高效会议管理--剖析.ppt

会议的意义 会议的目的 会议效率不高的原因及预防性管理 1.会议召开频率 1.会议召开频率 1.会议召开频率 1.会议召开频率 1.会议召开频率 2 会议召开时间 2 会议召开时间 2 会议召开地点 2 会议召开地点 2 会议召开地点 2 会议召开地点 2 会议召开地点 3 开会对象的选择 3 开会对象的选择 4 主持者的技能 ① 责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度 ② 对参会者的表情准确辨别 ② 对参会者的表情准确辨别 ③ 应对不同风格的与会者 ③ 应对不同风格的与会者 ③ 应对不同风格的与会者 ③ 应对不同风格的与会者 ③ 应对不同风格的与会者 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 ④ 会议中还会遇到一些特殊问题 5 参会者的技能 5 参会者的技能 5 参会者的技能 5 参会者的技能 5 参会者的技能 6 会议准备工作 6 会议准备工作 7 会议记录的技巧 重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间 主持人，不要兼任会议记录者工作。 会议记录尽可能维持在一页纸内 会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；列出会议重点；工作分派情况及完成日期 尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者 8 主持人会后跟进 请大家填写会议评估表 针对评估意见采取改进措施 联络缺席的同事，询问缺席的原因 跟进计划，如有需要立刻召集 另一次会议 会议后检讨得失，如有需要找高层协助 例会容易出现的问题：1. 内容不固定，主持人请假时，代理人主持的会议质量更差。 对策：1. 参会者事先提交工作报告到主持人。 ①是否形成清晰决议？ 达成决议－彼得 德鲁克决议法 ②会议时间是否充分利用 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间） 金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资 直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费 不定损失成本 11 高效会议八大特征 如果会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，就无法达到会议意图。 4 主持者的技能 4 主持者的技能 4 主持者的技能 蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点 主持人对策： 采用非语言性暗示 探询、总结、测试其理解成度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言 鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见 主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断 驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题 主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默 兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议 主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施 螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神 主持人对策： 对开小会者，主持人停止说话或者 示意发言者暂停，使会议短暂沉默 问他们是不是觉得应该先分组讨论， 然后集中讨论 对打瞌睡者，可中间休息5分钟， 并加快会议议程 当谈及一项为完成的工作时，与会者会找借口，如“我忘了”、“这不是我的责任”。 作为主持人，你可以在这位与会者的同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作，或者将任务转给其他人做。 借 口 有的与会者会试图暗中破坏会议，所以会议未能达到规定的目标。身为主持人，你可以通过揭露她的策略来制止她。如果与会者继续试图阻挠会议，就休会。在极端的情况下，你还可以将发难者逐出会议。 设伏 有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度，并挑起争论。作为主持人，你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者。也可以紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度进行讨论。或者在不损害反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。 对抗 若双方的讨论变的过分激烈，就站起来重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。 与会者开始骂人，不守规则，甚至进行人身攻击，将会议搞得混乱不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求该与会者离开。你也可以休会，而且不确定重新集合的时间。 严重混乱 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不