款：费用报销单已经通过财务人员的审核，准备支付该费用报销单 拒绝：费用报表被主管或者财务人员拒绝 待定系统管理员活动：意外错误提交给系统管理员 更新费用报表 在“更新费用报表”区域可查看处于可修改状态的费用报销单，比如保存的草稿、退回的费用报销单和自己撤回的费用报销单。 界面上带“*”的字段为必填字段。 费用报销申请操作步骤 操作说明 在费用报销主界面中点新建费用报表，按要求填写完成后提交领导审批并送交纸制凭证到财务部。 操作步骤 登陆ERP系