Outlook2002.ppt

在校生第二專長班 Outlook 2002 黃鈴玲E-mail: lhuang@.twURL: .tw/~lhuang Outline Outlook 2002 的視窗操作 電子郵件及通訊錄 約會與行事曆、工作管理 會議規劃、電子投票 電子日誌、記事 多人共用Outlook 檔案備份 Outlook 2002 的視窗 不同功能的視窗 (Outlook 功能區)： Outlook 捷徑： 我的捷徑：草稿、寄件匣、寄件備份、日誌 其他捷徑 電子郵件設定 Outlook 功能比 Outlook Express 強 新增與修改帳號：「工具/電子郵件帳號」 伺服器類型：POP3內送郵件伺服器：電子郵件帳號的伺服器外寄郵件伺服器：電子郵件帳號的伺服器 或  電腦所在網域的郵件伺服器 「工具/電子郵件帳號/其他設定/…」「一般」：帳號易記名稱「進階」：可在伺服器上保留一份郵件複本 電子郵件設定-2 Outlook視窗的「工具/選項/偏好」裡可設定 「電子郵件選項」，決定電子郵件的處理方式。 Outlook視窗的「工具/選項/郵件設定」裡可設定 電子郵件帳號及目錄 (資料夾) 傳送接收方式 郵件儲存設定 Outlook視窗的「工具/選項/郵件格式」裡可設定： 郵件格式（可用 HTML 格式或用 WORD 編輯郵件） 信箋與字型 簽名 電子郵件使用 傳送及接收、撰寫、附加檔案、回覆、轉寄、刪除 郵件標題下載（在網路速度慢時，快速處理垃圾信的方法）： 「工具/傳送接收/使用標題/從標題下載/選帳號」 郵件以 圖示標示，表示只下載標題 在處理的郵件上按滑鼠右鈕，選擇處理方式：「標示為下載郵件」-- 郵件會完整下載「標示為下載郵件複本」 -- 郵件會完整下載並在伺服器　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中保留複本「刪除」-- 郵件會直接從伺服器刪除 進行處理： 「工具/傳送接收/使用標題/ 處理已標示標題於/選帳號」 電子郵件使用-2 編輯郵件時，「選項」鈕可： 設定郵件的重要性、敏感度、安全性 進行電子投票，索取郵件的傳送回條及閱讀回條 　(郵件傳送後會儲存在「寄件備份」裡，一段時間後選取該郵件可進行追蹤） 使用「密件副本」寄發郵件（避免收件者知道這封信還寄給哪些人）：將收件者放入密件副本欄位 電子郵件管理 將郵件移動到指定的資料夾： 在收件匣新增資料夾：「檔案/新增/資料夾」 將郵件按滑鼠左鍵拖曳到新資料夾的捷徑 收件匣的工具列上有 組合管理鈕，提供四種整理方式： 使用資料夾：可建立規則 使用色彩：可將寄件者用色彩分類 使用檢視：選擇不同的檢視郵件方式 垃圾電子郵件：將特定帳號的郵件用某種顏色標示 將郵件標示成「待處理」或「未讀取」 電子郵件管理-2 設定自動接收郵件的時間：「工具/選項/郵件設定/傳送接收」 重新郵寄信件：從「寄件備份」中選取郵件，按兩下後，「執行/重寄這個訊息/傳送」 通訊錄 建立連絡人：直接從郵件的寄件者處按滑鼠右鈕建立，或在Outlook視窗新增 建立通訊群組：在Outlook視窗新增 將通訊錄匯出成檔案：「檔案/匯入及匯出/匯出至檔案/Comma Separated Values (Windows)/連絡人/…」 建立連絡人子資料夾：「檔案/資料夾/建立子資料夾/連絡人」，及搬移連絡人至子資料夾 vCard：一種便利的電子名片卡，可將連絡人的資料以 vCard 格式郵寄給他人，收到的人可以直接將資料轉入連絡人資料夾中 行事曆 不同的檢視方式： 選擇日期：「檢視/到/到指定日期」 「約會」：有確切的執行時間「要事」：記錄重要事情的備忘，會加方框顯示 列印：「檔案/版面設定/…」 新增假日：「工具/選項/偏好/行事曆選項/新增假日/台灣」 建立週期性約會：在該約會視窗選「週期性」按鈕 行事曆-2 用不同顏色標示約會：在「約會」或「要事」上按滑鼠右鈕選「標籤」及顏色 把約會項目 e-mail 給別人，別人在開啟後可直接變成他的約會項目：在該約會視窗「執行/當成 iCalendar 轉寄」 行事曆可以輸出成網頁：在行事曆視窗選「檔案/另存成 Web 網頁」 工作 利用工作功能，可以將計畫、任務等工作列入管理，以便指派任務及追蹤工作進度 以色彩來標示工作狀態：「工具/選項/工作選項」 指派工作任務：在該項工作的視窗按「指定工作」鈕…，寄出郵件 接收工作任務：對方收到郵件後，可選擇「接受」或「拒絕」該項任務 傳送工作進度報告：在該項工作的視窗內設定「狀態」及「完成%」後，選「執行/傳送狀態報表」 工作-2 檢查工作進度：開啟 傳送工作進度報告