雅居乐物业档案管理培训课件详解.ppt

L:\EPS\Roadshow\Elegance (5303731)\Elegance_Template_1.ppt 第一章 什么是档案 第一章 什么是档案 第一章 什么是档案 第一章 什么是档案 第一章 什么是档案 第二章 为什么要管好档案 第二章 为什么要管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 第三章 怎样管好档案 1.定义： 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件 指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。 2.电子文件管理要点：收集齐全、本末不漏、脱机保存、适时检测、有效标识、及时归档 3.电子档案管理要点：按件（张）整理、目录完整、妥善保管、小心利用 第三章 怎样管好档案 1.实物档案分类 2.实物档案管理要点：次年归档、按件整理、参见互联、标识明了、专柜保存 档案统计 指标体系 档案 数量 统计 档案 管理 统计 档案 利用 统计 综合统计 专题统计 人员统计 设备统计 用量统计 用户统计 分类统计 环境统计 鉴定统计 整理统计 档案 辅助 统计 3.6.1档案统计指标体系 方案 调查 整理 分析 程序 档案统计 指标分析 归档率 U 查准率 Z 完整率 V 准确率 W 查全率 Q 3.6.2档案统计指标分析 U=（U1+V1）/（U2+V2）×100% V=R1/R2×100% Z=Z1/Z2×100% W=W1/W2×100% Q=Q1/Q2×100% 3.7.1档案利用概述 树立服务意识 利用前提 配备服务设施 建立检索体系 主动性 利用要求 针对性 及时性 多元化 必威体育官网网址性 熟悉馆藏，了解需求 用户分类，需求分析 熟悉流程，前端介入 方式多元，内容多元 用户分类，秘密分级 在恰当的时间，以恰当的方式， 将恰当的档案提供给恰当的用户 利用宗旨 利用方式 提供原始档案 提供一次信息 提供二次信息 阅览 出借 复制供应 电话查档 网络查询 咨询 编研 3.7.2档案利用方式 3.7.3档案利用需求分析 综合 迅速及时 项目专业信息、标准化文件、专利等 针对性强内容具体 工程技术人员 综合 综合 工作关联度高的内部信息 具体详尽实用性强的信息 中基层管理人员 委托（适合主动上门服务） 紧急（针对性强筛选加工信息密度高） 政策性和分析论证文件，决策方案决策依据反馈意见等 综合性、可靠性强，涉及面广 决策人员 利用方式 利用时间 利用内容 利用范围 利用人员 3.7.4档案利用审批程序 ⊙ 主管副总裁（区域/项目负责人） ⊙ ⊙ 行政负责人 ⊙ ⊙ ⊙ 部门负责人 机密绝密 秘密 普通 要素 内部利用 ⊙ （集团 行政中心负责人）⊙ 主管副总裁（区域/项目负责人） ⊙ ⊙ ⊙ 行政负责人 ⊙ ⊙ ⊙ 对口部门负责人 机密绝密 秘密 普通 要素 外部利用 3.8.1档案必威体育官网网址办法 整理 按件整理，便于利用 保管 严守库房、重点监控、专题索引、调整密级 利用 利用审批、勤于监督、出借谨慎、及时归还 过 程 保 密 人员必威体育官网网址 树立必威体育官网网址意识 牢记必威体育官网网址要务（422） 签定必威体育官网网址协议 泄密必将追究 把好门、守住口、记于心 3.9.1设备档案管理概览 一般为一份原件 归档份数 随时归档 归档时间 1.按设备单体组卷 2.一次性购大量同类设备且价值不高可合并组卷 3.以《技术类文件整理规范》为整理标准 整理 四同步： 1.申报与预立卷同步 2.开箱与随机资料归档同步 3.验收与安装资料归档同步 4.改造与补充资料归档同步 原则 1.满足固定资产额度 2 .购置安装调试使用维护改造报废全过程