档案管理技能训练 作者 陈琳 03档案整理技能训练.ppt

档案管理技能训练 第3章　档案整理技能训练 第3章　档案整理技能训练 第3章　档案整理技能训练 3.1　做好整理准备工作 3.2 按“件”整理档案　 3.3　按“卷”整理档案 3.4 编写立卷说明 档案整理 3.1　做好整理准备工作 内容整理： 　　鉴别内容真伪，考证内容客观性，编纂出 版档案史料等活动。 实体整理： 　　将零散的档案，进行分类、组合、排列、 编目，使之成为有序的整体。 机关档案的整理 　内容：平时文件归档、文件组卷、案卷排列、案卷目录编制、档号编写、局部调整等。 责任人：文件处理部门或业务部门与档案室共同完成；档案室也收集零散文件并进行全过程整理。 档案馆的档案整理 　1、系统排列和编目 　　　档案馆接收机关档案室移交的案卷后，进一步系统整理。 2、局部调整 　　　对不符合要求档案进一步加工以提高质量；档案保存时间较长，自身或档案整理体系发生变化，也要整理。 3、全过程整理 　　　收集零散的文件、馆藏体系遭到严重破坏，需要对档案进行全过程的整理工作。 全过程包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷排列、编定档号、编制案卷目录等。 整理工作的意义 是整个档案管理工作的基础。 　　收集——整理——利用 是发挥档案效用的前提条件。 是检查收集工作质量的依据。 是管理科学化和标准化基础。 档案整理三原则 必须保持文件之间有机的历史联系 来源联系　 时间联系 内容联系 形式联系 应当充分利用原有的整理基础 必须便于保管和利用 档案整理两种方法 1、以案卷为单位整理。（传统方法） 案卷是一组有密切联系文件的组合体。 立卷是一个分类、组合、编目的过程。 2、以件为单位整理。（现代方法） 文件整理归档操作流程 全宗概念 　　 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活 动中形成的档案有机整体。区分全宗是整理工作 的第一步。 1、全宗是一个有机整体，具有不可分割性。 　 同一全宗不能分散，不同全宗不能混杂。 2、全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性。 　 整体性由内部历史联系决定而非人为。 3、全宗是以社会单位为基础构成的，具有稳定性。 　 以机关、组织和个人作为单位构成，时空范围确定。 全宗构成者条件 A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文； B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。 人物全宗 著名人物一生社会活动中形成的档案整体。 1、公务形成的文件，原件放入单位全宗，复印件或附件归入个人全宗；非公务中形成的文件，原件应归入个人全宗。 2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。 全宗的补充形式 （一）联合全宗：两个或几个关系密切单位形成的档案整体。 1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂; 2、职能互有密切联系的合署办公机关。 **省手工业局 手工业联社 联合全宗 （二）全宗汇集：档案数量很少的若干全宗的集合体。 1、具有代表性的若干小全宗 2、残缺不全的一些全宗 ****时期**地区工矿企业全宗汇集 （三）档案汇集 具有某些历史联系的若干全宗的群体。 全宗群 全宗群：由同一时期或地区，在纵向或横向方 面具有相同性质的立档单位形成的若干个全宗 构成一个有机群体。 如：工业交通系统 　　农林水利系统 　　财粮商业贸易系统 　　科学文化教育卫生系统 全宗内档案的分类 档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。 分类应当具有客观性、逻辑性、统一性、实用性。 分类的一般方法 １、时间分类法 Ａ、年度分类法 Ｂ、时期分类法 ２、来源分类 A、组织机构分类法 B、作者分类法 C、通讯者分类法 3、内容分类法 A、问题分类法 B、实物分类法 C、地理分类法 4、形式分类法 A、按文件种类分类 B、按载体形态分类 C、按形状规格分类 常用分类方法 （一） 年度分类法 （二） 组织机构分类法 （三） 问题分类法 复式分类法 （一）年度--组织机构分类法 （二）组织机构--年度分类法 （三）年度--问题分类法 （四）问题--年度分类法 3.2 按“件”整理档案 归档文件：纸质文件。 整理：以件为单位 装订—分类—排列—编号—编目—装盒 件：（一文一件、多文一件） 正本、定稿；正文