会议管理课件分析报告.ppt

如何进行有效的会议 提供一些基本要素： 充分的准备：4W要素（Why、When 、Who〈领导、主持人、记录〉、 Where ），座位安排、准备会议用品及资料语 明确的目标：会议目标应现实、集中、易于评估 具有相关技巧的会议主持 会议应准时开始和结束 遵循事先安排好的会议议程 就某项行动作出决定，并对今后的进程达成一致 跟踪会议决定的执行情况 议题转换前先作出决议 全体参与，百家争鸣 澄清议题中的限制条件，如上级的决策 ，资金的限制等 1、如何做好会议前的准备工作 技能描述 确定会议沟通目标 合理安排会议议程 挑选与会人员 合理安排会务 （1）确定会议召开的地点。 （2）调配会议的设备。 2、如何成功地开始会议 准时开会 介绍与会人员，并表示欢迎 制订或者直接宣布会议的基本规则 技能描述 分配记录员和计时员的责任 会议的基本规则是会议中行为的基本准则，应制订诸如 “不允许跑题”、“聆听每个人的发言”等 思考讨论 请回忆一下，在您主持会议时，您所做的开场白是否 成功的几率比较大，在哪方面还有疏漏？您将如何改进？ 3、如何成功的开始会议 指出会议主题 技能描述 恰当引导会议 会议主题表述要直接，而且时间越早越好，一般开场完毕直接表述主题。 ☆ 注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁者让沉默寡言、害羞的同事也发言，同时控制插话者和独裁者； ☆鼓励、正面对待每个人的问题； ☆及时防止某些人对别人武断的指责和攻击； ☆强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的决议； ☆在白板纸上作记录； ☆当你感受到某个人要发表意见时，应以目光接触以示鼓励； ☆从简单的议题到复杂。 4、如何圆满地结束会议 总结会议内容 技能描述 回顾会议议程 让与会人员总结发言 对会议进行评估 向与会人表示感谢 对会议策划与会议结束进行简短的评估，明确这次会议到底解决了什么问题，是如何进行的，与会者从中获得了什么。 实践练习 在会议结尾时，您是否有如下的不当之举，如果有，应如何改进？ 1.总结会议内容时过于烦琐，没有突出已经决定的重要事项。 2.会议结尾时，往往忽略会议议程，总是草草结尾。 3.在做会议总结时，只顾您一个人滔滔不绝，而没有给其他与会人员 充分发言总结的机会。 4.从来不对会议的进行情况评述。 5.会议结尾时，常常忘记对与会人员表示感谢，只是简单地以“散会”或者“今天的会议到此结束”来作为结束语。 1、总结会议的内容及取得的成果 2、承诺跟踪计划的执行 3、强调分享不同观点的重要性 4、恭祝会议的成功 5、感谢大家的参与和贡献 5、如何灵活应对会议的困境 当有人试图支配讨论的局面时 技能描述 当有人想争论时 当有人和身边的人开小会时 当有人习惯性跑题时 (1)其他人要在适当的时机提醒他，要求他听听别人的意见。 (2)可以针对讨论的核心内容提一些比较直接的问题，以调动其他与会者积极发言。 (3)如果以上两种方式没有奏效，你可以在会议的休息时间找这人谈一下，以理服人，以情动人。 (1)保持冷静。 (2)通过提问的方式直接向想要争论的人发难，从他的回答中引出其错误一面，征得其他人员支持。 可以运用FAST法来应对：F（Focus），A（Affirm），S（Suggest），T（Try）。 练习 请依据您的理想完成下面的连线题： 1.您想令讨论更加热烈 2.您想打断某项讨论 3.几个与会者在开小会 4.两名与会人员就一个 观点发生争执 5.与会人员问了您一个 难以回答的问题 6.您想知道自己是否是个 成功的会议主持者 A.请每位与会人员总结其他人的发言 B.问与会人员一个开放性的问题 C.询问与会人员的反馈意见 D.问与会人员一个具体的问题 E.把问题转回给与会人员 F.请某个与会人员总结讨论 耳语 ·集中注意力 ·分享讨论问题 ·会议休息交流其原因 独裁者和万事通 ·站到其座位旁边 ·感谢其贡献，并邀请其他成员发言 ·改变成员角色，并请求他们耐心 听取别人的意见 沉默 ·体会沉没的原因 ·询问一些容易得出结论的 问题，并加以鼓励 ·休息与其交流 跑题 ·经常小结，利用白板纸和日程 表进行重点记录结束会议的技巧 ·提示议题的转换 卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：我们为什么要召开这个会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了澄清我们应该做些什么？他会在事前想清楚会议目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须真正有所贡献。 有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要求达成的贡献。同时，