利用Excel行固定资产核算的方案.doc

利用Excel进行固定资产核算的方案 目录： 一、 固定资产的编码 2 二、 核算表格设置及操作 3 一） 总体方案 3 二） “固定资产”表 4 1、 表格设置 4 2、 折旧计算公式 6 3、 操作注意事项 9 三） “固定资产减少”表 9 1、 表格设置 9 2、 操作过程 10 四） 报表 10 1、 表格设置 11 2、 操作过程 11 五） 日常操作 12 三、 与财务软件的对比 12 四、 总结 13 利用Excel进行固定资产核算的方案 固定资产的核算是重要的会计业务之一，业务发生较少，记账量不大，而计算比较繁琐。使用Excel以表代账，可以摆脱繁琐的手工计算，提高准确性，方便、高效。 从技术上看，利用Excel进行固定资产核算并不复杂，但也有其特点、难点。本文提出的方案中，第一个月建账必须建立一个Excel文件（工作簿），进行必要的设置，以后每个月主要工作是拷贝建立新文件、输入新数据等，大大减轻工作量。 为更好的说明核算方案，本文附有简单案例。该案例文件在Excel2002中调试通过。 固定资产的编码 在建立电子表之前，应对所有固定资产进行编号。资产数量少的企业没有编码固然可以，但建立编码，可以方便查询和日常管理。编码应当注意： 划分类别时，尽量不考虑可变属性要素，而主要依据不变属性要素，如物理技术性质分类。可以在数据库（清单）中设专门字段反映可变属性，如存放地点、使用部门、用途等要素。如果将可变属性列入编码，则每次改变地点、使用部门、用途就必须改变资产编号，难以跟踪，容易发生混乱，造成不必要的麻烦。 尽量简单。常见的是由类别、添置年月、流水号三个部分构成，总共需要9－12位左右。类别、添置年月、流水号三个部分用分隔符号隔开，方便识别。其中，类别可细分为大类、中类、小类，占3－5位。添置年月占4位基本可以满足需要。流水号（顺序号）则视公司规模大小而定，一般3位即可。每部分不足位数的，用“0”补足。甚至也可以象大型ERP软件那样，直接用流水号作为编码，在Excel数据库（数据清单）中，设立类别、添置年月字段。但一般财务软件功能难以适应这种做法。 每件资产都要有唯一的专用编码，即使是同一批次、同一时间购入、存放在同一地点也不能整批使用同一编码。因为购入时以上因素虽然一致，但今后每一件的用途、存放地点、寿命都可能有变化。分别编码，才能分别跟踪每件资产。 如果是集团性企业，固定资产编码规则应该统一，保证不重码，今后使用专门的管理信息系统如ERP软件时，可以减少编码工作。 减少的固定资产使用过的号码不得重复利用，以方便档案信息管理。 为方便识别，应将号码签贴在每台资产上。如果体积允许，每件资产应贴两份号码签，分别在显眼位置和不显眼位置，以防时间长以后遗失或磨损难以识别。较小型的设备、工具则使用牢固的号码签，贴一份即可。由于资产购进时间涉及保修期、更新决策等重要事项，如果号码中没有包含购进日期信息，最好能在标签上注明购进年月。 资产较多的单位，号码签如果能由编号和条码共同组成，则盘点时可以使用读码器采录数据，更方便、快捷。 编码尽量统一采用数字，不要混入字母、汉字等，以便在利用计算机输入数据时，不必在文字与数字键盘之间切换，提高速度。 核算表格设置及操作 总体方案 固定资产核算的主要业务包括：增加、减少、折旧等。日常核算、管理需要建立一套明细账（卡片），增加、减少、折旧都在这套账上进行。利用Excel处理，需要分别设立“固定资产”、“固定资产减少”及“报表”三个主要表格。其中，“固定资产”相当于固定资产明细账（卡片），记录需要计提折旧和已提足折旧的在用固定资产。“固定资产减少”表相当于投资转出、报废、对外捐赠、无偿调出等减少资产的档案记录，相当于把这部分资产的明细账（卡片）另行抽出装订备案。“报表”用于分类汇总、分配资产折旧费用，汇总资产的原值、累计折旧等数据，制作固定资产报表。 “固定资产”表 表格设置 如图1，设“固定资产”表，包括以下字段： 列号 字段名 内容说明 行次 记录的行次 编号 固定资产编码 入账日期 入账日期 入账凭证号 入账的凭证号 名称 固定资产名称 规格型号 品牌、规格、型号等说明 物理类别 按物理技术性质的大类（如计算机及通讯设备、交通运输设备、机器设备、家具及办公设备、房屋建筑物） 用途 生产经营用、非生产经营用 原值 按会计制度入账的金额 残值率 预计残值率 预计使用年限 预计经济使用寿命 已提折旧月份 计算已计提折旧的月份，以判断是否应当继续计提 每月折旧 每月的平均折旧额 本月折旧 当月计提的折旧额 累计折旧 累计计提的折旧额 净值 原值扣除累计折旧后的余额 使用部门 使用部门 存放地点 存放地点 折旧科目 计