2016报表子系统应用方法.docVIP

第四节 报表子系统应用方法 会计核算的根本目的在于提供对经济决策有用的财务信息，一方面用以揭示企业整体经营目的的完成情况，促进企业积极改善经营管理，另一方面也可以为投资者和债权人以及潜在投资者和债权人确定投资政策和方针，为评价企业高级管理人员的经营决策和管理能力提供重要的参考依据。同时，这些财务信息也为企业不断挖掘自身潜力、降低成本、合理运用资金、提高经济效率服务。各会计核算主体提供财务信息的手段主要就是编制和提供会计报表，因此，会计报表是会计核算的最终成果。 在手工会计处理方式下，取得原始凭证、填制记账凭证、登记帐簿、编制会计报表时一个完整的账务处理程序。在这种业务流程中，会计报表是会计信息系统的最终输出结果。 在会计软件中，电子表格采用嵌入式通用电子表格软件的方式，使用会计报表系统功能得到了极大的改善。在各种会计软件中，基本均参考了excel的操作模式，应用起来十分方便。 会计报表系统可使用户在不需要软件设计人员的帮助下，生成会计工作中所需的各种会计报表。对于报表的大小、格式都可以自由定义，而报表中的数据来源更是多种多样一一可以从帐表数据库中也可以从其他数据库中取数据。例如，可以从其他报表中取数据、从计划数据库中取数据、从日常的业务资料中取数据等。 报表编制 在手工记账的情况下，编制报表是一项非常复杂的工作。在会计信息化下，编制报表就变得简单多了。会计软件提供了非常丰富的报表模板，只需要利用系统提供的报表模板，对相应的参数进行设置，便可完成报表的编制工作。 通过报表模块来编制报表，具体软件在操作上有一些差异。 确定报表数据来源帐套 这一步是对目前进行编制的报表数据来源及操作人员权限的定义。 帐套 指明所要编制的报表，其数据是来自于哪个帐套，也就是由哪个帐套的数据来加工产生目前的这张报表，可以通过浏览功能进行选择。 日期 系统默认的是计算机的当前日期，报表编制中会根据这一日期进行相关会计期间的报表编制。因此，在实际工作中，要根据编制报表的会计期间对这一日期进行修改。例如，要编制2011年1月份的利润表，就要将日期修改为2011-01-31。 操作员 指明是由谁来编制生成的这张报表，这里的操作只能是在前面指定的帐套中出现过的，对此类报表有操作权限的操作员。 口令 即操作员的口令，这样设置可以避免没有相关操作权限的人员通过电子表格来查看帐套中的数据。 定义报表 会计报表的构成 页眉表头：页眉是指报表上部的描述部分，如表名、编号、单位、日期等。 表体：标体是报表的主要组成部分，包括列标题、项目说明和数据。行、列坐标均从表体开始计算。 附注：附注是报表的补充资料，报表的附注始终在表体于页脚之间。 页脚表尾：页脚是指报表底部的描述部分，如制表人、审核人等。 定义报表 报表项目：指明编制的报表所包含的经济项目。 行次：指明当前项目在报表中所处的行次。 数据来源：指明当前项目所表示的经济数据的来源。 定义计算公式和钩稽关系公式 定义计算公式 让报表软件来生成一张符合实际需要的报表。事实上，利用电子表格制作报表格式是一件较为简单的工作，关键在于报表的数据来源，即如何让电子表格自动、快速、准确的生成报表中每个单元的数据。 取数公式就是从哪里把数据取来，如取出科目发生额余额的某个数据。计算公式就是将有关数据进行加减乘除等运算，然后将计算获得的结果放入某单元。在具体定义公式时，取数和计算往往是放在一起的。 公共函数则包括了数据转换函数、日期函数、文件系统函数、财务函数、系统信息函数、系统交互函数、数学函数和字符串函数等，其应用方法相似。 2.定义钩稽关系公式 钩稽关系公式，也称为审核公式。报表审核就是通过事先定义的审核公式，对相关数据进行自动核对的验证报表数据正确性的一种方法。其中又分为本表内的数据审核和表间数据审核。 报表计算与报表审核的差别是，计算按照定义的报表取数和计算公式改变报表中的数据，而报表审核只是进行相关的验证，对不符合审核公式的进行提示，但不改变数据本身。 生成报表 如果电子表格生成的报表的格式与实际所要求的格式不一致，或为了让报表更便于阅读和美观，可以对报表的格式进行设置。这需要通过对相关单元的属性进行调整修改，是最后打印出来的报表与实际要求相符。除需要增补的内容外，应严格使用自动生成的数据，保证数据的一致性。 调整报表 对报表项目、行次、数据来源、取数公式定义修改完成后，系统将根据所指定的帐套、会计期间以及相关公式，自动计算出报表各项目的数据。 完成报表编制 进行报表的查询、打印等工作。 对于一些常用的报表，一般在报表软件中事先设定了模板，并定义了相关的公式。因此，对于这部分报表，如果不需要修改就可直接使用，一般称为“自动制表”。即便如此，具体应用时也应该仔细检查，以防止错误发生。 报表子系统的日常应用 报表计算 报表