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文书处理中的公文传阅 浅谈文书处理中的公文传阅 作者：俞乔筠 来源：《科技创新导报》2011年第05期 摘 要:公文传阅技巧是适应办公自动化建设的需要,是提高公文处理质量的需要。随着办公自动化的建设,对公文传阅也提出了更高的要求。所以需要一定的方法和技巧,使公文达到最佳的传阅效果。 关键词:公文传阅 方式 技巧 中图分类号:C931.46 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)02(b)-0222-01 公文传阅顾名思义是指公文轮流着看。在日常生活中指办公室文书将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导,让领导领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想和智慧的过程。同时通过公文传阅,集亲笔签署意见于一纸,可以实现公文处理过程的完整记录,形成准确的文书档案。公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕,再取回的简单过程,是文书处理工作中比较重要的环节,所以它需要一定的方法和技巧,使公文达到最佳的传阅效果。探索公文传阅规律,对于提高文件传阅的质量和效果,将起到积极而有益的作用。 1 公文传阅的方式 分传,又称树型传阅,即以文秘人员为中心组织传阅,依次将公文传送给阅文者,每个阅读者阅毕后,需将公文退回给公文管理人员,由文秘人员检查无误后,再传递给其他阅读者。这种传阅方式的优点在于,文秘人员自始至终都是传阅活动的中心(像树干),其他阅文者(像树枝)的阅文活动均处于文秘人员的监督、控制之中,可以保证公文信息传递的可靠性和传递效率。 专传是指由专人将文件送传给有关领导阅批的过程。这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。秘书必须严格按照限定的阅知范围,亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批,坐候领导阅完签名后马上送其他领导,直到传完为止。采用专传方式可以减少中间环节,加快传阅速度。 回传即后边阅批人的指示意见需要向前边已经作过批示的领导通报,是一个倒流传阅的过程。通常是二种情况,一类是领导A对一个文件已作了批示,要求传给领导B和领导C阅知,领导B同意领导A的意见,而领导C却批了一些同领导A相反的意见,这时文秘人员就应将领导C的意见回传给领导A和领导B,使他们的意见能够相互沟通。第二类是尽管几位领导的意见基本一致,但后边阅批人对前边的阅批人的意见作了重要补充,这时也应将后边阅批人意见回传给前边作过批示领导。 集中传阅指因紧急程度或密级所要求,一份公文需在极短的时间内由多人传阅,而阅件人办公地分散,采用专传方式还不能满足要求时,将阅件人集中在一起传阅公文的方式。 横传,又称轮式传阅方式,即一个阅文者阅毕后直接将公文交给另一个阅文者,依此类推。这种方式,公文被送出后,就在各阅文者之间相互传递,文秘人员不再能够掌握和控制公文运转的时间、速度、安全,如发生公文丢失、损坏、积压、泄密现象,不易明确责任。适用于阅文范围较小的情况,阅文范围较大时,不宜采用。 公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在,而是相互联系,有时甚至是交叉使用的。秘书人员具体操作时,要根据领导的要求和各自的工作习惯,选择合理的传阅路线形式,积极利用并发展多种传阅形式,但无论采用哪种传阅方式,都必须遵循迅速、有序、安全的原则。 2 传阅技巧 2.1 合理安排公文送取时间 公文呈送,不是随便地找个时间将文件放到领导办公室就可以了,它要求文秘人员必须掌握领导的工作规律和作息时间。比如,领导正在办公室办公,你突然冒失地闯了进去,虽然你送文件不错,但领导肯定会因此而打断思路,即便你走后,领导的思路也难以马上转移到办公思路上来。因此,给领导呈送公文一定要选择好时间。一般要选择领导不在的时间,这样,既惊动不了领导,又让你有时间做一下文件的整理工作。 给领导呈送公文,还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题。一般习惯早晨来到办公室先看文件。因为这段时间,人的注意力最集中,精力最充沛,所以阅读文件的效果也最好,思维也能达到最佳状态。这就要求我们一定要及早地送文件。当然,如果领导喜欢晚上阅读文件,那也不能等到第二天早上才将文件送到。 公文的取回一般最好也要趁领导不在时取回。领导阅知完毕,文秘人员应及时地将文件取回。这样,也同样避免了打扰领导的工作思路。 2.2 合理安排公文摆放顺序 给领导送文件,不是将文件简单放到领导办公桌上就算完事了,还要正确排序,适当调整。这需要文秘人员必须先阅读一下文件的内容,将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面,而那些关系不大可放到最后。我也不主张将文件按来文单位的顺序或者文号摆放,如将省里的文件放一起,市里文件放一起等。虽然这样摆放比较一致、统一,但因为这不是文件归档,所以没有必要那么做。其次应当考虑的是如何让领导达到最佳的阅读效果。如果一些文件的内容有内在的联系,比如省政府下达了《关于在全