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新媒体环境下高校档案工作的挑战与应对 　　摘 要 本从以学生档案工作为主分析了新媒体环境对高校档案工作提出的挑战，针对这些挑战尝试性地提出了应对之道。 　　关键词 新媒体 高校档案 学生档案 挑战 应对 　　所谓新媒体，从一般意义上讲，是指建立在数字技术和互联网基础上，具有信息传播功能的互动性媒体形态，其外延包括网络技术、手机媒体和网络电视等。与传统媒体相比，新媒体的特点是“数字化”“互动性”“传播性”，在信息交流中，新媒体占有明显的优势。 　　随着社会信息化的推进，新媒体技术越来越广泛地被应用到各个社会领域，档案工作也概莫能外。近年来，档案工作在多媒体环境下做了大量有益的探索。其一是档案信息化的大力推进，具体表现为大量档案网站的建立、纸质档案的数字化、档案管理手段的信息化；其二是手机媒体在档案工作中的应用，为了提高档案利用服务的层次和水平，贵州省档案馆在2006年开创性地开通了手机短息查询档案和现行文件目录的业务；其三是档案利用方式的多元化，其中最引人注目的是2009年北京电视台卫视频道开播的《档案》节目，它利用国内外解密的档案资料，用叙事的方式剖析历史真相，在受众中国影响广泛，为档案的利用提供了有益的启发。尽管已经做出了诸如上述的有益实践，但总体而言，档案工作仍未对新媒体环境作出充分的回应。高校档案工作囿于教育系统内部，在新媒体环境下面临着更多的挑战，亟需探求应对之道。 　　1 新媒体环境对高校档案工作挑战 　　尽管高校档案工作也逐渐适应新媒体环境，但与新媒体技术自身的发展与应用相比还有相当的差距。在二者发展不均衡的情况下，高校档案工作面临着如下亟需破解的困境。 　　（1）学校工作特别是学生工作中所产生的许多符合归档要求的材料，游离于归档范围之外。随着办公信息化的逐步推进，特别是在传统办公与自动化办公并行、过渡之际，学校各部门产生了大量有信息携带功能的材料，按照现行高校归档范围要求，这些材料被排除在归档范围之外。学生档案的归档范围在此方面表现得尤为突出。现行的学生档案，主要包含党团材料、学籍材料、学位材料、体检表、成绩单、奖惩材料等几大部分。这些材料基本上都属于“结论性”材料，即记录了学生在各个阶段、各个方面的最终结果而无法记录学生成长中的精彩过程。近年来，随着高校工作“以学生为本”教育理念的广为接受，学校越来越重视学生的成长动态，期望能全过程关注学生的成长。对大学阶段的学生而言，他们易于接受新事物，亲近并熟悉网络等新媒体，因此，在新媒体环境中产生了大量记录学生成长足迹的材料，诸如高校开展网上思想政治教育产生的材料，学生活跃于各社交网络（如校友录、人人网、博客、微博、空间）产生的反映其学习和生活方面的材料。这些网络活动产生的材料信息含量大，动态性强，是学生学习、生活最真实的信息，可是这些材料仍被摒弃在学生档案的归档范围之外。大量网络材料的散失直接影响了“以学生文本”“全程关注学生成长”的教育理念。 　　（2）新媒体环境对高校档案的搜集与保管提出了挑战。新媒体环境下产生的材料有如下三个特点：①更新速度快，以往学生档案的材料更新周期慢，大多以一学期或者一学年甚至整个大学四年为一个周期，而新媒体环境下产生的这些材料更新快，时间周期缩短为一天甚至小时；②新媒体材料易更改甚至删除，传统纸质学生档案大多产生于学校的教务、党团、人事等部门，一旦形成就较为稳定，不轻易更改和销毁；而新媒体环境下的材料由学生本人或者学生团体形成，因此学生掌握着对材料增删的主动权；③新媒体产生的材料数量大，信息价值参差不齐，哪些材料可以纳入归档范围需要严格的甄别。新媒体材料的这三个特征为档案的搜集带来了极大的挑战。由于新媒体材料更新周期短、易更改、删除，这就要求档案搜集必须及时，因此大大增加了档案工作者的工作量。同时，新媒体材料都是集文字、图像、音频、视频于一体，如何保持其“立体集成”的效果而不是单纯地将其割裂，迄今为止，档案保管都尚未探索出行之有效的方法。 　　（3）新媒体环境也对档案的利用提出了挑战。学生在新媒体环境下产生的材料在属性上具有双重性。一方面，网络如同学生的“电子笔记本”，学生在上面留下了不愿公诸于众的材料，这些材料较传统档案更加具有私密性；另一方面，绝大多数的新媒体材料具有很强的传播性、交互性，离开了这两个特性新媒体材料就失去了最宝贵的价值。因此，新媒体环境下产生的材料在利用上与传统的学生档案利用大相迥异。传统学生档案主要供学校学生工作部门、人事部门及招聘的企事业单位利用，其利用范围狭小，利用手段单一。明显的，新媒体环境下产生的材料如果仍然按照这种模式来利用，就将完全失去新媒体材料自身的优势。因此，必须寻找利用新媒体材料的途径和方式。 　　2 高校档案工作对新媒体环境的应对 　　针对上述挑战，高校档案工作相应的可