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会展组织 学习目的　　 主要内容　　 第一节 招展与组团　　　　 第二节 观众的选择与吸引　　 第三节 展览的现场管理　　 　　通过本章的学习,掌握招展与组团工作的基本要求以及招徕参展商和观众的主要方式和手段,了解现场管理的基本常识。　　 招展与组团　　 观众的选择和吸引　　 展览的现场管理　　 第一节 招展与组团　　 一、招展的准备工作　　 　　制定往届展览的参观分析表　　 　　制作参展说明书　　 　　建立潜在客户档案　　 分析表应该包括以下内容:　　 参展说明书：让厂商了解展览会并判断此项展览是否符合自身需求的重要依据,关系到厂商是否参展的最终决定,所以参展说明书一定要清楚、明确,详细地说明展览会的方方面面,任何一个细节对于厂商来说都是非常重要的信息。　　 可以通过多种渠道收集潜在客户名单。　　 　　根据这些名单将潜在参展商的资料建成客户档案,以便管理和利用。目前,国内外企业所选用的客户档案主要有三种类型,即客户名册、客户资料卡和客户数据库。这些客户档案各有特点、要求和作用。　　 第一节 招展与组团　　 二、招展的宣传　　 　　招展宣传对象　　 　　招展宣传内容　　 　　招展的宣传方式　　 　　为了有效地做好招展工作,组织者首先应该根据展出目标和任务、展览会的性质,决定招展对象,确定招展目标,有针对性地开展宣传,将宣传对象限制在一定的专业或行业范围内。　　 　　新闻资料主要用于提供给媒体(包括内部刊物) 作新闻报道,也是制作广告的素材。　　 　　情况介绍资料,内容更要详尽。它用于潜在参展者对展出项目表示出兴趣后进一步对展出项目加深了解,以便做出是否参展的判断和决定。　　 　　招展宣传要从宣传效果出发,分步骤、分层次地开展。宣传规模要视需要和人力、财力而定。宣传时间要求及时、适时。宣传方式包括内部通告、新闻报道、直接发函、广告和会议等。这些方式各有优势并适用于不同的情况,应相互结合以达到最好的效果。　　 第一节 招展与组团　　 三、参展商的选择　　 　　选择参展商的工作就是选择与确定合适的申请者,拒绝与淘汰不合适的申请者。　　　　 选择参展商的标准：根据展出目的、展览会的性质和内容等因素制定。　　 择标准要在招展工作开始之前就确定,在招展宣传时予以公布。　　 选择参展商时,一定要注意对名家、名品参展商的组织。　　 当确定参展后,组织者和参展者之间应签订书面合同,用合同方式明确参展者和组织者各自的义务、责任和费用,并明确违约的处理方法。　　 第一节 招展与组团　　 四、组团管理　　 　　筹备会　　 　　检查会　　 　　动员会　　 　　组团管理工作是招展程序的收尾工作,它的顺利开展可以为展会的顺利进行奠定一个好的基础。组团管理广义上分为两个阶段,即筹备管理阶段和展台管理阶段。　　 它是招展工作和组展工作的分界。召开筹备会议的目的是布置工作、明确责任、落实任务,为参展者如何开展筹备工作提出指导性意见,指导参展企业根据展出要求按时按质完成各项筹备任务。 召开检查会的目的是检查准备工作是否按要求完成,并对检查出的问题作最后补救和调整,并且详细介绍和说明展览现场的工作安排(包括展台施工、展品运输、展台布置等)和工作人员的行程、食宿、交通等的安排。 动员会可安排在开幕前一天召开,它标志着筹备工作结束,展台工作启动。展览人员必须全体出席会议,会议由展台经理(展览团团长或展馆馆长)主持。 第二节 观众的选择与吸引　　 一、潜在观众的选择　　 展会的成功与否很大程度上取决于参观者的　　　和　　　。　　 ?专业观众参展的比例,是参展商衡量会展服务质量的首要参数。　　 扩大成交额　　 扩展新客户　　 ?专业目标观众中的决策者的比例也是至关重要的。　　 ?参展商是不能忍受缺少目标观众。　　 选择观众标准:　　 行业　　 地区　　 规模　　 　电话联系　　 第二节 观众的选择与吸引　　 二、观众的吸引　　 人员 　　推广　　 　　广告　　 新闻媒 　　体宣传　　 展览宣传是吸引目标观众的主要手段。　　 展览宣传：是利用各种手段将有关展览的各种信息传递给现有的和潜在的观众,激发他们的兴趣,促使他们参加展览会。 　发函　　 将各种资料直接寄给潜在的参观者,并发出邀请。　　 附寄礼品　　 贵宾卡　　 寄奖券　　 　发函　　 直接联系：双向的宣传方式,是加强宣传效果的有效措施。　　 　登门拜访　　 广告是覆盖面最广的宣传方式,可覆盖已知的和未知的所有目标观众,可以将展览信息传递到直接联络所遗漏的目标观众,还可以加强直接联络的效果。　　 广告宣传的成本非常高,要根据宣传经费情况合理地控制广告数量和选择广告媒体。　　 新闻报道费用比较低,一般是免费的。　　 媒体的支持与否会带来两种截然不同的影响,所以与媒体 　　保持良好的关系是新 　　　闻报道成功的基