会议室使用管理办法分析报告.ppt

会议室使用管理办法   大纲 第一章：目的 第二章：会议室用途 第三章：会议室使用规定 第四章:会议室使用程序 1、申请流程 2、使用流程 3、交换流程 4、会议室使用流程图 附件：会议室预约使用登记表 第一章：目的 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明 确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议 室的使用作如下规定。 第二章：会议室的用途 公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘 面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛 活动等，不做其它用途。 第三章：会议室使用规定 1. 会议室由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、绿 植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。 2. 部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向行政部提出申请并填写《会 议室预约使用登记表》，经行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经行政部负责人同意。 3. 负责会务人员需提前至前台领取钥匙，打开会议室门。需要使用音响、投 影设备的，需要提前进行安装调试。 4. 使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必须礼让已申请使用会议室的部门或个人。 5. 按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。 6. 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应礼让公司层级的重要会议。 7. 为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。 8. 部门及个人应按预约的时间使用，不许超时使用。如需延长使用，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排给了其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。 9. 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施、安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备，用后应及时整理，保持会议室整洁[按6S标准（包括白板檫干净，白板笔盖好，桌椅、设施设备还原，地面室内卫生等）]。离开时关闭电源、空调，锁好门、窗，将门钥匙交还办公室。 10. 会议室内所有配置、设备等，用后不能带走。会务人员必须管理和维护室内设 施和物品，任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或 转作他用。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。 11. 会议室内本公司员工不允许抽烟，不能往会议室窗台及窗外丢东西。违者发现一次罚款50元。 12. 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请 四、程序 1、申请流程 1）部门或个人至前台查询会议室的使用状况； 2）部门或个人提出申请，经前台登记确认后记录在《会议室使用登记表》上； 3）部门或个人按时间使用会议室。 2、使用流程 1）部门或个人按会议室使用规定使用会议室； 2）部门或个人自行制定人员安排会务工作（公司级或重要接待除外）； 3、交换流程 1）部门或个人使用完毕后，总经办人员有权检查会议室，发现不 按规定使用的，及时要求部门或个人改正； 2）如部门或个人拒绝改正，将根据本规定对责任人作出处罚： ①负责会议室清洁卫生一星期； ②如造成经济损失的，照价赔偿； ③经劝说后仍未自觉遵守各项规定，将停止其继续借用会议室。