尋找資料.ppt

第 6 章 尋找、取代、排序與篩選資料 本章提要 尋找資料 取代資料 排序資料 篩選資料 尋找資料 當資料表中的資料變得很多的時候, 想找出某些特定記錄, 可不是件容易的事。假設我們的訂單資料多達數千筆, 此時想找出 標x 書店的訂購資料, 那該怎麼辦呢？這時 Access 的尋找功能可就發揮它的功效了。底下我們就來看看要如何尋找名為 標x 的書店。 尋找資料 請開啟書籍資料庫 (或開啟書附光碟 Ch06範例資料.mdb) 中的書籍訂單資料表, 並依下列步驟操作： 尋找資料 尋找資料 尋找資料 尋找資料 尋找資料 設定尋找方式 設定尋找方式 如果選取欄位格式比對搜尋多選鈕選項, 當日期欄位的格式為 yy/mm/dd, 就必須在尋找目標中輸入 92/03/01, 才能找到我們要的資料。若取消此項, 則是利用 欄位的資料類型 來尋找, 例如：顯示格式為 yy/mm/dd, 當我們輸入 92年3月1日, 會將格式轉換為 92/03/01 來尋找我們要的資料。 設定尋找方式 查詢列示窗, 有兩個選項, 我們可設定尋找的範圍, 如下所示： 設定尋找方式 符合列示窗, 我們可設定資料的比對方式, 例如要搜尋 風尚書店 這個客戶, 可設定下列 3 種符合條件： 設定尋找方式 1. 欄位的任何部份：只要欄位中有部份符合尋找目標即可, 例如我們輸入 風 或 尚 即可找出 風尚書店。 2. 整個欄位：尋找的目標必須和整個欄位的資料完全相同, 所以要輸入 風尚書店 才能找到 風尚書店。 設定尋找方式 3. 欄位的開頭：必須符合欄位資料中由最左邊開始的部份字串, 例如輸入 風、風尚、或 風尚書 都可找到 風尚書店, 但用 尚 或 尚書 則找不到 風尚書店。 設定尋找方式 搜尋列示窗,目的在設定搜尋的方向, 有如下 3 個選項： 設定尋找方式 1. 設定搜尋的方向是從 輸入焦點所在欄位 向上搜尋到第一筆記錄。 2. 設定搜尋的方向是從 輸入焦點所在欄位 向下搜尋到最後一筆記錄。 3. 設定搜尋的方向是從目前所在的欄位, 向下搜尋到最後一筆記錄, 再從第一筆開始搜尋到目前所在的記錄。 使用萬用字元來尋找 設定尋找目標時, 還可用萬用字元 * 及 ? 來代替。* 代表任何長度的字串, 而 ? 則代表一個中文字或英文字母。 我們以風尚書店 為例, 若搜尋目標設為下面這幾種, 均可找到 風尚書店： 使用萬用字元來尋找 但若搜尋目標設為以下幾種, 則會找不到 風尚書店： 取代資料 Access 除了能幫我們尋找資料外, 也能自動將找到的資料取代成其他的值。例如我們要將 風尚書店 改名為 流行書店, 那麼可執行『取代』命令來快速更改內容： 取代資料 取代資料 取代資料 取代資料 如果您不想全部取代, 則可將步驟 7 改按尋找下一筆鈕, 找出下一筆符合的資料。如果繼續按尋找下一筆鈕, 則表示不取代, 並移到下一筆符合的資料。 若按下取代鈕, 則會將目前找到的資料取代, 並移到下一筆符合的資料。如此便可只取代您想要替換的資料了。 排序資料 在資料工作表視窗中, 預設以主鍵欄位做為記錄的排列順序；如果沒有設定主鍵, 則會以資料的輸入順序作為排列依據。 排序資料 當然, 我們也可要求改用其他的欄位作為排序的依據, 例如： 排序資料 利用其他欄位排序的方法, 就是先選取要排序的欄位或將輸入焦點移到該欄位, 然後再按工具列中的遞增排序或遞減排序鈕。 從『資料工作表』設定排序 若我們想改用客戶名稱欄來排序： 從『資料工作表』設定排序 從『資料工作表』設定排序 從『資料工作表』設定排序 從『篩選視窗』設定排序 我們也可利用篩選視窗來設定排序, 請執行『記錄/篩選/(進階篩選/排序)』命令, 並依照下列步驟操作： 從『篩選視窗』設定排序 從『篩選視窗』設定排序 請執行『篩選/(套用篩選/排序)』命令或按應用篩選鈕： 多欄位的資料排序 Access 也允許我們同時利用多個欄位來作排序。例如：我們想了解各書店一次訂購最多的書籍, 就可利用客戶名稱及數量兩個欄位來排序。 延續上一節的例子, 我們再用同樣的方法將數量欄加入, 並設定 遞減排序： 多欄位的資料排序 多欄位的資料排序 請注意！在篩選視窗中設定排序時, 其優先順序是由左到右。就是先以最左邊的排序欄來排序, 若值相同時再以第二個排序欄來排序, 以此類推。 接下來, 執行『篩選/(套用篩選/排序)』命令或按應用篩選鈕後, 新的排序設定就會顯示到資料工作表中了： 多欄位的資料排序 調整排序的優先順序 假設要將客戶名稱欄與數量欄換位置： 調整排序的優先順序 調整排序的優先順序 使排序功能失效 設定排序後, 您可執行『記錄/(移除篩選/排序)』命令或取消選取應用篩選鈕來使排序失效, 讓工作表視窗回復原始的排列順序： 儲存排序 無論如何,