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第八章 办公环境与秩序管理办法 《总则》 第一条 目的 为维护正常的办公秩序，提高办公效率，创造和谐的办公环境，树立良好的企业形象，特制定本管理办法。 第二条 适用范围 本管理办法适用于公司全体员工。 第三条 管理职责 员工：规范自身言行；负责个人办公区域的整理、维护，配合公共区域的整理、维护。 保洁员：公司公共区域的日常清洁、维护。 行政专员：参与办公环境与秩序的检查工作；违规照片拍摄、检查结果整理公布并存档。 行政主管：指导与监督保洁员、保安及行政专员工作；监督公司员工共同维护公共区域环境整洁有序，指导各部门责任区域内办公环境的维护工作；制定办公环境清洁、维护标准，定期组织检查、考核和评比工作；违规处罚建议与执行。 财务部：处罚扣费的配合执行。 第四条 环境与秩序管理责任划分 1. 环境管理 1.1. 个人区域 1.1.1. 责任人：员工 1.1.2. 责任区域：个人办公场所及相关设施、物品。 1.2. 部门区域 1.2.1. 责任人：部门负责人 1.2.2. 责任区域：非个人区域的部门公共办公场所及部门公用设施、物品。 1.3. 公共区域 1.3.1. 责任人：行政前台（保洁员配合清洁、维护） 1.3.2. 责任区域：非个人、部门区域的公共办公场所及公用办公设施、物品。 1.4.1. 责任人：行政专员（保洁员配合清洁、维护） 1.4.2. 责任区域：副总经理以上办公场所及相关设施、物品。 2. 秩序管理 2.1. 普通员工秩序：所在部门上级和行政人事部共同管理。 2.2. 经理级人员秩序：分管副总和行政人事部共同管理。 2.3. 总监级人员秩序：常务副总经理。 《办公秩序规范》 第五条 言行规范 1. 工作时段禁止从事与工作无关的事项。不得以任何形式闲聊、玩游戏、吃零食、收发私人邮件、炒股、购物、浏览与工作无关的网页或视频、在公共区域内吸烟吐痰、收听广播或音乐、阅览与工作无关的书籍（报刊）、化妆、呆坐、打瞌睡等。 2. 下班后，不得无故逗留在办公场所从事与工作无关的事项。 3. 办公场所保持安静，物品轻拿轻放，不发出过大异响，例如挪动桌椅、关抽屉、放水杯、挂电话等；客户交谈、部门会议、问题讨论等时间较长的，应去接待室或会议室。 4. 公司内使用普通话交流，不得大声喧哗，不追逐打闹；严禁说粗话、辱骂、争吵不休、拉帮结派；严禁玩牌、赌博、酗酒、恶搞、打斗或其他违法行为。 5. 纸张打印、复印厉行节约。充分利用本部局域网传递相关信息，减少纸张用量；鼓励双面打印或复印；需大量复印的，优先考虑广告印刷；原则上不复印、打印私人文件、资料，特殊情况的，部门负责人同意后方可。 第六条 通话规范 1. 电话铃响三次以内及时接听，接听电话首先问候“您好，彩业科技！”。 2. 普通话通话，用词礼貌，音量适中，以不影响他人工作为宜；通话言简意赅，重要事情应作确认并作笔记。 3. 电话要求转接的，应手捂听筒，招呼他人接听电话；拨错电话时，应礼貌致歉；接到拨错的电话，客气应对。 4. 通话结束时，待主叫方或上级领导、客户先挂机，被叫方或者下级再挂断电话。 5. 办公场所不宜使用免提拨打或接听电话。 6. 邻座人员离开时，需代接电话，如有留言应及时转告。 7. 不使用公司电话拨打私话；因私事接听，原则上不得超过两分钟，特殊情况需请示直接上级。 8. 使用他人电话拨打应先征得他人同意。 9. 严禁非公司人员拨打办公电话，特殊情况，如因客户需要，也应长话短说。 10.私人手机使用规范 10.1. 公司内手机按键音应调至无声，铃声的音量调至不影响他人工作、休息为宜；来电时，响铃三次以内作出处理；不使用免提。 10.2. 进行会议时，所有人员应将手机调成振动、静音或关闭状态。 10.3. 非紧急情况下，上班时间不拨打私人电话，接听时长也应不超过五分钟；倡导接听与拨打应在非办公区域。 第七条 接待规范 1. 外来人员来访，前台应有礼貌地请对方履行登记手续，并应致电被约见对象进行核实，无异议的，允许其进入；有异议的，视情况婉言谢绝或由被约见人至门口接见。遇到出言不逊或接收到意见、批评时，冷静对待，及时上报，不发生争执；原则上，禁止无工作关系人员（含家属及儿童）进入办公场所。违反规定的，罚10元/次。 2. 经核实并允许入司的来宾，进入公司后，各部门员工均应积极引入至相关部门。来宾等待时，接待部门应引座倒茶。 3. 接待常用礼貌用语：您好，请稍等，请问（坐），谢谢，我通报（请示）一下，对不起，请登记，劳驾您，好的，行（切勿说“不”），再见等。 4. 与客人握手时，应面带笑容，伸出右手，姿势端正，用力适度，握手时，左手不插口袋。 5. 与客人同行或相遇时，应主动相让；与客人同乘电梯时，礼让客人先进先出；遇到客人询问时，应及时并礼貌回应。 6. 客人或同事来自己的位置