公文製作研習教材簡報-慈濟學校財團法人慈濟科技大學總務處.ppt

(七)請核備：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前，行文受文者報備，受文者同意後，再進行工作，此一用語多用在上行文。 (八)請備查：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前或同時，行文受文者報備，此一用語多用在平行文或下行文。 (九)請轉行照理：表示發文者請受文者轉行其所屬之單位辦理，此一用語多用在平行文或下行文。 (十)希照辦：表示發文者行文受文者，希受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。 (十一)希辦理見復：表示發文者行文受文者，希受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文。 (十二)希轉行照辦：表示發文者希受文者轉行其所屬之單位照辦，此一用語多用在下行文。 准駁用語應明確化，不宜使用： 1.似合於規定，姑予同意，復請 查照。 2.似無不可，姑予同意，復請 查照。 3.若合於相關規定，則同意照准，復請 查照。 以上為不肯定語句，勿用。 函復文用詞 1.計以諒達（下行文）。教育部→本校 主旨：本部101年1月5日教部二字 號函計以諒達。 2.諒蒙鈞察（上行文）。本校→教育部 主旨：本校101年2月1日慈技教字 號函諒蒙鈞察。 3.其他：復…函。依照…(鈞、大) …函辦理。 依據… (貴、會、廳） …函辦理。 ? 掌握公文時效品質 (一)辦理要求他單位有時限回復的公文， 須考量合理回復作業時間。 (二)須於時限內發文或核示的公文，應 自行持陳，以免延誤時效。 P* ? 尊稱使用原則 請正確使用尊稱 (一)對隸屬關係之上級稱「□鈞(院、部)」。 (二)對無隸屬關係之上級稱「□大(院、部)」。 (三)對平行機關(單位)稱「□貴(校、署)」。 (四)對下級(其他)機關稱「貴(處、所)」。 (五)對民眾稱「先生、女士」或通稱「君」、 直接則稱「台端」；對團體則稱「貴」。 (六)箋函：注意對方之身分，稱謂、提稱語、 自稱、敬辭使用會有不同。 P* ?簽稿之附件 必須分別標示清楚，並以「附件籤」 齊序黏貼於右側頁緣。 ?公文簽稿內 提及之行事依據 及重要、關鍵的文件必須列為附件， 俾各級核稿人員 參考。 ?簽稿內文過 多，過於瑣細或可以圖表表達者，均請以附件方式處理 ，俾使公文內容 精簡嚴謹。 檢點整備 附 件 重點 ? 附件檢附原則 P* ? 會簽公文原則 (一)前已會簽且無不同意見，辦稿時勿再會 ，但須做為附件備考。 (二)若有不同意見先電洽溝通處理，枝微末 節非屬重大事宜，不宜再簽註意見。 (三)會簽的不同意見，請再慎酌考量，並予 修正彙整後再陳。 (四)涉人事、組織、經費之公文應先洽會人事 室、會計室意見後，再陳請 校長批核。 P* ? 核批回文複閱 (一)用心體會長官批示事項之旨意，批示事項務必辦理並回報。 (二)簽稿內批改過的字句請參酌整 理運用，以增進公文品質。 (三)收到承辦案件之副本後，請與 原稿核對，做為改進之參考。 P* 公文處理流程缺失可改進處 在會簽單上簽註辦理意見時，雖是手寫，但請字體整齊清晰。 簽陳或會辦簽單，因無文書編號，不易立即查知辦理進度， 各單位要定期追蹤。 檔案應標明保存年限，保存年限為1.3.5.10.15.20.25.30年及永久保存。 本校目前已建立電子公文線上簽核作業系統，前述缺點，可同時解決。 修正條文 原條文 說明 慈濟技術學院榮譽講座設置辦法 慈濟技術學院兼任講座設置辦法 文字修正 第 二 條 榮譽講座之人選，其資格須符合下列條件之一： 第 二 條 兼任講座之人選，其資格須符合下列條件之一： 文字修正 第 四 條 遴聘方式經由本校各學術單位或學術團體、企業機構向校長推薦，由校長組成任務性委員會審查，並由校長敦聘之。 第 四 條 遴聘方式經由本校各學術單位或學術團體、企業機構向校長推薦，經各級教師評審委員會審查通過後敦聘之。 改為「經各級教師評審委員會審查通過後」 ? 信封正確寫法 花蓮縣花蓮市建國路二段880號 慈濟技術學院 洪 當 明 校 長 道 啟 　 彰化縣柏油路不知村335號 　 P* ? 信封正確寫法 97005花蓮縣花蓮市建國路二段880號 慈濟技術學院通識教育中心 田 緘 64712雲林縣斗六市雲林路285號