档案管理技能训练 作者 陈琳 06档案保管与利用技能训练.ppt

档案管理技能训练 第6章　档案保管与利用技能训练 第6章　档案保管与利用技能训练 第6章　档案保管与利用技能训练 6.1　认识档案保管环境 6.1　认识档案保管环境 6.1　认识档案保管环境 6.1 认识档案保管环境 6.1 认识档案保管环境 6.1 认识档案保管环境 存放位置索引 6.2　整理全宗卷 6.2　整理全宗卷 6.2　整理全宗卷 6.3　做好档案利用工作 6.3　做好档案利用工作 6.3　做好档案利用工作 6.3　做好档案利用工作 6.3　做好档案利用工作 6.3　做好档案利用工作 6.3　做好档案利用工作 6.3　做好档案利用工作 6.4　档案用户调研与档案开放 6.4　档案用户调研与档案开放 6.4　档案用户调研与档案开放 Thank You ! 6.4.3档案用户调研的内容 １、利用情况统计分析：包括利用数量（卷数、人数）、利用者职业分布、用途分类、利用者类型统计等。 ２、利用特点分析：包括利用典型事例收集、利用主要特点。 ３、利用预测：包括需求动态分析、重点用户跟踪调查、潜在需求、临时需求与周期性需求变化等。 案例1：一份工商档案，洗清不白之冤 1996 年1月24日，由张某出资10万元，吴某出资40万元，共同申请注册组建郑州市某食品有限公司（私营企业）。吴某任公司法人代表。1996年7月28日，张某退出了该公司，由吴某兄弟继续承办该公司，并于1996 年7月份与别人签订一份价值14万元的订货合同。该公司骗得14万元货款后，吴某兄弟俩逃离了公司。对此，受骗者起诉至法院，法院认定由张某负责偿还14万元贷款。张不服，但一时找不到他们签订合同前已经退出公司的证据。在既愤怒又无可奈何之时，经人提醒，来到市工商局综合档案室。张某的爱人在档案中查到了张某退出该公司时的的变更材料，解决了张某的问题。 张某的爱人非常激动，认识到保管好档案材料非常重要，档案就是金钱。 案例2：一张判决书挽回40万 2002 年12月20日一大早，家住登封市嵩山路东段的秦某就来到了登封市法院档案室，要求查阅自己1999年5月起诉登封市嵩阳纺织品公司一案的档案，并复印档案中的经济裁定书和判决书。 1998年8月26日和11月30日，被告嵩阳纺织品公司先后借原告现金20万元，两次共计人民币40万元，双方约定月利率为三分，随用随还，如还不了用西厂房地产做抵押。随后，经原告多次讨要，被告一直拖而未付，致使原告受到巨大的经济损失，无奈与1999年5月起诉至法院。后根据程序，依法对嵩阳纺织品公司的办公楼、住宿楼及厂房予以查封。法院于1999年6月下达判决，要求被告在判决书生效后5天内偿还原告秦某现金40万，并承担该款利息，逾期付款加倍支付延迟履行期间的债务利息。 可是，这么重要的一份判决书，秦某不慎丢失了，执行拍卖阶段急需这份判决书，所以希望帮助查阅复印。档案室的同志热情地给予了帮助，通过查阅、复印有关档案，挽回了原告秦某的直接经济损失40余万。 案例3：气象档案资料为抗洪抢险提供决策依据 1994年夏天，湘潭市遭遇百年不遇的洪水袭击，湘水位已超过历史最高纪录，市区大堤承受着洪水的巨大压力。此时，据上级水文、气象部门预报，不久将还有一次洪峰到来。在这紧要时刻，市气象台通过分析历年气象资料，把握了恶劣天气的发展趋势，提供了特大洪峰通过我市的准确时间。市委、市政府领导紧急动员全市人民突击加固堤垸，才在特大洪峰到来时化险为夷。在抗洪抢险总结表彰会上，市委领导感慨地说：“我市气象水文部门准确地预报了这场暴雨过程及最高洪峰到达时间，为市委、市政府领导指挥抗洪抢险赢得了20多个小时的宝贵时间”。 案例4：结婚证书因烧毁 　股票过户遇困难 1998 年12月1日，郑州市上街区银都宾馆职工宋某到上街区档案馆请求帮助。原来，她丈夫在一月前突然去世，伤心之余，为避免触景伤情而将结婚证等证件烧毁。其夫生前曾在股市开有户头，户头上还有资金。由于户主是其夫之名，宋某虽持有股证，却无法动用。证券公司规定必须持有财产公证，才可将其夫的账户及资金过户到其名下。公证处则需要其结婚证，她此时已无法拿出。正当她绝望时，有人建议她到档案馆查一下。在上街区档案馆的积极协助下，终于查到了宋某的结婚证存根。拿到公证处和证券公司，顺利地办理了过户手续。 思考： 读完上述4则档案利用案例，你对档案的价值有何新的认识？ 档案信息开发利用方式有哪些？ 解答： 这4则案例充分体现了档案的凭证价值与参考价值，让我们不得不感慨档案的重要性，也让我们更深刻地认识到档案存在的必要性。 阅览室服务、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、咨询服务、举办档案展览、提供系统参考材料、网上查询、印发目录