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XX石油化工公司的固定资产达200多亿元，每年采购的物资金额几十亿元，采购的物资种类上万种。1988年成立供应公司，全面负责整个公司的物资采购、供应、管理工作。 1、物资管理系统的组织机构状况 企业组织机构不仅体现了人们在工作中的相互关系，而且还反映了企业不同层次、不同部门、不同岗位的职责与权利，同时也为各部门各环节之间的沟通与协作提供框架，它反映了企业目标贯彻实施的正式程度，为整个企业的管理奠定基础。 XX公司物资管理系统的组织结构如图1。 图1 XX公司物资管理系统的组织结构图 机动处具有部分物资管理职能，负责整个公司的设备、备品备件购买计划的审批。子公司的市场营销部负责子公司生产厂（二级单位）的物资需用计划的审批、汇总，对部分物资有购买权。分公司、存续公司由于成立较晚，没有专门的物资管理机构，其权利由所属生产厂(二级单位)有关职能处室行使。各公司下属生产厂（二级单位）的物资管理工作由机动处、技术处、计划处和备件科、后勤处负责。机动处负责设备的物资管理，计划处负责生产原料的物资管理，技术处负责化工三剂的物资管理，备件科负责备品备件的物资管理，后勤处负责办公用品、低值易耗品的物资管理。各职能处室均有一定的物资采购权。车间物资管理工作有工艺组、设备组和办公室负责，工艺组负责生产原料、化工三剂的物资管理，设备组负责设备、备品备件的管理，下辖车间仓库。办公室负责办公用品、低值易耗品的物资管理。 XX公司下属的分公司、子公司和存续公司的生产厂(二级单位)没有完全的物资采购权利，其所需物资大部分需委托存续公司的供应公司来完成。供应公司是负责XX公司物资管理的专门机构，其组织结构如图2所示。 供应公司主要物资管理业务部门有生产调度室、合同管理科、财务科、基层供应处(科)、专业科、仓管科等。调度室负责物资需求计划管理；专业科负责XX公司各二级单位生产、建设所需物资的专业采购计划管理和采购管理，专业科设置专业采购计划组和专业采购组，专业采购计划组负责专业采购计划管理，专业采购组负责采购管理；基层供应处(科)负责权限范围内所在厂生产、建设所需物资的需求管理、专业计划管理和采购管理，基层供应处(科)设置计划组和采购组，计划组负责需求计划和专业计划管理，采购组负责采购管理；合同科负责合同管理，对合同的合法性及审批手续进行严格审核，对合同条款的审核承担法定责任，负责合同执行情况及跟踪、检查、考核；仓管科负责物资的管理工作；财务科对采购资金实行统一管现合理使用核销。 图2 供应公司组织结构图 2、XX公司物资管理业务流程 （1）子公司、分公司、存续公司内的物资管理业务流程 以XX公司子公司为例，其业务流程如下：XX公司子公司的生产厂(二级单位)的各车间根据生产情况，提出物资需求计划，经车间仓库平库处理后有库存，则直接填写领料单，到仓库完成出库手续，如无库存，则上报厂部相关职能科室，形成缺口计划，当库存物资下降到警戒水平线下时，由仓库保管员提出储备计划。缺口计划、储备计划经领导审批后，根据物资种类的不同，分外购部分和自购部分，外购部分报子公司市场营销部，自购部分自行组织采购。子公司市场营销部把各生产厂的物资需求计划汇总后，根据其职权范围，再将计划分为自购部分和外购部分，外购部分报分公司供应公司，自购部分由市场营销部自行购实。子公司范围内的物资管理业务流程如图3所示。 图3 子公司范围内的物资管理业务流程 （2）XX公司的物资管理业务流程 ①各生产厂(二级单位)根据存续公司、分公司、子公司批复的各项计划和有关文件规定编报物资需求计划，并将物资需求计划和相关资料报有关部门。分公司及存续公司所属生产厂(二级单位)的物资(备品备件除外)需求计划，报供应公司驻所在单位基层供应处(科)，由基层供应处(科)初审后，报供应公司调度室，备品备件需求计划先报XX公司机动处审核后，由XX公司机动处转交供应公司调度室。 子公司所属二级单位物资需求计划由子公司市场营销部审核汇总后，外购部分(备品备件除外)的物资需求计划转交供应公司调度室，备品备件需求计划先报XX公司机动处审核后，由XX公司机动处转交供应公司调度室。 ②基层供应处(科)接到所在单位提报的需求计划后，对需求计划进行审核，审核无误后根据库存进行平衡利库，编制上报统管(供应公司统一组织采购)物资需用计划、自采物资采购计划(建议阶段)和月度自采物资采购资金计划报调度室。 ③调度室接到各种物资需用计划后，首先对物资需用计划初审和复审(对基层供应处(科)上报的进行复审)，审核无误后，分割物资需求计划，统管物资的需求计划分割给专业采购计划员，自采物资的需求计划分割给基层供应处(科)专业计划员。专业科专业采购计划员根据物资需求计划，将由集团公司采购部分上报集团公司装备部。专业科、基层供应处(科)组织进行采购，合同科参与商务谈判