文件材料立卷归档.ppt

文件材料立卷归档业务培训;一、立卷归档基本业务知识 二、文档一体化立卷归档流程 三、文档一体化立卷归档演示;第一部分　立卷归档基本业务知识 ;一、立卷归档制度;归档制度已成为我国明文规定的一项制度： 　　《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。” 　　国家教育委员会令（第6号）第十条规定：“高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存”。 ;(一)归档范围;　应归档文件材料 ;　特别注意：“帐外文件”的收集归档 ;不应归档文件材料 ;（二）归档时间;（三）归档文件质量要求;文件材料的鉴定 剔除???保存价值的文件材料：应归档的文件材料（含纸质和电子文件）归档齐全完整，剔除不属于归档的文件材料； 确定文件材料的保存价值：根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断： 　永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对 　　　　学校、国家建设、历史研究有长远利用价值； 　长期：凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校 　　　　和社会有查考利用价值的； 　短期：凡在短时期内对学校工作有查考价值的。 　注：上级发来的文电，除少数直接针对本校并要执行　　的重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、 　　　短期保管。 ;文件材料的整理要求 1、去掉卷内文件上的金属物。 2、密不可分的文件材料：放在一起归档 　　　　　　请示与批复：批复在前，请示在后； 　排列顺序　正件与附件：正件在前，附件在后； 　　　　　　结论与依据材料：结论性材料在前，依据性材料在后。 3、不同年度的文件材料：一般分年度立卷。 　　　　　　　　　　跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷； 　集中年度立卷　　　跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷； 　　　　　　　　　　跨年度会议文件放在开幕年度立卷； 　　　　　　　　　　跨年度非诉讼案件放在结案年度立卷。 4、专题性、成套性文件（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按工作阶段、内容等分别组卷。 5、编号： 页号：以卷为单位整理的案卷，在有文字的页面下方编写页号； 　　　　　件号：以件为单位整理的应在每份文件材料右上方加盖件号章，编写件号。 6、填写备考表：填写卷内情况说明，无说明的也要填写立卷人姓名、检查人姓名、立卷 　　　　　　　　时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作分管负责人。 7、超规格纸张：超过A4的图纸、图表等文件材料应进行规范折叠。;二、部门立卷归档制度;（一）做好文件平时归卷工作;（二）文件立卷归档流程;四、考核评定;第二部分　文档一体化文件材料立卷归档流程　;一、网络环境下立卷归档工作内容和方法;利用OA系统和档案管理信息系统立卷归档内容：;（一）电子文件立卷归档;（二）纸质文件立卷归档;1、纸质文件网上立卷;2、文件实体立卷归档;检索 　　分别检索OA系统网上归档的目录和手工录入目录 打印目录 　　以“卷”归档　　　　“案卷目录” 　　　以“件”归档　　　　“归档文件目录” 排序、填写件（卷）号 　　按照打印出来的目录将纸质文件排序 　　“件”归档：页面右上方填写件号章 　　“卷”归档：用铅笔在案卷的封面上注明档号 装订 　　按照《重庆大学归档文件整理业务规范》的规定对文件材料进行装订。 归档 　　办理移交手续，移交整理好的档案归入档案馆保存。 　　　通过以上流程的操作，职能部门就完成了纸质文件和电子文件的归档工作。 ;第三部分　文档一体化立卷归档演示