第五章会议沟通精要.pptVIP

第五章 会议沟通 经常困惑人们的会议沟通问题 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 会议过程控制 宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会（建国大业） 控制讨论进程 遵守预定时间 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。 会后工作 会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查 不开会的原则 如果已经有每周的例会 如果会议的成本过高 如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人 如果必须把信息同是传达给很多人 如果需要当众表扬或批评一些人 如果要让多些人参与决策的问题 如果需要听取部门汇报工作 如果要给小组委派任务 会议文件 会议议程 会议记录 会议议程的设计原则 表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料，提前沟通 会议议程的设计步骤 突出问题，（汇报的先后顺序策略） 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程 会议记录 会议名称 地点、日期 起止时间 主办者 出席人员 缺席人员 会议主席致开幕词并宣布会议议程 会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点 会议记录必须注意 充分了解会议主题、目的及议程 可以采用多种记录方式 紧跟会议进程 及时确认要点 避免主观意识 会后及时打印并校对 会议中的角色 会议主持人 会议秘书 其他与会者 案例：会议主席角色分析 主持人的素质 思维清晰敏锐 善于言词表达 良好的沟通能力 积极倾听的能力 较强应变能力 很好的分析能力 公正公开 幽默 主持人的主要职责 做好会前的准备 宣布会议准时开始 提出会议的议题 控制会议进程 总结会议 追踪会议的结果 会议秘书的职责 准确记录会议要点 发放会议纪要 确认执行人、完成时间以及所需资源 在主持人右手落座 其他与会者 明确会议目的 了解会议内容 作好发言准备 遵守会议制度. 会议沟通中常见的障碍 外在环境 传递过程 语言 影响会议成效的因素 会议时间不当 会议目的不明确 会议持续太久 简单问题复杂化 发言者过于健谈? 例如：波长技术 有意识地使用身体语言 小心使用术语 坦白承认自己地感受 观察对方地举止地时候头脑要开放 繁忙的周一OR周五下午 会议时间冲突 已经有约在先 准备不充分或根本来不及准备 有效会议的策略 会议沟通的技巧 会议实例（掌握会议完善流程） 会议的有效改善 1、谁参加（参加的人分为必须参加；随意参加） 2、谁主持：导言人、主席、观察员共同主持 会议的有效改善 3、谁控制 4、谁先发言 会议的有效改善 5、谁负责及谁追踪 确定具体负责和追踪的人 6、谁在浪费时间 7、谁结论：没有解决的方法，门不准打开。没有更好的解决方法，就用“主持人”的方法。 导言人——主席——观察员 “2009年战略管理国际会议”（2009ICSM）在工商管理院召开 ??发表日期：2009年6月27日?? ?? 作者：工商管理学院 ????【编辑录入：xyxw】 由四川大学、美国明尼苏达大学、荷兰知识集约型创业研究所、亚太地区自然环境保护机构共同主办，四川大学工商管理学院、四川大学战略与发展研究中心承办，四川省九寨沟县、中国民航总局第二研究所协办的“2009年战略管理国际会议”（2009 International Conference on Strategic Management）于2009年6月25－30日在四川大学和九寨沟成功召开。 出席本次会议的有四川大学副校长石坚教授、中国人民大学研究生院副院长徐二明教授、美国明尼苏达大学旅游管理中心主任Ingrid Schneider博士、企业资源学派创始人Jay B. Barney教授、安徽财经大学副校长陈忠卫教授、四川大学工商管理学院常务副院长杨江教授、四川大学工商管理学院副院长徐玖平教授等，还有来自中国、美国、挪威、泰国、日本、罗马尼亚等世界各地的知名专家、学者参加了本次会议。开幕式在欢快的音乐声中开始，四川大学副校长石坚教授代表主办方四川大学校领导致辞，对参会代表表示了热烈的欢迎。中国人民大学徐二明教授作为两届战略管理国际会议的学术委员会主席，高度肯定了上届会议（2007年战略管理国际会议）的成绩，并表示对本次会议寄予厚望。 在为期两天的会议中，企业资源学派创始人Jay B. Barney教授、中国人民大学徐二明教授、美国明尼苏达大学旅游管理中心主任Ingrid Schneider博士、首都经