管理体系文件的编制规定详解.docVIP

页　码　　　2/　　　　　管理体系文件　　　　文件编号 修改码　　　0　　　　　　编写规定　　　　　　版本号　 前言 本规定主要规定了文件的基本结构，编写要求和印制要求。给出了有关表述的一些样式，提供了文件发布的格式和字体字号。 本规定代替了《质量体系文件编写规定》，扩展了适用范围，改变了文件封面和各页面的要求。增加了职责的要求。增加了文件的编排格式和印制要求。 本规定代替文件《质量体系文件编写规定》于 年 月 日发布第1版。 页　码　　　3/　　　　　　管理体系文件　　　　文件编号 修改码　　　0　　　　　　编写规定　　　　　　版本号　 目的和适用范围 为统一规范质量管理体系文件编制工作，特制定本规定。 本规定适用于质量管理体系管理性文件的编写、印制。其他文件的编写亦可参考本规定有关内容。 规范性引用文件 术语 概述性要素 标识标准、介绍其内容、背景、制定情况以及该文件与其他文件的关系的要素，即标准的封面、目次、前言和引言等。 规范性要素 要声明符合文件规定而应遵守的条款要素。 必备要素 在文件中必须存在的要素。 补充要素 提供附加信息，以帮助理解或使用文件的要素，即文件的资料性附录、参考文献和索引等。 可选要素 在文件中不是必须存在的要素。其存在与否视文件的具体需求而定。 要求 表达应遵守的准则的条款。 条款 规范性文件内容的表述方式，一般采取陈述、指示、推荐或要求等形式。 职责 集团公司办公室是文件编制的归口管理部门。负责制定文件编制的规定，并组织实施，对文件编制的规范性进行检查和指导。 文件编制单位对文件编制的规范性负责。 管理内容和要求 文件的基本结构和内容要求 文件一般由概述性要素、必备要素和补充要素构成。　 　　 页　码　　　3/　　　　　管理体系文件　　　　文件编号 修改码　　　0　　　　　　编写规定　　　　　　版本号　 封面 概述性要素　　　目次 前言 引言 范围（也可以是：主题内容和适用范围或目的和适用范围） 　　 　　　　　　规范性引用文件 　　 　　　　　　术语、定义 规范性要素　　　职责 　　　　　　　　管理内容和要求 　　　　　　 规范性附录 修订状况记录表 补充要素　　　　资料性附录 　　　　　　　 5.2　文件各部分的内容要求 5.2.1　封面的构成及要求 每个文件均应有封面。封面由单位名称、文件类别、文件标题、文件编号、版本号，文件编写人、审核和批准人，审核和实施日期、发放号、受控标识等组成。 单位名称：质量手册、程序文件、集团公司级作业文件，使用“　钢铁集团有限责任公司”。二级单位的作业文件使用“　XXXXX(本单位全称)”，如“　第四轧钢厂”等。 文件类别分为：程序文件、作业文件。 版本号采用从1开始的阿拉伯数字顺序编起。 标题见5.2.5条款。 受控状态标识使用红色“受控”印章标注。 审核和实施日期标注形式为：XXXX（年）－XX（月）－XX（日）。年月日均使用阿拉伯数字表示。 发放号采用从1　开始的阿拉伯数字顺序编起。 封面的示例见附录A。 5.2.2　目次 目次为可选要素。如果需要，可设置目次。目次所列的内容和顺序为： ――前言； ――章； ――带有标题的条；“术语和定义”一章中的条不在目次中列出。 ――附录。 ――目次的标注形式：左边为目次内容，右边为页码，内容与页码间用“………”相连。 5.2.3　前言 前言为可选要素。前言表述本文件的主要内容。说明与前一版本相比的重大变化。说明本文件与其它文件的关系。说明历次版本的修改发布情况。前言不应包含要求、图和表。 5.2.4　引言 引言为可选要素。需要时，用来说明编制文件的目的或依据。 页　码　　　4/　　　　　　管理体系文件　　　　文件编号 修改码　　　0　　　　　　编写规定　　　　　　版本号　 5.2.5　标题 标题为必备要素。由管理对象和业务特性两部分组成。标题应力求简练，准确表示出文件的主题。 注：若文件为文件修改单，标题则为“关于《XXXXXX（原文件标题）》的修改单第X号”，其中，第X号表示该文件的修改次数。 5.2.6　范围（主题内容和适用范围或目的和适用范围） 范围为必备要素。“范围”或“适用范围”应明确表示文件的对象和所涉及的各个方面，由此指明文件的适用范围。必要时，可指出文件不适用范围。范围的文字简洁，不应包含要求。 “主题内容”应指明文件的主要内容。 “目的”应说明编制文件要达到的目的。 5.2.7　规范性引用文件 规范性引用文件为必备要素。应列出文件中引用文件的目录。引用文件可以注日期引用，也可以不注日期引用。 ――如果引用文件其中特定的要素，则应注明日期引用，应给出文件的发布年号和准确名称。 ―