文件控制管理程序程序.docVIP

1.目的 建立文件管制之标准作业程序,以期使公司之文件能够保以鉴别和确保有效应用。有效控 制各类文件，确保信息畅通，提高工作效率。同时防止公司智慧财产流失。 2.适用范围 本公司所属质量文件、技术文件、管理文件、基础文件和项目文件均须列入此管制。 3.参考文件 《GB/T 19000-2000 idt ISO 9001：2000 质量管理体系要求》 4．定义： 4.1文件：指公司管理过程中直接形成、接收和使用具有规范体式和特定效用的信息记录，记录方式和载体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其电子媒体、片或它们的组合.2受控文件：指受文件控制中心控制发行的内部和外来重要质量文件、管理文件、基础文件、项目文件和技术文件。需要对其内容和版本进行管理。受控文件复印无效，受控文件管理部门应做好发放登记、更改、作废、回收等作业。 4.3非受控文件：除受控文件外之文件，如非工作类信件、传真、参考资料等。 4.4文件管理：指对文件在其形成、保管、使用、处置、销毁或移交档案管理过程中进行的控制活动。 4.5 质量记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 5.权责 5.1文控员： 5.1.1受理指定管理文件之编号、发行、必威体育官网网址、保管、转移、扩散、销毁、遗失、调阅及稽核等管制作业。 5.1.2 各部门文件管理人员之教育训练,名册管制。 5.1.3 电子文档输入资料库并保留备份档案。 5.2文件制作部门： 5.2.1负责文件之制作、修订、编号发行申请、变更通知等作业。 5.2.2图面与文件草本之保存仅供原单位参考使用,不得扩散。 5.3文件应用部门： 5.3.1负责将发行到该单位之文件签收、宣达、应用、储存、必威体育官网网址、作废、缴回及扩散申请。 5.4相关部门： 5.4.1应设立部门文件管理专员（可以是部门内指定人员）负责本部门文件管理工作，文件管理人员指定及异动时应主动通知文控员。 5.4.2应设定固定位置及柜子保管部门内部文件，保证文件资料不被损坏遗失。 5.4.3各部门文件管理人员职责： 5.4.3.1依据《文件控制管理程序》规定执行部门内各项作业及文件管制。 5.4.3.2编制本部门《部门文件清单》（附表十六），做好文件收发登记、修订、作废、收回等文件管理工作。 5.4.3.3按文件类别和产品项目分类归档，并对所有文件夹建立目录（文件夹目录见附表二所示），每月25日定期整理部门文件并进行文件更新工作。 5.4.3.4按季度对本部门电子文档定期刻录光盘存档，并上交到文控中心备案。 5.5网络管理员：负责公司电子文档备份、存档管理工作，每季度备份一次。必要时，对一 些重要的电子文档即时备份或每月备份。 5.6 文件持有人：妥善保管收到的文件，在规定范围内使用并防止文件丢失和损坏。 5.7 各类具体文件的起草权责： 5.7.1管理者代表：负责质量一阶、二阶文件的拟制，质量一、二阶文件也可由管理者 代表指定专人拟制。 5.7.2行政人事部：负责制定管理文件。 5.7.3 财务中心：负责制定财务管理方面的作业文件、财务报表编制，负责制定物料采 购、仓储和物料管理作业文件、采购计划等采购作业文件。 5.7.4营销中心：负责制定市场营销计划、产品需求等文件。 5.7.5工程中心：负责制定工程施工和售后服务管理办法、作业流程、作业标准、工程 或服务用工装和设备的操作规范和保养规范、工程施工项目文件等文件。 5.7.6 海外运营部：负责制定海外运营作业流程、操作规范等文件。 5.7.7研发部：负责制定技术文件、产品（含零件）技术标准。 5.7.8 品管部：负责制定质量控制和质量保证计划、质量验证计划、产品（含零件）检验规范、过程检验规范、工程验收规范、仪器与治具操作规范。 5.7.9生产部：负责制定生产工艺流程、作业标准、生产用工装和设备的操作规范和保 养规范。 5.8各类具体文件的审批权责： 5.8.1总经理：负责质量一、二阶文件、基础文件和管理文件（必要时）的批准。 5.8.2常务副总：负责管理文件的批准。 5.8.3管理者代表：负责质量一阶、二阶文件的拟制或审核，负责质量三阶文件的批准。 5.8.4 各中心总监：负责对由本中心起草文件的审核，参与其它文件的评审（必要时）。 5.8.5 各部门经理: 负责本部门相关文件的拟制或审核。 5.9 说明：本文件中所有权责人员变更后，其职责由该岗位继任者或代理人履行。 6.文件分类 6.1公司所有文件分为：内部文件和外来文件两类。其中：内部文件包括质量文件、管理文件、基础文件、技术文件、项目文件五类。外来文件包括业界标准、客户文件、相关国际组织标准及法律法规等。 6.1.1质量文件：指与产品质量控制有关的各类文件，如质量手册、控制程序、工