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商务部行政工作指引 编制时间： 年 月 日 修改时间： 年 月 日 发布时间： 年 月 日  商务部行政工作指引 1 一、 岗位职责 3 二、 办事指南 5 三、 相关规定及注意事项 9 （一）机票预订及结款注意事项 9 (二)“名流茶馆”预订流程及相关注意事项 11 (三)商务部着装注意事项 13 （四）关于五楼文印室使用及相关用纸使用的说明 14 (五)礼品种类明细 15 （六）要点须知 17 岗位职责 工作职责 具体内容 职责具体要求 周翼 礼品管理 部门所需的礼品的采购、领用登记及明细的汇总 礼品需求时按照部门要求发至给申请人，保证库存并做到汇总信息准确无误。 论坛管理 维护论坛中部门公告版块 每日查看及管理，按规定要求跟进发帖情况。 王苏娜 信息备案 线索商机编号的建立，线索分配、反馈及备案，商机备案 线索：收到线索后当日内建立，对线索填写进行审查并按制度要求进行分配及反馈。 商机：当日备案，备案信息要准确无误。 线索、商机的相关信息的变更、终止 当日及时更新，更新信息准确无误。 文件档案管理 合同的归档、登记、借阅 合同归档：当日内完成登记归档，登记信息准确无误。 合同借阅：当日内完成查找借阅。 销售项目档案的借阅 当日完成档案的查找借阅。 外部证据的归档、登记、借阅 外部证据归档：当日完成扫描、登记归档，登记信息准确无误。 外部证据借阅：当日完成查找借阅。 客户档案的归档、登记、借阅 客户档案归档：当日完成登记归档，登记信息准确无误。 客户档案借阅：当日完成查找借阅。 宣传册的领用登记 当日完成宣传册的领用登记。 部门内部管理服务器的维护 接收到更新信息后，当日完成服务器的维护。 数据统计 业绩考核中线索商机及预计到款的数据统计 接收到人力发的统计表后2个工作日内完成业绩考核数据的统计，统计考核数据的信息准确无误。 财务到款信息与商务人员的确认 接到财务到款信息后及时联络商务人员确认到款信息，并在1个工作日内将确认的电子版信息反馈财务。 每月汇总商务提交的预计合同和预计到款情况 每月前3个工作日接到商务人员提交的预计合同与到款情况后，1个工作日内完成统计，并提交给直属上级。 每月分析并汇总线索转商机数据 每月前2个工作日内分析汇总上个月线索转商机数据，并发给项目管控部，汇总信息准确无误。 质量认证 完成ISO9000文件整理 完成质量、环境、职业健康安全三体系认证的内审、外审 公司进行体系认证的内审、外审时，审核当日，按照审查要求完成受审工作。 白慧美 资产管理 部门内办公家具、办公设备、办公电脑的管理维护 对部门资产做好保管监督，定期按要求进行维护。 文印室纸张、卫生环境的管理维护 每日不固定时间检查维护，确保文印室干净整洁，无废纸杂物。 每月低值易耗品的统计汇总 每月10日前完成提交，对限量用品进行筛选提报，在保证每月用量的前提下提报需求。 绿植的维护 每周1-2次除叶、浇水，保持绿植的完好。 论坛管理 维护论坛中生活版块版块，跟进发帖情况 每日查看及管理，按规定要求跟进发帖情况。 商务资源管理 商务资源的汇总共享及管理 有相关信息随时更新完善达到信息共享。 日常事务管理 定期统计名片印刷数量 每月月初和月中分别2次按需求统一汇总印制名片信息，并确保信息准确无误。 监督部门内卫生情况及着装情况 每日早9：00前检查卫生及着装，保证部门卫生清洁、着装符合公司整体要求。 预定机票、机票信息的登记、联系航空公司定期进行机票结款 按照需乘坐的航班信息及时预定机票，并实时登记，保证信息准确无误，确保在规定时间内完成结款。 快递的登记、收发 随时登记，每日下午16：30前送至前台 景欣 招投标工作 制作招投标文件、打印、装订及盖章 按照招标文件的要求和时间节点编制标书及后期的打印、装订、盖章等工作，制作的文件要准确无误。 招投标网站的申请及维护工作 中国采购与招标网：按时完成网站的续费工作 国网招投标网：定期维护密码，保管电子密钥，做到出入留痕。 天津市建筑市场监管与信用信息平台：保管电子密钥，做到出入留痕。 李婷 新员工培训 对部门新入职员工进行部门管理规定的培训 新人入职后三个工作日内完成新人培训 代理商事宜 与代理商沟通项目事宜，按规定走流程 及时沟通项目事宜，按制度要求完成表单流程。 论坛管理 维护论坛中商务资源版块，跟进发帖情况 每日查看及管理，按规定要求跟进发帖情况。 日常事务 登记部门员工借款信息，定期发至部门员工借款情况并催促还款 及时登记借款信息，登记信息准确无误。和财务对接部门员工的借款情况