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实验16 邮件合并 实验目的 通过本实验的练习，掌握使用Word邮件合并功能的方法和技巧，并将其应用到日常事务中。 实验要求 掌握利用邮件合并功能制作成批文档的全过程。 实验内容及操作步骤 Word提供的邮件合并功能，可以快速、轻松地制作出结构、内容相同，而个别项目不同的成批文档。 邮件合并的过程是：首先将不变的内容编制成一份“主文档”，而将要变化的项目制作成“数据源”，然后把数据源合并到主文档当中，形成批量的合并文档。 利用邮件合并功能，输出学生成绩单的操作步骤如下： 创建主文档 首先打开Word文档，编辑学生成绩单。输入成绩单所需的内容，并排好版，如图 16-1所示。 成绩单 学号： 姓名： 高等数学 大学英语 计算机基础 C++程序设计 总分 排名 图16-1成绩单主文档 创建数据源 本例数据源为学生姓名和各科成绩均放在Excel表格中（“成绩册1.xls”作为数据源）。 获取数据源 执行【工具（T）】菜单中的【信函与邮件（E）】命令，在下一级菜单中，选择【邮件合并（M）】命令，弹出【邮件合并】向导，如图16-2所示。 图16-2邮件合并向导（一） 图16-3邮件合并向导（二） 图16-4邮件合并向导（三） 在【选择文档类型】设置步骤中选 【信函】，单击【下一步：正在启动文档】；如图16-3所示，在【选择开始文档】设置步骤中选 【使用当前文档】，单击【下一步：选取收件人】；如图16-4所示，在【选择收件人】设置步骤中选 【使用现有列表】，点击【浏览】，打开【选取数据源】对话框，找到“成绩册1.xls”数据文件并打开它，这时会弹出【选择表格】对话框，选择其中的“成绩-2$”工作表后，按下【确定】按钮，继而弹出【邮件合并收件人】对话框，列出了数据源文件中的所有记录如图16-5所示。通过单击左边的复选框来选择需要输出的学生成绩记录，默认为输出所有学生的成绩记录，继续单击【邮件合并】向导中的【下一步：撰写信函】，如图16-4所示。 图16-5“邮件合并收件人” 对话框 图16-6邮件合并向导（四） 图16-7邮件合并向导（五） 图16-8邮件合并向导（六） 插入“合并域” 返回 “主文档”，把光标定位在需要插入项目数据的位置上，本例从“学号”开始 依次定位，然后单击【邮件合并】向导中的【其他项目…】，如图16-6所示，弹出【插入合并域】对话框，如图16-9所示，选择【数据库域（D）】，在【域（F）】的列表中，选择“学号”，单击【插入（I）】按钮，再单击【关闭】按钮，这时表格中会出现《学号》标记。重复上述操作，完成“姓名”及各科成绩的插入操作，如图16-10所示。 图16-9“插入合并域” 对话框 图16-10含合并域的成绩单 合并数据和文档 接着单击【邮件合并】向导中的【下一步：预览信函】，如图16-6所示。通过点击按钮和按钮，可以查看所生成的成绩单，如图16-7所示，单击【下一步：完成合并】。如图16-8所示，再单击【编辑个人信函】，打开【合并到新文档】 对话框，如图16-11所示，在【合并记录】选项中选中【全部（A）】，单击【确定】按钮，就会把所有成绩单合并到一个新的文档中，最后将此新文档保存。批量输出学生成绩单的任务就完成了，如图16-12所示。 图16-11“合并到新文档”对话框 图16-12成绩单合并文档 5