okCOP601A行政管理控制程序0709.docVIP

行政管理控制程序 文件编号：城（管）002 文件版本：A 批准人：______________ 职务：总经理 生效日期：2005年月1日 目 录 总则 工作计划管理 日常事务管理 第四章 行政事务管理 第五章 行政文件管理 第六章 会议管理 第七章 环境管理 第八章 相关文件 第一章 总则 本程序目的 用于规范公司行政管理活动，保障有序、高效地运作。 本程序适用范围 公司所有部门工作计划、日常事务、行政事务、日常文件管理、会议管理、环境管理等活动。 定义 计划是对行动的预先设计，它是在决策目标的指导下，以预测工作为基础，对实现目标的途径出具体安排的一项活动 第二章 工作计划管理 计划管理组织 总部设立计划管理部门，统一管理全公司的各项经营计划、专项计划。 各业务经营单位/部门，应根据计划工作的要求配备专职(或兼职)的计划人员，加强综合计划管理。 计划的种类 计划按不同的表现形式，可分为目标、政策、规划和预算等几种类型。 计划按内容分为《专项计划》、《综合计划》。专项计划包括《项目计划》、《质量计划》等专题的计划，《综合计划》包括《个人工作计划》、《经营计划》等综合性计划。 计划按期限分为长期规划（3-5年）、年度计划、短期计划（周、月度、季度）。 计划管理的原则 计划管理过程是PDCA，即“PLAN-DO-CHECK-ACTION”。 计划控制的基础是定期和不定期的检查，以及计划指标的统计。 计划制定的步骤 计划制定的步骤包括：估量机会、制定目标、确定方案等三方面。 估量机会，在计划工作开始之前就着手进行，应针对将来可能出现的机会、外部市场环境、内部竞争力优势、上级指示考虑计划的前提、实行的时机及必要条件等。 制定目标，按照机会分析，制定计划目标并数字化。 确定目标的内容，如年度计划的目标，月度计划的目标。 确定目标的顺序，按目标的重要性及紧迫性确定目标顺序。 选择适当的目标时间，根据实现目标的内容及顺序确定完成时间。 确定目标要有明确的数字指标和价值，以便于执行及考评。 确定方案，比较各种方案，选择可行的计划，并依照主计划制订辅助计划。 要特别注意发现每一个方案的制约因素或隐患。在评估时，即将一个方案的预测结果和原有目标进行比较时，既要考虑到有形的可以用数量表示的因素，也要考虑到无形的不能用数量表示的因素。要用总体的效益观点来衡量方案。 如果计划完成需其他条件，需制定派生计划即分计划。 计划必需包括的要素可用“5W1H”来表示（做什么What、为什么做Why、谁来做Who、何时做When、做到什么程度Which、怎么做How）《长期规划》是确定公司未来发展方向和奋斗目标的战略计划，通过年度计划的安排逐步实现，其主要内容包括下列几个方面产品的发展方向发展规模技术发展水平，技术改造方向经指标将要达到的水平组织、管理水平的提高和安全环保等条件的改造工教育培训及文化设施建设源及原材料的节约《长期规划》编制的主要依据经济发展的需要国内外科学技术必威体育精装版成就和发展趋势公司的生产技术条件技术改进、引进和改善管理、提高技术水平以后所能提供的潜力《长期规划》的《长期规划》的工作由负责汇总、综合平衡，提出总体方案。长远规划经批准后分年组织实施计划是在计划内的行动纲领，经营活动必须执行计划按计划采取统一领导、分工负责、综合平衡的方法进行编制拟定拟定拟定计划编制的主要依据指令指导性计划提出的年度方针目标产品订货合同和市场预测资料长远发展规划前期预计完成数字及本公司历史统计资料计划指标计划必须适当设置各种指标，建立健全的指标体系为使计划任务层层落实，计划指标必须层层分解，坚持谁什么指标，就分解什么指标。分解指标必须和总指标保持平衡和衔接，分解指标执行情况按规定进行反馈计划调整一律以书面批复为准，在未书面批复以前，一律按原计划考核调整年度计划指标应提前一个季度一个月申请必须随时监督检查计划的执行，及时发现执行过程中的问题，采取有效措施解决问题，以保证计划的顺利完成检查计划执行情况，应充分利用统计报表，会计报表等资料计划的实际完成数，一律以统计报表数为依据考核与考核相结合。计划 第三章 日常事务管理 基本原则 所有上级部门主管负责管理、监督下级部门日常事务。 工作汇报及沟通 重要事项应及时向上级汇报，必要时提交书面报告。条件允许情况下，应向上级汇报每天的工作。 一般情况不得越级汇报，特殊情况必须事后向直接上级说明原因。 相关部门间知会信息应及时通报,或采用每周通报形式每周一提供各部门. 工作报告制度 各级部门应编写每月《工作报告》提交上级，《工作报告》内容需包括：当期工作总结、下期工作计划等、存在问题和改进建议。 上级应对下级的《工作报告》等签署意见，回复下级。 电话管理 电话铃声响3次后必