秘书实务精要.doc

高级秘书职业规范 上班规范： 提前十分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，愉快地说：“早晨好！”然后做下列事情： 用吸尘器清洗地毯，打扫房间。 开窗透气。擦抹办公桌椅等用具，给电话机听筒两端消毒。 为办公室内花卉植物浇水，整理枯叶。 清除纸篓内的纸屑。 检查审视墙壁饰物是否端正。 调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角度，使之保持一致的角度。 把日历翻到当天，检查时钟是否准确。 把盖章用的橡皮印调整至当天。 把报刊杂志堆放排列整齐。准备好各类办公用品 把日程表和必要的文件资料、当日报纸放在上司桌上，准备好茶水。 换上职业服装。开始工作。 下班规范： 下班时推迟十分钟离开办公室。当上司和同事离去时，一一和他们告别，同时完成下列事情： 将手头尚未完成的工作整理一下，按主次放好，以便次日一开工就能投入工作继续做下去。 换下职业服装。 关闭所有办公设备（除传真机外），切断电源，抽屉、柜橱门、窗，再仔细检查一遍，确认无误后，锁门离开办公室。 第一章办公室管理和日常事务 办公室环境管理、办公设备和用品的管理、印信管理、公车及会议室管理、电话处理、邮件处理、值班工作等 第一节办公室环境管理 一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 一、办公室环境布置和维护 （一）开放式办公室与封闭式办公室 开放式办公室 开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。 封闭式办公室 封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。 办公室类型　 　　优点 　　缺点 开放式 1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工3、易于沟通，便于交流4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备 1、难保机密2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间 封闭式 1、比较安全，可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用 1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独 办公室布置的原则 适用　方便　安全　整洁　美观 1按工作流程和职位进行布局，节约空间成本，缩短工作流程，方便人员沟通。 2接待客户区域应位于靠近门口的位置，便于接待； 3公共设备使用区远近适当，办公用品的放置应便于使用。 4将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。 5采光良好、充分利用自然光线。 6个人工作区大小适合，有利于人体的舒展。 7办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式。 8使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。 9办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。 10走道上不要放置有碍行走的物品。 11室内照明灯光应统一。空调温度应保持在２０－２５度之间，湿度应保持在５０％。 （三）维护责任区的整洁有序 1、 经常清洁整理责任区 个人工作区；公用区域；由你辅助的上司的办公区域 一切以方便工作，提高效率，同时又令办公环境美观清洁整齐安全为宜。再加上你个人的顺手习惯与品味。 本人使用的办公用品和设备摆放 专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。 自用的办公文具、用品中、零散物件应有序的放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排； 常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，必威体育官网网址的文件和不常用的文件夹应放在文件柜里； 公用资源摆放 文件柜里的公用文件夹应整齐有序的摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用； 公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位； 一些常用的公用物品中，如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回，不给他人带来不便； 接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。 二、办公室环境的安全管理 （一）识别工作场所和常用设备的隐患，进行安全检查 （二）做好紧急情况的应对和事故记录 1、办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 办公建筑隐患（如：地、墙、天花板、门、窗中的隐患）；