第三章常用商务信件讲课.ppt

内容：强调销售条件，不对产品本身做过多说明。 写作要求： 称呼：XX公司采购部负责人 正文：商品名称、品质和规格、数量、包装、价格、交货等主要条件（书P60） （3）订购函 含义：买方为了采购某种商品向供货商发出的意愿按某种条件订购某种货物的信函。 结构： 称呼： XX公司销售部（销售经理） 正文 结尾：表达期望；表示感谢 正文： 首先提及与对方的联系； 再详细说明订购细节（对货物本身描述清楚） 然后对运输、保险、付款等事宜进行说明，交代对方给予答复的期限。 订购函 XX公司销售部： 非常感谢贵方XX年XX月队我方有关户外照明设备询问价格的复函。我们得悉，贵方能以现货供应。今随函附上订购该产品的正式订单，请及时按附上的1订单所填写的规格、型号、数量装运。 XX公司 二〇一五年二月二十三日 称呼 说明联系 具体说明拟订购的商品 概念：供货方向买方发出的希望买方尽快付清货款的文书。 形式：便函式（以信函的形式） 表格式（固定表格，适用于第一次催款） 作用：查询、催收、凭证 （4）催款函 结构和写法： 标题和编号：可在标题前加上“紧急”二字 欠款单位名称：全称 催收内容：说明欠款原因、日期、发票号等 处理意见：要求对方说明拖欠原因； 确定付款期限； 若逾期不归还将采取罚金或其他措施 落款：催款单位全称，日期，公章 催款函 XX公司： 我们已收到贵公司10月8日的来信，非常感谢。 遵照你们的要求，我们随函附上一份新的发票，即有关我们于2014年5月25日提供的服务，此前我们曾开出第542号发票，或许你们没收到。 由于该款逾期很久，我们将非常感谢你们迅速结清此账。 XX公司 2014年10月10日 既要达到索款目的，又要与客户保持友好关系。 达州市第七变压器厂抓紧归还劳动服务公司借款的函 市第七变压器厂： 你厂于2014年1月，从我厂借去资金三万元，作为你厂劳动服务公司开办费，当时双方讲好一年内一定偿还。目前已经是2015年1月了，我厂正在编制去年的财务决算，为使我们能及时搞好各类款项的清理结算，要求你厂务必将所借之款于20日前归还我厂，切不要一拖再拖，给我厂财务工作的顺利进行带来不应有的困难。 此致 敬礼！ 达州市第一变压器厂（印章） 2015年1月5日 改错 （１）标题概括不准确，有歧义。 （２）发函缘由需补充强调还款最后期限临近之意，这是催还欠款的很重要的理由。?? （３）语言不够谦和，这是函的大忌。比如：“要求你厂务必……”、“切不要一拖再拖，给我厂……困难”等语，语气显得生硬，咄咄逼人，不得体。 （４）公函不用普通书信的祝颂语：“此致敬礼”、“顺致敬意”、“祝君安康”等，而用专语。 关于催促达州市第七变压器厂抓紧归还我厂借款的函 市第七变压器厂： 贵厂2014年1月为筹集劳动服务公司开办经费，曾从我厂借去资金3万元，贵厂当时曾承诺在1年内一定归还。目前已经是2015年1月了，还款的最后期限临近。我厂正在编制去年的财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，也为贵厂能及时履行还款承诺，请务必将所借款项于2015年1月20日前归还我厂。 特此函告　　　　　　　　　　　　　　　　 达州市第一变压器厂（印章） 2015年1月5日 （5）投诉函 概念：当事人一方的某种权利或利益因另一方的不当行为而遭受侵害时，向另一方主管部门提出投诉的应用文。 内容：要求侵权方停止侵害、为当事人恢复名誉、继续履行义务、赔礼道歉或者补偿损失等。 结构和写法： 受函者：被投诉方的相关部门 正文：介绍背景+说明事实+提出解决办法 签署：投诉人名称及日期 注意事项：基本要素齐全、重点突出、证据充分、投诉及时 ①引述投诉的要点； ②表明态度；提出处理意见； ③态度真诚，语言礼貌得体，用词冷静平和； ④不管对方理由是否充足，都应对投诉表示接受，并且感谢对方的意见。 补充：投诉处理函 回复投诉函 ×××先生： ×月×日来函收到，感谢您在信中提出我们工作的差错。由于我们工作的疏忽，未及时发货。对由此而给贵方工作带来的不便，我们深表歉意。我们已作安排，今天以加快方式将所订的货发往贵方。 我们保证今后不会出现类似情况，望能继续加强