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全自动成绩报告单的设计与制作 浦江县黄宅中学 陈奇军 [内容提要]　高效率地完成工作是老师们的普遍追求。为了提高广大教师的工作效率，笔者通过研究，找到了一个利用Word2000以及数据库的知识，通过较为简单的几步操作从而建立一个动态的成绩报告单的方法。这个方法在其他行业上也有一定的通用价值。 [关键词]　效率　成绩报告单　Word2000　Excel　数据库　邮件合并　宏 高效率地完成工作，是老师们的普遍需需求。在学校计算机基本普及的今天，这个需求变得尤为迫切。为教师们做一些力所能及的事情，成为笔者义不容辞的责任。笔者通过研究，找到了一个利用Word以及数据库的知识，通过较为简单的几个操作从而建立一个动态的成绩报告单的方法，以饷读者。这个方法在其他行业上也有一定的通用价值。 一、制作成绩报告单空表 这个空表内容与格式可以任意，只要是用Word制作就成，只要是让你自己满意、符合你校的特色就行。其实一般的学校现在都有打印室等部门，找他们要一个成绩报告单的Doc原件，那样更省事。为了说明问题，我们制作一个只有几项的例子： 二00X学年第X学期 X学校 X 届 X 班 姓名 内容 等级 语 文 写 字 阅 读 口语交际 作 文 实践活动 二、分析与制作数据库 数据库的制作需要一点时间。不过现在学校基本上都有现成的学籍数据库，而且大多为Excel格式。如果有的话那学生的名字就省事了，拷贝过来稍微修改一下就成。 分析上面的成绩报告单，数据项有：姓名，以及写字、阅读、口语交际、作文、实践活动的等级，共有6项。然后打开Excel 制作如图(1)的表： 图(1) 这个表制作好后最好要和上面的成绩报告单空表文档存到同一个文件里，这样便于操作。 三、连接数据库 前面两步做好了，就可以进行这关键的第三步的操作了。 打开前面保存的成绩报告单空表文档，选择“工具”菜单，在弹出的菜单里面，有一个“邮件合并”项，单击之后会出现“邮件合并帮助器”对话框，如图(2)所示。 图(2) 相当一部分读者对这个帮助器不会有什么印象。然而我们要讨论的内容和这个帮助器有绝对的关联，这是一个非常有用的工具。我们就是要用这个，创建文档和数据库的连接。如果你找来找去也没有在“工具”菜单中找到这一项，则需要重新安装Office 2000，安装里选择自定义安装的“安全安装”方式。 勇敢的读者，考虑到这部分内容比较陌生，为了让您能比较容易地掌握，笔者按操作步骤作一些详细的说明。 我们先单击“创建”按钮，然后在弹出的菜单里选择第一项“套用信函”，单击之后会出现一个对话框，如图(3)所示。 图(3) 单击“活动窗口”按钮，这时数据源“获取数据”按钮被激活。单击“获取数据”按钮，单击“打开数据源”，则会弹出一个“选择数据源”对话框。 然后在对话框下面的“文件类型”项中选择Excel工作簿，窗口上立刻会出现第二步所保存的数据库文件名，前面提到过最好和成绩报告单文档保存在同一个位置，好处就在于此。 这里要提到一点，“文件类型”右边的“选择方法”一定要勾选，否则出现的窗口会与下文不一致，如图(4)所示。 图(4) 找到数据库并打开后，会出现“确认数据源”对话框，在对话框中选择第三项“Excel Files 通过 ODBC (*.xls)”，单击确定。 接着会出现一个“选定表格”的对话框，这时有可能一个表格也没有，这就需要在“选项”按钮上单击一下，在随之出现的“表格选项”对话中勾选上“系统表格”一项，如果图方便，可以勾造上所有的内容，如图(5)所示。 图(5) 做完了这一系列的操作，数据库的连接已经接近尾声了，如果没有出现如图(6)所示的内容，很可能说明你的工作还没有完成，需回到前面图(2)所示的步骤，重新进行打开、连接数据源的操作。 图(6) 出现上图(6)的对话框后，我们可以选择我们前面输入内容的工作表“Sheet1$”，单击“确定”，完成数据库的连接。 有时候可能还会出现一个对话框，提示找不到合并域。不要紧，点击“编辑主文档”即可大功告成。 四、填入数据域 接下来就简单了。在前面一系列的操作之后，工具栏上会神奇地出现一个长条，经确认后发现是一个邮件合并工具栏，如图(7)所示。 图(7) 利用这个工具栏，我们就可以进行下一步的操作了。 首先单击“插入Word域“附近的按钮，使它处于按下状态。这样我们就直接可以看到插入的合并数据。 将光标定位到要插入数据域的位置，单击“插入合并域”，弹出下拉菜单，选择相应的数据域，完成的效果如下图(8)所示。 图(8) 五、浏览与打印 至此，我们的工作已经大部分完成了，接下来就是浏览验证与打印所有的成绩报告