《Word 2016年荐 长篇排版技巧（一）》.pdfVIP

简介 市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然 不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页 眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录 也是出力不讨好的事，尽管小王知道Word 中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了， 原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为了 让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现， 这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。 小王把自己的体会重点总结为两点： 1. 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 2. 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页 下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。 单面打印的简单报告 这份报告要求的格式是：A4 纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页 眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1 页。 设置纸张和文档网格 写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word 中的页面 设置。从菜单中选择【文件】| 【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡， 如图1 所示。 通常纸张大小都用A4 纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5 纸，只需从“纸张大小”中 选择相应类型的纸即可。 很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4 纸，如果改用B5 纸，就有可 能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页 面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。 考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整 一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行 之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2 所示。 选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如 改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每 页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。 设置样式 现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后， 用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样 的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。 熟悉Word 技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式 一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、 上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。 样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如， “字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂， 就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时 只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。 样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况 下，我们只需使用Word 提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修 改即可。 从菜单选择【格式】| 【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样 式，如图3 所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3 中，“显示”为“有效格式”，则 其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式 和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图3 所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4 所示的内容。这时，将只会显示文档中 正在使用及默认的样式。 “正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的 样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word 中的最基 础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式