贸易部工作流程.docVIP

报价工作流程 一、产品发布 1、在阿里巴巴网站上根据个人帐号和密码登陆。对于帐号和密码要保护好，以防丢失造成的损失。 2、发布产品，要正确设置产品关键词，以便于客户查找。上传产品图片，产品要有详细的描述。 3、及时更新产品。 二、收到询价单及询价图纸后 1、将询价单及图纸中的要求准确无误、无遗漏地译成中文，同时处理掉与相关的客户信息。 2、询价单统一编号，或询价单自带编号。如有时限要求，也应注明。 3、在第一时间转给技术部 4、将收到的询价信息分别在电子版的和纸质的“询价单目录”中登记。注明收到日期、报价时限及其他相关要求。 5、经常核对未报价的询价单，以免漏报或重报。如发现遗漏，及时通知经理。 三、收到技术部报价后 1、制作报价单 2、核对报价信息是否完整、正确。 3、将做好的报价单要检查2-3遍，保证正确无误后用电子邮件把扫描盖章的报价单发给客户。 5、将已报价信息分别在电子版的和纸质的“询价单目录”中登记，即填上报价日期。在电子版中将已报价的由红色改为黑色。 6、若技术部未能按时报价，应及时督促。 四、报价后的跟进沟通工作 报价单发出后，若久未见客人回复，要发邮件询问，以了解客户的意见，采取相应的对策。 订单工作流程 一、收到订单后 1、订单的录入。在“生产任务单(订单状态)”、“生产任务单(价格)”登记。 2、依据“订单”制作“生产任务单”，与相关图纸复印件一并递交技术部（在3个小时之内），请其负责人在“生产通知单”上签收。 3、把订单及图纸存入“ORDER”文件夹中。 4、要求技术部3日内确认交货期，紧急情况除外 5、在客户订单电子版或传真件上确认价格及交货期，盖章后发邮件至客户确认订单。要求3日内确认。若客户3日内未确认价格及时提醒客户确认价格以便安排生产。 6、客户确认价格后通知技术部安排生产 7、在订单目录中登记确认日期。 二、跟踪生产、安排发货（此项详见海/空运发货工作流程） 三、结汇与收汇 1、根据开船日期，确定应回款日期。 2、根据应回款日期，定期向客户催款。 3、在收到国外汇款凭证后2-3天查询，并告知会计实际回款金额 4、收汇后进行登记。 核销单备案流程 一、核销单申领。 二、领取核销单：从财务领，并签字。 三、网上备案 1、准备工作 1）禁用本地连接 点击“开始”菜单/“设置”/“网络连接”/“本地连接”中的禁用命令。 3）打开电子口岸主页，进入中国电子口岸网址： 4）设置最低安全级别 点击“工具”/“Internet 选项”/“安全”/“自定义级别”，再点击“安全级别-低”/“重置”/“是”。 2、备案过程 1）、进入：在“95199企业用户登录”栏下点击进入。 2）、将操作员卡插到读卡器上。 3）、输入口令，并确认。 4）、点击“出口收汇”栏。 5）、点击“口岸备案”。 6）、查询出要备案的核销单。 7）、点击核销单号，进入备案界面。 8）、在“使用口岸”中输入备案口岸代码或名称，也可输入“0”并回车，从下拉菜单中查找。 9）、点击确定，显示“设置成功”，即完成备案。 四、批量交单 海运发货流程 一、制作未完成订单 每次发货后根据生产任务单做一份未完成订单，与技术部核对。技术部根据未完成订单制作发货计划。 二、核对发货计划 与技术部沟通，核对近期的发货计划。保证按时发货。将技术部最终确认的并由贸易部核对无误的发货计划电邮给客户。 三、订舱：提前二周 将所发货物的大概箱数、重量及要开船日期等信息填到订舱委托上，发传真给货代。 四、开信用证形码（有时T/T付款） 1、开证准备 根据技术部提供的“发货清单”，做“形式发票”（包括银行信息），盖章后以传真和电邮形式发给客户。 2、开证申请确认 在正式开具信用证前，客户将开证申请发过来，认真核对金额、船期、有效期、交单期等信息。如有不妥之处，及时与客户沟通进行更改。 3、信用证的领取 1）在客户开证后，随时与银行联系。信用证到后，立即领回进行核对。如有不妥，可再行及时更改。 2）复印信用证存档 五、取得送货地址和日期：至少在开航日前5日向货代索要。 六、货物准备：与技术部配合，确定工厂发货日期，并随时掌握货物准备情况。 七、联系产装或送货 1）产装 A、联系货代，确定集港日期，把提箱单传给运输公司，根据集港日安排发货，保证在集港日之前集港。 B、按照货贷的要求，要求运输公司及时提供准确无误的箱号封号，并及时连同货物件重尺提供给货贷。 C. 装货当天将运输公司提供的箱号,封号与到厂的箱号、封号核对,确保准确无误．如有错误及时与货代联系． 2）送货（见送货流程） 八、报关单据 1、报关单据制作： 1）箱单：1份，盖中英文长条章； 2）发票：1份，盖中英文长条章； 3）合同：1份（复印件），盖中英文长条章，并在买方处签字。 4）报关单：1份，盖报关