电子邮件的写作技巧.要点解析.ppt

当你回复别人发来的问卷或评论时，如果你不打算把你的回复发送给所有收到这封 邮件的人，就不要使用“全部回复”功能。 在类似情况下，盲目抄送信息是邮件使用中存在的常见问题。垃圾邮件泛滥的原因 之一就是，我们有时会把邮件抄送给那些与被讨论的问题不相干的人。 当你提出一个非常有争议的话题，而且你必须把这封邮件发给多个人时，你必须 考虑一下，你是否希望所有收件人都能给其他收件人回复。 常见的邮件错误 错误12：发错邮件 错误13：引起多方争论 常见的邮件错误 错误15：长篇大论 如果你想表达的意思在一页纸上写不下，并且不想发送附件，我建议你打电话。 错误16：在愤怒时发送信息 永远不要在愤怒时给你的客户发邮件。 错误14：言行古怪 邮件有个很有趣的特点：它很容易让人产生误会。 在单机“发送”按钮之前，你要反复阅读你写的东西。不要让对方觉得你很古怪。 在邮件的世界里，你无意中说得一些话就足以让对方认为你是一个怪人。 不要使用反语或带有讽刺性的语言，要确保你所写的东西不会让人产生误会。 附注：交流的多种手段 作者在这本书中有一个突破性发现： 人类有7种不同的智能 我们依赖七种不同的智能，而不是其中一种，而每个人的每种智能都是不同的 霍华德·加德纳 著 霍华德·加德纳 著 基于上述观点，邮件这种交流方式并不能充分利用人的智能系统。 事实上，它只利用了加德纳博士所列举的智能系统的很小一部分。 1. 语言智能 这种智能与我们如何使用语言有关。那些天生的作家在这方面是有 天赋的。很明显，当你写 电子邮件时是需要利用 这种智能的。 2. 音乐智能 　　 　　加德纳博士指出某些人在乐感方面比较突出 3. 数理逻辑智能 　数理逻辑智能突出的人对抽象的事物比较敏感， 善于探索和发现新事物，善于分析、分解和解决问题 4. 视觉和空间智能（这种智能能使人理解空间事物） 人类的7种智能 5. 身体运动智能 这种智能与人的身体活动及维持身体平衡密切相关 6. 自我认识智能 这种智能对于曾经写过或收到过情书的人来说是比较熟悉的，它与表达感情和感 觉相关联。想象一下伟大的诗人、作 家和剧作家取得的巨大成就，你就 知道这种智能的潜力有多大。 7. 人际关系智能 不要把这种智能与自我认识智能混淆，因为后者指的是个人内心的情感和感受，然而人际关系智能指的是与他人的关系。人际关系智能高的人大多会成为强有力的领导。 加德纳博士的理论体系能够使我们更好地了解人的思维，也是我们意识到采用多种交流方式的必要性。 对于一些人，或者是大部分人来说，面对面的交流和语音交流是他们智能系统的不可或缺的组成部分。 电子邮件的写作技巧 人力资源部 2014/12/24 员工职业化系列自学课程 电子邮件的逻辑很重要 1 一封糟糕的电子邮件 主题：我们的执行报告及相关材料 米勒先生：您好! 我是纽约ABC互动传媒的销售助理迈克。通过对贵公司和我公司共同的潜在客户群进行仔细研究，我公司创建了一份评估及执行报告。这份报告有多种不同的格式，希望您有时间看一下。贵公司是个很大的零部件生产商，在我们的客户群中，也有许多零部件厂商及相关企业，我公司为他们提供零部件装配服务（Century Manufacturing 就是其中之一，该公司也是贵公司的供应商，他们的业务经理肯·斯坦内建议我与您联系）。我公司的网址是（支持Microsoft Outlook 和 Mozilla F2irefox），您在网站上能找到更详细的信息。登录该网站，单击“客户列表”菜单栏。浏览第16个项目——曾经合作过的零部件企业。单击此图标，可以看到我将要和您讨论的公司的列表。关于这些公司，我希望能有机会和您讨论一下。我希望您能尽快与我电话联系，也希望能有机会就这些公司的情况与您交流意见。我的电话是606-555-5555。 另外和您说一下，我们的客户参考资料质量很高，如果您能尽快联系我，我相信您肯定不会失望的。 迈克·康韦 原稿 在上面这封邮件中，如果你单击了“发送”按钮，收信人此生就不会再打开你发送的其他邮件了。 进一步说，假设他通过你发送的冗长的邮件记住了你的名字的话，这个人就再不会与你打交道了。 在这封邮件中，你是否注意到一条重要的信息“肯·斯坦内”——最有可能使收信人做出积极回应的信息，被深埋在了最不可能被繁忙的执行总裁发现的地方。 电子邮件的逻辑很重要 主题：肯·斯坦内 就职于Century Manufa