004文件的复、颁发、保存、回收及销毁管理规程.docVIP

焦作中维化工有限公司标准操作规程（Standard Operating Procedure） Page 1 of 4 文件名 ：文件的复制、颁发、保存、回收及销毁管理规程 Title ：Document Control System—Copy/Distribute/Hold/Callback/Dispose 文件编码Number ： 修改前Supersedes：新制订 起草人Originator ： 年 月 日 部门（质量保证部QA） 审核人Review ： 年 月 日 部门（质量保证部QA） 批准人Approved by QM ： 年 月 日 部门（质量保证部经理）  生效日期Take Effect ： 年 月 日 1、范围（Scope） 1.1本规程规定了焦作中维化工有限公司标准文件及记录的复制、颁发、保存、回收及销毁。 2、目的（Purpose） 2.1建立文件的复制、颁发、保存、回收、销毁等管理规程，以保证文件实施过程准确无误，从而使公司文件管理规范化。 3、职责（Responsibilities） 3.1质量保证部及各部门文件管理者对执行本规程负责。 4、程序（Procedures） 4.1 文件的管理原则 4.1.1 文件准确无误；使用必威体育精装版版本；批准使用的文件是一切“行为”的准则，不得任意修改。 4.2 待颁发文件的复制 4.2.1 复制的基本要求： 4.2.1.1 经批准后的文件方可进行复制，文件复制可以印刷、复印或电脑复制，复制件必须清晰、易识读。 4.2.1.2 文件复制由质量保证部QA专人负责，严格按批准的复制份数执行，严禁私自翻印或手抄写，复制的废件应用适当的方法及时销毁。 颁发部门：质量保证部QA 分发部门：全体部门 焦作中维化工有限公司标准操作规程（Standard Operating Procedure） Page 2 of 4 文件名 ：文件的复制、颁发、保存、回收及销毁管理规程 Title ：Document Control System—Copy/Distribute/Hold/Callback/Dispose 文件编码Number ： 修改前Supersedes：新制订 4.2.2 复制程序 4.2.2.1技术标准文件、标准操作规程及其所属空白记录经批准后，由质量保证部（QA）确定复制份数，填写“文件复制登记表”，经质量保证部负责人批准后，安排复制。 4.2.2.2岗位责任制由人力资源主管部门确定复制份数，填写“文件复制登记表”，经人力资源主管部门负责人批准后，安排复制。 4.2.2.3 其它类标准文件经批准后，由行政部确定复制份数，填写“文件复制登记表”，由行政部负责人批准后，安排复制。 4.3 文件的颁发 4.3.1 文件复制后，经核对无误，受控文件盖绿色受控印章，受控文件所附空白记录属记录样式盖绿色受控印章，属控制记录盖红色原件确认章，其它类标准文件盖公司公章即可颁发。（其中盖有红色确认章的生产指示书、生产记录书、批生产指令和批生产记录、批检验记录原件由质量保证部（QA）保存一份，不颁发到各生产部门） 4.3.2 文件颁发应在生效日期前，且尽可能有五个工作日的时间， 以便执行者熟悉文件内容。 4.3.3 文件的颁发由文件颁发部门发放。发放时填写“文件发放记录”，收件人签名，根据发放记录可追溯每份文件的使用部门或使用人，并可及时回收旧版文件。 4.4 文件的保存 4.4.1 质量保证部（QA）保存一套现行文件及所属空白记录原件，各部门指定专人管理颁发到本部门的各类受控文件及所属空白记录原件。其它类标准文件由行政部管理。 4.4.2 各生产车间整理好的批生产指示书、生产记录书、批生产指令和批生产记录，由质量保证部（QA）审核签名并归档保存至少10年，其它生产记录由各使用部门归档保存至少5年。 4.4.3 成品批检验记录由QC整理，交质量保证部（QA）审核，并归档保存至少10年。其余检验原始记录由检验实施部门归档保存至少5年。 4.4.4 作废的旧版文件，由质量保证部（QA）在其中一份盖上“作废存档”章，与现行文件隔离保存，其余进行销毁处理。 4.5 文件的回收 4.5.1 在下列情况下需要及时回收文件，并填写“文件回收记录”： 4.5.1.1 修订文件的申请批准后，自新版文件生效之日起，原文件立即废止，并及时回收。 4.5.1.2 文件发现错误，必须立即废止并及时回收。 焦作中