公文追蹤系統使用手冊.PDFVIP

學務處製作 97.04 如何使用公文追蹤系統 一、一 、前言前言 22 一一 、、前言前言 22 二、二 、公文範本下載網頁公文範本下載網頁 33 二二 、、公文範本下載網頁公文範本下載網頁 33 三、三 、如何產生可追蹤公文如何產生可追蹤公文 44 三三 、、如何產生可追蹤公文如何產生可追蹤公文 44 四、四 、如何收文如何收文 99 四四 、、如何收文如何收文 99 五、五 、如何送文如何送文 1111 五五 、、如何送文如何送文 1111 六、、如何追蹤公文如何追蹤公文 1414 、、如何追蹤公文如何追蹤公文 1414 1 學務處製作 97.04 一、前言 為了讓公文傳送更有效率 ，且使業務承辦人得隨時掌握公文流向 ，特以總務 處開發之公文追蹤系統製作本使用手冊 。公文製作人只要依照本手冊內容逐步操 作，即可順利完成各項公文追蹤的程序 。因此本手冊亦可使學務處新進同仁熟悉 公文製作的步驟 ，降低其於適應期間在業務執行上所遭遇的障礙，在工作上能夠 更快進入狀況 。 學務處同仁需追蹤自己簽辦的公文 ，並確實掌握其流向者，除了產生追蹤碼 以外 ，更重要的是要輸入欲追蹤公文之主旨等資料內容，如此才算是產生可追蹤 公文的完整步驟 。因此不需要使用公文追蹤的同仁，請務必不要產生追蹤碼，以 免使其他單位於公文收發作業時產生困擾 。 依照公文追蹤系統開發的原意 ，當然是希望所有的公文都能透過這套系統進 行追蹤 ，然而在考量某些客觀的因素之後，學校並未強制所有單位使用該系統 。 下面列出了幾種必須或者是強烈建議使用公文追蹤系統的公文類型 ： 一、 校收文校收文 （校外來文（校外來文 ））：此類公文已由總務處文書組在公文右下角貼上黃 校收文校收文 （（校外來文校外來文 ）） 色的公文碼標籤 ，學校所有單位都被要求必須使用公文追蹤系統進行公 文收發作業 。 二、 學務處同仁創簽學務處同仁創簽 （稿（稿），），且需且需會辦學務處以外單位的公文會辦學務處以外單位的公文 ：一般而言， 學務處同仁創簽學務處同仁創簽 （（稿稿 ），），且需且需會辦學務處以外單位的公文會辦學務處以外單位的公文 如果公文只有會辦學務處內各單位或者只是呈給學務長簽核 ，公文大約 1 至2 天就會送回承辦單位 ；需要會辦處外單位的公文，其會文時間較 無法確定 ，此類公文如能以公文收發系統進行追蹤 ，將可使承辦人更容 易掌握公文流向 ，及預估結案時間。 三、 學務處以外單位的會文學務處以外單位的會文 ，且已由，且已由該簽文之原該簽文之原承辦人產生公文追蹤碼承辦人產生公文追蹤碼 。 學務處以外單位的會文學務處以外單位的會文 ，，且已由且已由該簽文之原該簽文之原承辦人產生公文追蹤碼承辦人產生公文追蹤碼 2 學務處製作 97.04 二、公文範本下載網頁 公文製作範本下載網址 ：.tw/~fdhome/samples/default.htm 注意 ：下載後記得修改範本內容以符合實際需要 。 3 學務處製作 97.04 三、如何產生可追蹤公文