MicrosoftExcel中创建数据分级显示说明.docVIP

Microsoft Excel 可创建数据分级显示，用鼠标单击即可显示和隐藏明细数据的级别。单击分级显示符号 、 和 可迅速地只显示那些为工作表中各部分提供汇总或标题的行或列，或者可使用分级显示符号来查看单个汇总和标题下的明细数据。要分级显示的数据应位于区域中，其中第一行的每一列都有列标，同一列中包含相似的数据，区域中没有空行和空列。 在分级显示前，可能需要将数据进行排序以便将同一组中的行放在一起。在上文的示例中，区域是根据地区以及月份排序的，因此“东部”地区中三月份和四月份的明细数据行被分在了一起，而“西部”地区中每月的明细数据行也被分在了一起。 在每组明细数据行的上方或下方将显示汇总行。为了获得最佳效果，汇总行应包含引用每个明细数据行中单元格的公式。在示例中，每月和每个地区的明细数据下方都有一个汇总行。例如，第 14 行的数据是第 11 行到第 13 行的销售额的汇总。也可分级显示包含描述性文本或其他数据的汇总行中的数据。 若要分级显示列而不是行，请确保区域的第一列有列标，并且明细数据列的右边或左边有一个汇总列。 分级显示可以具有至多八个级别的明细数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供明细数据。在示例中，包含所有行的汇总的“销售总额”行为第一级别。包含每月汇总的行为第二级，销售的明细数据行为第三级。若要只显示某个特殊级别中的行，您可以单击想要查看的级别对应的数字。在示例中，“东部”地区的明细数据行和“西部”地区“四月份”的明细数据行被隐藏，不过可单击 符号来显示这些行。 自动分级显示???? 如果您的汇总数据中使用了包含诸如 SUM 函数?（函数：函数是预先编写的公式，可以对一个或多个值执行运算，并返回一个或多个值。函数可以简化和缩短工作表中的公式，尤其在用公式执行很长或复杂的计算时。）的公式，那么 Excel 可以像示例中一样自动地分级显示数据。汇总数据必须与明细数据相邻。 如果将自动分类汇总插入按行组织的区域中，则 Excel 将同时自动分级显示工作表，以便能够显示或隐藏所需的任何明细数据。 手动分级显示???? 如果没有对数据进行组织，那么 Excel 就不能自动对其分级显示，但您可手动创建分级显示。例如，如果汇总数据行或列包含数值或描述性文本，而不是公式，则需要手动分级显示数据。 无论是在创建分级显示时还是创建后，均可对其应用自动样式?（样式：字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。）。对于分级显示的行，Excel 使用诸如 RowLevel_1 和 RowLevel_2 uses 这样的样式。对于分级显示的列，Excel 使用诸如 ColLevel_1 和 ColLevel_2.uses 这样的样式。样式使用粗体、斜体或其他文本格式来区分数据中的汇总行。通过更改这些样式的定义方式，可应用不同的文本和单元格格式来自定义分级形式的外观。还可使用自动套用格式?（自动套用格式：可应用于数据区域的内置单元格格式集合，例如，字体大小、图案和对齐方式。Excel 可识别选定区域的汇总数据和明细数据的级别，然后对其应用相应的格式。）来设置分级显示数据的格式。如果您有一个要进行组合和汇总的数据列表?（列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。），则可以创建分级显示（分级最多为八个级别，每组一级）。每个内部级别（由分级显示符号?（分级显示符号：用于更改分级显示工作表视图的符号。通过单击代表分级显示级别的加号、减号和数字 1、2、3 或 4，可以显示或隐藏明细数据。）中的较大数字表示）显示前一外部级别（由分级显示符号中的较小数字表示）的明细数据?（明细数据：在自动分类汇总和工作表分级显示中，由汇总数据汇总的分类汇总行或列。明细数据通常与汇总数据相邻，并位于其上方或左侧。）。使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列，或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示（如下面示例所示）、列的分级显示或者行和列的分级显示。 下面显示了一个按地理区域和月份分组的销售数据分级显示行，此分级显示行有多个摘要行和明细数据行。 ? ?要显示某一级别的行，请单击适当的 分级显示符号。 ??第 1 级包含所有明细数据行的总销售额。 ??第 2 级包含每个区域中每个月的总销售额。 ??第 3 级包含明细数据行（当前仅显示第 11 个到第 13 个明细数据行）。 ??要展开或折叠分级显示中的数据，请单击 和 分级显示符号。 您要做什么？ 创建行的分级显示 创建列的分级显示 显示或隐藏分级显示的数据 用样式自定义分级显示 复制分级显示的数据 隐藏或删除分级显示 用图表创建摘要报告 创建行的分级显示 确保每列在第一行中都有标